Usługi sekretarsko-asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby KOWR OT we Wrocławiu – biura Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich

1. Komunikacja odbywa się w formie elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej – pod adresem: https://kowr.eb2b.com.pl i pod numerem postępowania wskazanym w tytule SWZ. Korzystanie z Platformy jest nieodpłatne.

2. Korzystanie z Platformy wymaga zarejestrowania konta na Platformie.

3 Wykonawca przystępując do postępowania , akceptuje warunki korzystania z platformy, określone w instrukcji korzystania z platformy oraz w regulaminie platformy. Wykonawca korzystając z platformy zobowiązuje się do przestrzegania postanowień zawartych w ww. instrukcji oraz w regulaminie platformy.

4 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu po zalogowaniu się na Platformie musi uruchomić polecenie „Zgłoś się do udziału w postępowaniu”.

Minimalne wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy określa Regulamin Platformy Zakupowej (dostępny pod adresem https://platforma.eb2b.com.pl/user/terms).Instrukcja korzystania z Platformy Zakupowej dostępna jest w zakładce „Pomoc/Instrukcje” dostępnej po zalogowaniu.

System umożliwia dodanie plików o wielkości do 50 MB. Zamawiający dopuszcza w szczególności pliki w formatach: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .jpg, .zip, .rar.

Dokumenty elektroniczne w postępowaniu spełniają łącznie następujące wymagania:

1) są utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych;

2) umożliwiają prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetle-nie tej treści na monitorze ekranowym;

3) umożliwiają prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku;

4) zawierają dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisa-nych informacji.

Zamawiający określa następujące niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiają-ce pracę na Platformie:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 mb/s;

2) komputer klasy PC lub PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 4 GB Ram, procesor Intel IV 4 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux lub ich nowsze wersje;

3) zainstalowana dowolna najnowsza wersja przeglądarki internetowej; w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 11.0;

4) włączona obsługa JavaScript;

5) zainstalowany program Acrobat Reader.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej jako „RODO”, wszystkie osoby, które ubiegają się o udzielenie zamówienia/ złożyły ofertę. Zamawiający informuje, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, jest Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (zwany dalej KOWR) z siedzibą w Warszawie (01-207) przy ul. Karolkowej 30. Z administratorem może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres e-mail: kontakt@kowr.gov.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny: Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa, ul. Karolkowa 30, 01-207 Warszawa.

2. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

W KOWR wyznaczono Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach ochrony i przetwarzania swoich danych osobowych pod adresem e-mail: iodo@kowr.gov.pl lub pisemnie na adres naszej siedziby, wskazany w ust. 1.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych – Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z póżn. zm. (dalej PZP), w celach związanych z realizacją obowiązków administratora jako Zamawiającego, które wynikają z obowiązujących przepisów prawa. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą także w celu realizacji obowiązku prowadzenia ewidencji korespondencji i archiwizacji dokumentacji zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.).

4. Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

Ograniczenie dostępu do Pani/Pana danych, o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności, zgodnie z art. 18 ust 5 pkt 1 i 2 PZP.

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym osobom lub podmiotom jeżeli obowiązek taki będzie wynikać z przepisów prawa. Do Pani/Pana danych mogą też mieć dostęp podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu, np. podmioty świadczące pomoc prawną, usługi informatyczne, usługi niszczenia dokumentów, jak również inni administratorzy danych osobowych przetwarzający dane we własnym imieniu, np. podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską. (ciąg dalszy poniżej)

5. Okres przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres przewidziany przepisami prawa w tym zakresie, w tym przez okres przechowywania dokumentacji określony w przepisach powszechnych i uregulowaniach wewnętrznych KOWR w zakresie archiwizacji dokumentów, okres przedawnienia roszczeń przysługujących KOWR i w stosunku do niego.

Dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie przechowywana, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po dniu zakończenia postępowania, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

Podanie Pani/Pana danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do wzięcia w nim udziału.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługuje Pani/Panu:

1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

3) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania wła-dzy publicznej;

4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć moż-liwość skorzystania z tego prawa.

Jeżeli chce Pani/Pan skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, wskazany w pkt 2 lub pisemnie na adres korespondencyjny, wskazany w pkt 1.

Zgodnie z RODO, każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W oparciu o Pani/Pana dane osobowe administrator nie będzie podejmował wobec Pani/Pana zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pani/Pana dane mogą być przekazywane do państw trzecich (tj. państwa, które nie należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego obejmującego Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię), z zastrzeżeniem, o którym mowa w punkcie 4.

