CP-24-1625/2025; usługa wsparcia dla systemu Xpertis

4.2. Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem https://cmkp.eb2b.com.pl, zwanej dalej „Platformą zakupową” lub „Systemem”, pod nazwą i numerem sprawy wskazanym na stronie tytułowej niniejszej SWZ. Instrukcje dotyczące korzystania z Platformy zakupowej dostępne są pod adresem https://cmkp.eb2b.com.pl/cms-directory.html/regulations.

4.3. Dokumentacja postępowania dostępna jest na Platformie zakupowej w zakładce „Załączniki organizatora”. Podgląd i pobieranie dokumentacji postępowania nie wymaga logowania na Platformie zakupowej, natomiast przekazywanie wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, ofert oraz innych oświadczeń, dokumentów lub informacji w ramach postępowania wymaga uprzedniego dokonania rejestracji na Platformie zakupowej (posiadania konta użytkownika) oraz zalogowania się do Systemu i zgłoszenia się do udziału w danym postępowaniu.

4.4. Pobranie załączników udostępnionych przez Zamawiającego następuje poprzez kliknięcie w wybrany plik, a następnie wybranie polecenia „Pobierz”. W celu pobrania wszystkich załączników jednocześnie (w formacie poddającym dane kompresji) należy wybrać polecenie „Pobierz paczkę”, a następnie „Pobierz wszystkie załączniki organizatora”. W przypadku gdy Zamawiający udostępnił załącznik w formacie poddającym dane kompresji, a następnie wykonawca pobierze ten załącznik z wykorzystaniem polecenia „Pobierz paczkę”, załącznik zostanie powtórnie skompresowany.

4.5. Rejestracja i założenie konta użytkownika na Platformie zakupowej, a także korzystanie z Platformy zakupowej jest bezpłatne dla wykonawców. Założenie konta użytkownika wymaga uprzedniej akceptacji warunków korzystania z Platformy zakupowej określonych w regulaminie dostępnym pod adresem https://cmkp.eb2b.com.pl/cms/page/id/terms-and-conditions. Rejestracja na Platformie zakupowej wymaga podania danych identyfikacyjnych wykonawcy oraz adresu e-mail, na który będą wysyłane komunikaty systemowe.

4.9. Wykonawca, który chce przystąpić do wybranego postępowania, po kliknięciu w nazwę danego postępowania na liście postępowań otwartych albo po wejściu w ustawienia danego postępowania (dwukrotne kliknięcie w nazwę postępowania), winien wybrać polecenie „Zgłoś się do udziału w postępowaniu”, które znajduje się w górnym pasku okna postępowania. Aby zgłosić się do postępowania wymagane jest zalogowanie się do Systemu.

4.10. Wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej przy użyciu zakładki:

1) „Załączniki organizatora” – z wykorzystaniem której Zamawiający udostępnia dokumenty zamówienia, wyjaśnienia i zmiany treści SWZ, informację z otwarcia ofert, informację o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz informację o unieważnieniu postępowania;

2) „Złóż ofertę” – z wykorzystaniem której wykonawca przekazuje ofertę wraz z załącznikami;

3) „Pytania/Informacje” – z wykorzystaniem której:

a) Zamawiający przekazuje korespondencję skierowaną bezpośrednio do jednego lub większej liczby wykonawców, w szczególności wezwania do złożenia oświadczeń, dokumentów lub wyjaśnień na etapie badania i oceny ofert, informację o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, a także informację o wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania,

b) wykonawca przekazuje pytania o wyjaśnienie treści SWZ, odpowiedzi na wezwania do złożenia oświadczeń, dokumentów lub wyjaśnień na etapie badania i oceny ofert, a także odwołanie.

5.1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa wsparcia dla systemu Xpertis polegająca na utrzymaniu i rozwoju systemu Xpertis, wdrożonego w CMKP w obszarze kadrowo-płacowym, finansowo-księgowym oraz kasa/bank, fakturowanie, obsługa KSEF.

5.2. Przedmiot niniejszego zamówienia obejmuje:

1) świadczenie usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-2 projektu umowy – realizowanych na podstawie Zgłoszeń Serwisowych Zamawiającego i rozliczanych w ramach limitu Godzin Serwisowych, który w okresie obowiązywania umowy wynosi 300 godzin, przy czym Zamawiający zobowiązuje się do wykorzystania w ramach Zgłoszeń Serwisowych nie mniej niż 150 Godzin Serwisowych;

2) świadczenie usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 3-7 projektu umowy – realizowanych i rozliczanych w ramach ryczałtu za każdy miesiąc świadczenia usług w okresie obowiązywania umowy;

3) zapewnienia licencji, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 8 projektu umowy – z zachowaniem ciągłości ich obowiązywania w styczniu 2026 roku oraz w styczniu 2027 r., obowiązujących każdorazowo przez okres 12 miesięcy.

