Wykonanie kompleksowej usługi archiwizacji oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. B dla Bielskiego Centrum Psychiatrii - Olszówka w Bielsku-Białej

Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy Przetargowej BCP -Olszówka:

https://psychiatria-bielsko.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.htm

Zamawiający oświadcza, że jako Administrator danych osobowych spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r. str. 1 z późn. zmian.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.

b) Inspektorem Ochrony Danych osobowych zamawiającego jest Jacek Kozłowski, e-mail: iod@psychiatria.bielsko.pl

c) Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego znak sprawy:

ZP-18/U/2025, pn.: Wykonanie kompleksowej usługi archiwizacji i brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. B dla Bielskiego Centrum Psychiatrii- Olszówka w Bielsku-Białej, prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt. 1 ustawy Pzp.

d) Podanie przez wykonawcę swoich danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

e) Odbiorcami przekazanych przez wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j.: Dz. U. z 2022 r. poz. 902 ze zm.).

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi uporządkowania i archiwizacji dokumentacji w BCP-Olszówka (akta kategorii B) oraz trwałego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej po wcześniejszym jej wydzieleniu wraz z przygotowaniem i złożeniem wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentów do właściwego miejscowo archiwum państwowego. Usługa archiwizacji realizowana będzie w siedzibie Zamawiającego. Przedmiot zamówienia obejmuje min.:

- kwalifikację i klasyfikację dokumentów,

- uporządkowanie akt zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- przygotowanie spisu zdawczo - odbiorczego w wersji edytowalnej, nieedytowalnej oraz papierowej,

- opisanie teczek i pudeł archiwizacyjnych,

- przygotowanie wniosków do Archiwum Państwowego,

- zniszczenie dokumentacji po uzyskaniu wymaganej zgody Archiwum Państwowego,

- wydanie certyfikatu oraz protokołu zniszczenia dokumentów. Ilości dokumentów do opracowania podane w formularzu ofertowym są jedynie szacunkowe, a ostateczne rozliczenie nastąpi na podstawie rzeczywistej ilości opracowanych akt. Zamawiający zastrzega sobie prawo do obecności przy procesie niszczenia dokumentacji upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego. Dokumentacja przeznaczona do niszczenia może zawierać wszelkiego rodzaju elementy metalowe, jak spinacze, zszywki, zawieszki metalowe skoroszytów, dokumenty w standardowych segregatorach i materiały zbroszurowane, a także nośniki magnetyczne, płyty CD i DVD dyski i inne.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:

1) Cena – znaczenie (C) 60%

2) Posiadanie certyfikatu ISO 27001:2017 (ISO 27001) – 20%

3) Posiadanie certyfikatu ISO 9001:2015 (ISO 9001) – 20%

Zamawiający wymaga wykazania przez wykonawcę spełnienia warunków określonych w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp dotyczące:

1) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada odpowiednie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia przy czym suma ubezpieczenia na jedno zdarzenie nie może być niższa niż 200 tys. zł.

2) zdolności technicznej lub zawodowej:

a) Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że nie wcześniej niż w okresie ostatnich pięciu lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał w sposób należyty co najmniej dwa zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia o wartości zadania nie mniejszej niż 200 tys. zł. (każda)

b) Warunkiem udziału w postępowaniu jest dysponowanie przez Wykonawcę co najmniej jedną osobę z wykształceniem archiwistycznym lub ukończonym I stopniem kursu kancelaryjno - archiwizacyjnego. Zamawiający dopuszcza możliwość uczestnictwa w realizacji zamówienia dodatkowych osób nie posiadających ww. wykształcenia wykonujących prace techniczne i pomocnicze

1. Zamawiający zgodnie z art. 455 ustawy Pzp, przewiduje możliwość zmian umowy bez przeprowadzonego nowego postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku:

1) konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy np. gdy podczas realizacji umowy wystąpią nieprzewidywalne zdarzenia lub okoliczności, które uniemożliwiają zrealizowanie przedmiotu zamówienia w sposób w zakresie i w terminie przewidzianym w ofercie,

2) jeżeli konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć o ile zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy, a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmiana nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy,

3) łączna wartość jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10% wartości pierwotnej umowy, a zmiany te nie powodują zmiany ogólnego charakteru umowy.

2. Jakiekolwiek zmiany niniejszej umowy mogą być dokonane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.