Przedmiotem zamówienia są usługi sekretarsko-asystenckie wraz z obsługą kancelarii na po-trzeby KOWR OT we Wrocławiu Sekcja Zamiejscowa w Rakowicach Wielkich, w ramach których Wykonawca będzie zobowiązany do:

1) pełnej obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym:

a) wprowadzania danych do systemu „Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją” (systemu działającego u Zamawiającego obsługującego obieg dokumentów w skrócie EZD), łącznie ze skanowaniem dokumentów,

b) prowadzenie pocztowej księgi nadawczej oraz rejestru przesyłek nierejestrowanych,

c) obsługi kancelaryjnej tj. m.in. przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, rejestrowanie korespondencji w systemie EZD, segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich, prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej, przyjmowanie i obsługa poczty elektronicznej oraz innych programów Zamawiającego,

2) obsługi wirtualnej centrali telefonicznej, polegającej na zarządzaniu połączeniami przychodzącymi i przekierowaniu ich na telefony poszczególnych pracowników Zamawiającego,

3) ewidencjonowania wyjść oraz wyjazdów służbowych pracowników Zamawiającego, (wypisywanie delegacji, kart drogowych oraz ich rozliczanie),

4) sporządzania zestawień, zamówień i wniosków na artykuły biurowe, spożywcze i sanitarne, papier do drukarek i kserokopiarek, koperty z nadrukiem itp., niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich,

5) wykonywania innych czynności biurowych w ramach realizacji bieżących potrzeb Zamawiającego, w tym:

a) obsługa asystencka (prowadzenie terminarza spotkań, obsługa spotkań służbowych, sporządzanie raportów i protokołów na potrzeby osoby kierującej Sekcją Zamiejscową w Rakowicach Wielkich),

b) udzielanie informacji klientom oraz kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,

c) przygotowywanie treści pism i e-maili,

d) przekazywanie do publikacji w prasie ogłoszeń prasowych,

e) kompletowanie istniejącej dokumentacji Zamawiającego w celu przekazania jej do archiwum przez pracowników Zamawiającego. Warunki oraz terminy realizacji przedmiotu zamówienia:

1) świadczenie usług wykonywanych w ramach niniejszego zamówienia będzie odbywało się w siedzibie Sekcji Zamiejscowej zlokalizowanej w Rakowicach Wielkich 15, 59-600 Lwówek Śląski w godzinach pracy Zamawiającego (od poniedziałku do piątku od 07:00-16:00).

2) usługę świadczyć będzie maksymalnie jedna osoba, z zastrzeżeniem ust. 4 SWZ. Zamawiający wymaga wskazania osoby, która będzie świadczyła usługę w formularzu ofertowym 3) wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi w wymiarze 150 godzin miesięcznie.

4) Zamawiający udostępni osobom wskazanym do realizacji zamówienia nieodpłatną obsługę organizacyjno-techniczną umożliwiającą wykonywanie czynności w zakresie przewidzianym umową, w tym standardowo wyposażone stanowisko pracy biurowej, z dostępem do podstawowych urządzeń technicznych np.: komputera, telefonu służbowego, kserokopiarek, drukarek, faksów i skanerów, urządzenia kopertującego.

5) Wykonawca zobowiązany jest do prawidłowej eksploatacji mienia Zamawiającego udostępnionego dla celów należytego wykonania przedmiotu Umowy,

6) przed wystawieniem faktury za wykonane usługi, wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia zestawienia (w ujęciu miesięcznym) faktycznie zrealizowanych usług z rozliczeniem godzinowym i rozbiciem na poszczególne rodzaje usług,

7) Zamawiający miesięcznie obsługuje w Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich: ok. 800 przesyłek wychodzących, ok. 300 przesyłek przychodzących, ok. 500 połączeń telefonicznych przychodzących oraz ok. 100 pism i e-maili.

8) pozostałe warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy stanowiących załącznik 3 do SWZ. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją projektowanych postanowień umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta nie zawierająca pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostanie odrzucona. Zamawiający nie dokuje podziału zamówienia na części, gdyż podział jest niecelowy. Czynności wskazane w opisie przedmiotu zamówienia składają się na całość czynności sekretarsko-asystenckich wykonywanych w jednej jednostce Zamawiającego. Z przyczyn organizacyjnych zasadnym jest udzielenie zamówienia bez jego podziału na części. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania wykonawców. Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji.

