Dostawa i wdrożenie Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w modelu SaaS, działającego w chmurze obliczeniowej

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a

Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@chopin.edu.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków/próbek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UEL119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że:

1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Muzyczny Fryderyka Chopina ul. Okólnik 2, 00-368 Warszawa;

2) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

3) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ust. 1 i 4 oraz art. 266 w zw. z art. 222 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 z późn. zm.);

4) dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres nie krótszy niż 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, w sytuacjach gdy źródłem finansowania są środki zewnętrzne długość przechowywania danych określa umowa dofinansowująca projekt;

5) obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

6) w odniesieniu danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać d) zdolności technicznej lub zawodowej; za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy: Zamawiający mając na względzie specyficzny charakter przedmiotu zamówienia działając na mocy § 9. 1. pkt 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. /poz. 2415/ w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji w postępowaniu dopuszcza by wykonawca wykazał posiadanie odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w okresie dłuższym niż 3 lata tj.

• w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali i zakończyli:

- co najmniej 3 (trzy) zamówienia (umowy), obejmujących dostawę oraz wdrożenie Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w modelu chmurowym (Saa S), wraz ze wsparciem technicznym i serwisowym. Każde zamówienie co najmniej obejmowało: analizę przedwdrożeniową, konfigurację, migrację danych, szkolenie użytkowników oraz zapewnienie działania systemu przez okres co najmniej 12 miesięcy. Zamówienia te spełniały wszystkie następujące wymagania: 􀀀 2 (dwa) zamówienia dotyczyły wdrożenia Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w bibliotece polskiej Uczelni wyższej, działającej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2021 r. poz. 478); każde zamówienie o wartości powyżej 250 000 zł brutto, 􀀀 2 (dwa) zamówienia dotyczyły wdrożenia Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w bibliotece polskiej Uczelni wyższej posiadającej ponad 200 000 jednostek zbiorów oraz co najmniej jedną agendę lub filię, 􀀀 System dla każdego z zamówień był udostępniony dla minimum 1 200 użytkowników końcowych, 􀀀 co najmniej 1 (jedno) zamówienie obejmowało migrację danych z systemu ALEPH do oferowanej przez Wykonawcę wersji systemu. Zamawiający zastrzega, że warunek opisany powyżej nie podlega sumowaniu. Oznacza to, że w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeden z Wykonawców musi wykazać się całym wymaganym doświadczeniem (warunek nie będzie spełniony, jeżeli wszyscy Wykonawcy w sumie wykazali się wymaganym doświadczeniem, ale żaden z nich samodzielnie nie wykazał się całym wymaganym doświadczeniem).

• w trakcie realizacji zamówienia będą dysponować na potrzeby jego prawidłowej realizacji Zespołem wdrożeniowym, w skład którego będą wchodzić przynajmniej:

- Kierownik Projektu – 1 osoba, posiadająca w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert:

- doświadczenie w pełnieniu roli Kierownika Projektu w realizacji co najmniej 2 (dwóch) zakończonych i należycie wykonanych projektów których przedmiotem było dostarczenie i wdrożenie Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w modelu chmurowym (Saa S). Zakres każdego z projektów powinien być porównywalny z przedmiotem zamówienia zdefiniowanym przez Zamawiającego, powinien obejmować co najmniej: analizę przedwdrożeniową, konfigurację systemu, migrację danych oraz szkolenia. - doświadczenie w uczestnictwie w min. 1 migracji danych z systemu bibliotecznego ALEPH do systemu przedstawionego w ofercie. Za zakończone i należycie wykonane uznaje się projekty, dla których realizacja została zakończona, odebrana przez Zamawiającego bez zastrzeżeń oraz potwierdzona stosownym dokumentem (np. referencjami, protokołem odbioru lub innym równoważnym dokumentem). - aktualny na dzień składania ofert certyfikat z obszaru zarządzania projektami, np. PRINCE2 Foundation lub IPMA D lub Agile Certified Foundation lub Agile Certified Practitioner lub równoważny, Na potrzeby oceny spełnienia niniejszego warunku udziału w postępowaniu przez certyfikat równoważny rozumieć należy certyfikat (kryteria równoważności): analogiczny co do dziedziny merytorycznej wynikającej z roli, której dotyczy certyfikat, analogicznego stopnia poziomu kompetencji niezbędnych dla uzyskania certyfikatu oraz analogicznego poziomu doświadczenia zawodowego wymaganego dla uzyskania certyfikatu. - Specjalista Wdrożeniowy - 3 osoby, posiadające w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert:  doświadczenie w realizacji co najmniej 2 (dwóch) projektów wdrożeniowych Systemów Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi. Projekty były realizowane na rzecz polskiej Uczelni wyższej, z których każdy obejmował co najmniej konfigurację systemu, migrację danych, wsparcie użytkowników w testach akceptacyjnych i uruchomienie produkcyjne systemu.  doświadczenie w uczestnictwie w min. 1 migracji danych z systemu bibliotecznego ALEPH do systemu przedstawionego w ofercie  Warunek powinien być spełniony przez każdą osobę wskazaną jako specjalista-wdrożeniowiec. Wymagane doświadczenie powinno być potwierdzone dokumentami wskazującymi zakres wykonanych czynności oraz odbiorcę wdrożenia.

