Usługa wykonania i dostarczenia kalendarzy na 2026 rok dla PFRON

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w szczególności składanie Ofert oraz wszelkich oświadczeń i dokumentów między Zamawiającym, a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj.:

1) platformy zakupowej zwanej dalej „Platformą” lub „Platformą zakupową” pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1203319) (ogłoszenie o zamówieniu, dokumenty zamówienia w tym SWZ i informacje dla

Wykonawców, składanie Ofert, wycofanie Oferty lub Wniosku, informacje o postępowaniu, korespondencja, zawiadomienia, informacje), lub

2) poczty elektronicznej: zamowienia_publiczne@pfron.org.pl (korespondencja, zawiadomienia, informacje, wnioski oprócz Ofert i

Załączników do Oferty).

c.d. w SWZ

1. W sprawach technicznych związanych z funkcjonowaniem i obsługą Platformy Zakupowej należy korzystać z pomocy Centrum Wsparcia Klienta, które udzieli wszelkich informacji związanych z procesem składania ofert, rejestracji, czy innych aspektów technicznych platformy. Centrum Wsparcia Klienta dostępne codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 8:00 do 17:00:

• pod numerem 22 101 02 02, lub

• za pośrednictwem adresu e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

2. Zamawiający zaleca wcześniejsze sprawdzenie zasad działania funkcjonalności złożenia oferty w systemie (Platformie Zakupowej).

3. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

• dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem Pad ES (PDF Advanced Electronic Signatures),

• dla dokumentów w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis formatem Xad ES (XML Advanced Electronic Signatures).

4. Po podpisaniu plików, a przed ich załączeniem na Platformę Zakupową zaleca się dokonanie weryfikacji kompletności i poprawności wszystkich złożonych podpisów (w szczególności, gdy dokument był podpisywany przez kilku reprezentantów).

5. W przypadku korzystania z wariantu składania podpisów zewnętrznych konieczne jest załączenie na Platformę Zakupową odpowiedniej pary plików, tj. pliku podpisywanego (źródłowego) oraz pliku zawierającego podpis.

6. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA-2 zamiast SHA-1.

7. Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

8. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku podpisem kwalifikowanym.

9. Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

10. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej:

• stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

• komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux lub ich nowsze wersje;

• zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10;

• włączona obsługa Java Script;

• zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf;

• Szyfrowanie na latformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

• Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę Zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

11. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB, natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

12. Ofertę z załącznikami, wnioski, dokumenty i oświadczenia sporządza się w formie elektronicznej. Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 773). Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, odt, .jpg (.jpeg), przy czym Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w formacie .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7 Z.

c.d. w SWZ

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Działając na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, w związku z prowadzonym postępowaniem (dalej: Postępowanie”), Zamawiający przekazuje poniżej informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Tożsamość administratora

Administratorem danych osobowych jest Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) z siedzibą w Warszawie (00-828), przy al. Jana Pawła II 13.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można skontaktować się poprzez adres e-mail: kancelaria@pfron.org.pl, telefonicznie pod numerem +48 22 50 55 500 lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: iod@pfron.org.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem.

Cele przetwarzania

Celem przetwarzania danych osobowych jest przeprowadzenie Postępowania oraz archiwizacja dokumentacji zgromadzonej w jego wyniku. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu realizacji przez administratora jego uzasadnionego interesu, w tym ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja przez administratora obowiązku prawnego). W przypadku przetwarzania danych osobowych w celu realizacji przez administratora jest prawnie uzasadnionego interesu podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Źródło danych osobowych

Administrator może pozyskiwać dane osobowe przedstawicieli Wykonawcy za jego pośrednictwem.

Kategorie danych osobowych

Zakres danych dotyczących przedstawicieli Wykonawcy obejmuje dane osobowe przedstawione w związku z udziałem w Postępowaniu, w szczególności imię, nazwisko, stanowisko, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Okres, przez który dane będą przechowywane

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych oraz zasadami archiwizacji dokumentacji obowiązującymi u administratora.

Podmioty, którym będą udostępniane dane osobowe

Dostęp do danych osobowych mogą mieć podmioty świadczące na rzecz administratora usługę publikacji ogłoszeń o zamówieniach publicznych, usługi doradcze, z zakresu pomocy prawnej, pocztowe, dostawy lub utrzymania systemów informatycznych. Dane osobowe mogą być udostępniane przez administratora podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów, np. organom publicznym. Niezależnie od powyższego odbiorcami danych osobowych mogą być wszyscy zainteresowani przebiegiem Postępowania, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w art. 18 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy Pzp.

1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie Pzp oraz w SWZ wraz z załącznikami i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria oceny ofert.

2. Jeżeli nie będzie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiają taką samą cenę, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.

1. Oferta powinna zawierać:

1) Formularz Oferty – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ;

2) oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, o którym mowa w Rozdziale 9 SWZ dotyczące odpowiednio Wykonawcy bądź Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz jeżeli dotyczy – podmiotu udostępniającego zasoby (Załącznik nr 4 do SWZ);

3) dokument zawierający wyjaśnienia wraz uzasadnieniem, dlaczego zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (patrz pkt 18.6 SWZ poniżej) - jeżeli Wykonawca zastrzega w poufności część informacji jako stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy);

4) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru (Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia takich dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów);

5) pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego, o którym mowa w punkcie 18.4.3. lit. a) powyżej);

6) w przypadku, gdy pełnomocnictwa udziela inna osoba niż uprawniony do reprezentowania podmiot z mocy prawa lub umowy spółki, do oferty należy dołączyć również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności (jeżeli dotyczy)

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje również pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów, których oryginały sporządzono w formie pisemnej;

2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie określonej w pkt 8.1 Rozdziału 8 SWZ.

1. Zmiany treści Umowy w stosunku do treści Oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, dopuszczalne są na warunkach określonych w art. 455 ustawy Pzp.

2. Stosownie do art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian w razie zaistnienia następujących okoliczności i w poniższym zakresie: 2.1. zmian w obowiązujących przepisach prawa, mających bezpośredni wpływ na realizacje przedmiotu Umowy w ten sposób, że powodują wykonanie Umowy na dotychczasowych zasadach niemożliwym, nie celowym, nie ekonomicznym lub niezgodnym z wymaganiami, przy czym zmiana ta polegać ma na dostosowaniu Umowy do przepisów prawa 2.2. w zakresie zmian terminów realizacji Umowy określonych w paragrafie 2,o ile zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego lub jest konieczna w celu prawidłowej realizacji Umowy; 2.3. opóźnienia w rozpoczęciu wykonania przedmiotu umowy w przypadku wystąpienia okoliczności, za które winę ponosi Zamawiający oraz wystąpienia siły wyższej, pod warunkiem zgłoszenia takiej okoliczności na piśmie Zamawiającemu.

3. Warunkiem dokonania zmian, o których mowa w ust. 2. 1 – ust. 2.3 powyżej jest zgoda Stron i złożenie wniosku przez Stronę inicjującą zmianę. Wniosek powinien zawierać:

3.1. opis propozycji zmiany;

3.2. uzasadnienie zmiany;

3.3. opis wpływu zmiany na termin wykonania Umowy i wynagrodzenie Wykonawcy.

4. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy wymaga sporządzenia aneksu, zawartego, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

5. Zmiany Umowy nie stanowi w szczególności zmiana nazw lub określeń Stron, siedziby Stron, numerów rachunków bankowych Stron, jak również osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu Umowy ze strony Wykonawcy oraz Zamawiającego