19.1 Zamawiający będzie oceniał oferty według następujących kryteriów:

1 Kryterium „Cena brutto za przedmiot zamówienia” (Kc) 90% 2 Kryterium „Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia” (Kd) 5% 3 Kryterium „Wykształcenie” (Kw) 5%

19.2 Kryterium „Cena brutto za przedmiot zamówienia” (Kc) – waga 90 %

Ocena: Łączna cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia

Wartość punktowa wyliczana jest wg wzoru:

Kn

Kc = -------- x R Kb Gdzie:

Kc - liczba punktów ocenianej oferty dla kryterium ceny brutto za przedmiot zamówienia,

Kn - cena oferty z najniższą ceną za przedmiot zamówienia,

Kb - cena oferty za przedmiot zamówienia z badanej oferty,

R - ranga kryterium ceny za usługi stanowiące przedmiot zamówienia (0,90).

19.3 Kryterium „Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia” (Kd) – waga 5 %

19.3.1 Zamawiający przyzna punkty Wykonawcy, który wykaże, iż osoba wyznaczona do realizacji zamówienia posiada doświadczenie w wykonywaniu czynności sekretarsko-asystenckich zbliżonych swym zakresem do czynności wymienionych w ust. 3.2 SWZ, z zastrzeżeniem ust. 3.3 pkt 2 SWZ.

19.3.2 Wykonawca może otrzymać maksymalnie 5 punktów w niniejszym kryterium.

19.3.3 Zamawiający oceni oferty w niniejszym kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w formularzu ofertowym - Załącznik nr 1 do SWZ.

19.3.4 W przypadku braku oświadczenia Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt. w niniejszym kryterium.

19.3.5 W przypadku przyznania Wykonawcy punktów w niniejszym kryterium oraz wyboru oferty jako najkorzystniejszej Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia kopii dokumentów potwierdzających doświadczenie wskazane w formularzu ofertowym, zgodnie z zapisami ust. 20.8 lit. b SWZ.

19.4 Kryterium „Wykształcenie” (Kw) – waga 5 %

19.4.1 Zamawiający przyzna punkty Wykonawcy, który wykaże, iż osoba wyznaczona do realizacji zamówienia posiada wykształcenie wyższe, z zastrzeżeniem ust. 3.3 pkt 2 SWZ.

19.4.2 Wykonawca może otrzymać maksymalnie 5 punktów w niniejszym kryterium.

19.4.3 Zamawiający oceni oferty w niniejszym kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w formularzu ofertowym - Załącznik nr 1 do SWZ.

19.4.4 W przypadku braku oświadczenia Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt. w niniejszym kryterium.

19.4.5 W przypadku przyznania Wykonawcy punktów w niniejszym kryterium oraz wyboru oferty jako najkorzystniejszej Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie wskazane w formularzu ofertowym, zgodnie z zapisami ust. 20.8 lit. c SWZ.

19.5 Ocena końcowa oferty

Suma punktów uzyskanych za wszystkie kryteria:

Kc + Kd + Kw= Ocena końcowa

14.1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

14.2 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postę-powaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

14.3 Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegają-cych się o udzielenie zamówienia.

14.4 Zasady przygotowania i złożenia oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamó-wienie opisano w ust. 12 SWZ.

14.5 Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

14.6 W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie (w tym prowadzący działalność w formie spółki cywilnej) każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się musi dołączyć do oferty, oświad-czenie o braku podstaw do wykluczenia - zgodne co do treści z Załącznikiem nr 2 do SWZ.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w zakresie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług, o ile wykonawca jest płatnikiem podatku VAT,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,

e) w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, o których mowa w art. 439 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Warunki wprowadzenia zmian umowy zawarte są w załączniku nr 3 do SWZ - projektowane postanowienia umowne

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu:

1) art. 108 ust. 1 ustawy PZP;

2) art. 109 ust.1 pkt 4, 7-8 i 10 ustawy PZP

3) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Do oferty, każdy wykonawca musi dołączyć oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, w zakresie potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - zgodne co do treści z Załącznikiem nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie składa odrębnie każdy z wykonawców.

Na podstawie art. 95 ustawy PZP, Zamawiający wymaga, a Wykonawca/Podwykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy samodzielnie lub przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w zakresie realizacji czynności wymienionych w ust. 3.2 SWZ.

Informacje dotyczące wymogu zatrudnienia na umowę o pracę zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy stanowiących załącznik 3 do SWZ