Zgodnie z art. 274 ustawy Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia, potwierdzających brak podstaw wykluczenia:

a. odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust 1 pkt 4 ustawy. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast przedmiotowego dokumentu składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.

b. Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

Zgodnie z art. 274 ustawy Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia, potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu dotyczących:

- zdolności technicznej i zawodowej

• wykazu dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

- zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ.

• Wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia publicznego wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia , a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ.

1. Zamawiający na podstawie art. 105 ust 1 ustawy Pzp, wymaga złożenia wraz z ofertą nw. przedmiotowych środków dowodowych 1.1. próbki oferowanego systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi. Złożenie próbki będzie polegać na złożeniu osobnego dokumentu zawierającego w swej treści link do Systemu, dane dostępowe w postaci loginów i haseł oraz przeprowadzeniu prezentacji, szczegółowo opisanej w załączniku nr 10 do SWZ. W ramach próbki systemu Wykonawca zobowiązany jest przedstawić jako integralną jej część "Skrócony opis funkcjonalny systemu" (max 10 stron A4) zawierający co najmniej:

• Wykaz i krótki opis funkcjonalności oferowanego systemu (gromadzenie, katalogowanie, udostępnianie, zarządzanie zasobami elektronicznymi, zarządzanie kontami użytkowników, obsługa kar, katalog online),

• sposób dostępu do systemu przez użytkowników i administratorów (przeglądarka internetowa, brak konieczności instalacji),

• informacje o integracji z zewnętrznymi bazami danych (Połączone Katalogi BN, ISBN, biblioteki cyfrowe),

• możliwość zarządzania zbiorami w różnych formatach (książki drukowane, e-booki, czasopisma, audiobooki, multimedia),

• rozwiązania wspierające RODO (anonimizacja, dostęp do logów),

• zgodność z WCAG 2.1 na poziomie co najmniej AA. Próbka służy potwierdzeniu wymaganych funkcjonalności oferowanego systemu i stanowi treść oferty. Brak zgodności próbki z wymaganiami wynikającymi z dokumentacji postępowania spowoduje odrzucenie oferty w oparciu o art. 226 ust 1 pkt 5 ustawy Pzp. Zamawiający nie przewiduje pokrycia kosztów przygotowania próbki i przeprowadzenia prezentacji. Zamawiający przewiduje zwrot próbek zgodnie z art. 77 ustawy Pzp.

1.2. Certyfikatu ISO/IEC 27001 lub równoważny (jeśli dotyczy Wykonawcy lub podmiotu odpowiedzialnego za hosting systemu), potwierdzający stosowanie międzynarodowych standardów bezpieczeństwa informacji.

1.3. Dokumentacja techniczna oferowanego rozwiązania zawierająca:

• architekturę systemu (model Saa S, hosting w chmurze, skalowalność),

• lokalizację serwerów przetwarzających dane osobowe (obowiązkowo w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego – EOG),

• opis procedur bezpieczeństwa (autoryzacja, szyfrowanie danych, logowanie dostępu), sposób wykonywania i przechowywania kopii zapasowych, z opisem procedury ich przywracania

2. Zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy PZP, Zamawiający informuje, że próbka w postaci dostępu do wersji demonstracyjnej systemu bibliotecznego (Saa S), o której mowa w pkt 1.1, nie podlega uzupełnieniu - uzasadnieniem tego zastrzeżenia jest konieczność zapewnienia równego traktowania Wykonawców oraz przejrzystości procedury oceny ofert, w szczególności w zakresie funkcjonalności i jakości oferowanego rozwiązania.

3. W przypadku niezłożenia pozostałych wymaganych przedmiotowych środków dowodowych lub złożenia ich w niekompletnej formie, zastosowanie ma art. 107 ust. 2 ustawy PZP - Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

1. zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) przed upływem terminu składania ofert określonego w niniejszej SWZ.

2. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) gwarancjach bankowych;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 130, 836 i 1572).

3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy ALIOR BANK S. A. nr 72 2490 0005 0000 4600 2242 9992 z dopiskiem wadium ZP-27/12/2025/272/W/TP.

4. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3, przed upływem terminu składania ofert.

5. Wadium wnoszone w formach określonych w ust. 2 pkt 2-4, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp, przy czym:

1) dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy wadialnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo i na pierwsze żądanie,

2) dokumenty te zostaną złożone w oryginale.

6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy zostanie odrzucona.

7. Okoliczności i zasady zwrotu wadium, jego przepadku oraz zasady jego zaliczenia na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy określa ustawa Pzp.