5.3. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia określono w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ

5.4. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.

1. Przedmiot niniejszego zamówienia obejmuje m.in. świadczenie usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-2 projektu umowy – realizowanych na podstawie Zgłoszeń Serwisowych Zamawiającego i rozliczanych w ramach limitu Godzin Serwisowych, który w okresie obowiązywania umowy wynosi 300 godzin, przy czym Zamawiający zobowiązuje się do wykorzystania w ramach Zgłoszeń Serwisowych nie mniej niż 150 Godzin Serwisowych. 2. § 2 ust. 1 projektu umowy:

1) świadczenie usługi Asysty, Importu/Eksportu Danych, Transferu Danych, Modyfikacji, Parametryzacji, Projektowania i modelowania Procesów, Ustawiania uprawnień, w tym także tworzenie zapytań SQL, tworzenie nowych raportów, zainstalowanie i uruchomienie programu po jego Modyfikacji zgodnie ze Zgłoszeniami Serwisowymi Zamawiającego,

2) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników Systemu w siedzibie Zamawiającego, w szczególności w przypadku wprowadzenia Aktualizacji lub Modyfikacji, która w istotny sposób wpływa na funkcjonowanie Systemu, na wniosek Zamawiającego. Zgodnie z zapisami § 13 ust 2 pkt 3 projektu umowy: Dopuszcza się zmianę Umowy, która nie powoduje zmiany ogólnego charakteru Umowy, poprzez zwiększenie limitu Godzin Serwisowych określonego w § 3 ust. 3 nie więcej niż o 100 godzin, w przypadku wyczerpania co najmniej 80% limitu określonego pierwotnie w Umowie przed upływem okresu obowiązywania Umowy określonego w § 3 ust. 1 oraz przy zachowaniu stawki jednostkowej za Godzinę Serwisową określonej w § 5 ust. 2 pkt 1.

9.1. Zamawiający określa warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy PZP, w odniesieniu do posiadania zdolności technicznej lub zawodowej, zgodnie z którym o udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który wykaże że: posiada doświadczenie umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, co oznacza że nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje: co najmniej dwie usługi o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto każda (wartość za okres 12 miesięcy), z których każda świadczona była nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, które spełniają łącznie następujące wymagania:

1) co najmniej jedna usługa polegała na utrzymaniu systemu klasy ERP, tj. co najmniej wsparciu technicznym lub usuwaniu błędów systemu,

2) co najmniej jedna usługa polegała na rozwoju systemu klasy ERP, tj. co najmniej wprowadzaniu modyfikacji lub aktualizacji systemu,

3) co najmniej jedna usługa dotyczyła systemu klasy ERP składającego się co najmniej z modułu kadrowo-płacowego,

4) co najmniej jedna usługa dotyczyła systemu klasy ERP składającego się co najmniej z modułu finansowo-księgowego. UWAGA: Przyjmuje się, że termin wyrażony w miesiącach upływa w dniu poprzedzającym dzień odpowiadający liczbie dnia początkowego (np. okres od dnia 1 stycznia do 31 stycznia tego samego roku to jeden miesiąc, a okres od dnia 1 stycznia do 31 grudnia tego samego roku to 12 miesięcy). Jeżeli w ostatnim miesiącu terminu nie ma dnia odpowiadającego liczbie dnia początkowego, przyjmuje się, że termin upływa w ostatnim dniu tego miesiąca. Przez dwie usługi należy rozumieć usługi świadczone na rzecz dwóch różnych podmiotów. Jeżeli usługa trwała dłużej niż przez okres 12 miesięcy i nie jest możliwe jednoznaczne ustalenie jaka wartość usługi przypada na okres 12 miesięcy, należy obliczyć średnią wartość usługi w okresie 12 miesięcy, na podstawie całkowitej wartości zrealizowanej usługi i łącznego czasu jej trwania. W przypadku wykazania więcej niż dwóch usług na potwierdzenie spełniania wymagań określonych w ppkt 1-4 powyżej, każda z dodatkowych usług musi spełniać wymagania określone w pkt 9.1 we wprowadzeniu do wyliczenia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia co najmniej jeden z Wykonawców (lub kilku z nich łącznie) musi spełniać warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego. Podmiot, który wykazuje się doświadczeniem w realizacji usług utrzymania lub rozwoju systemu opisanych powyżej, zobowiązany jest do wykonania co najmniej części zamówienia polegającej na wykonaniu odpowiednio usługi utrzymania lub usługi rozwoju systemu w zakresie odpowiednio modułu kadrowo-płacowego lub finansowo-księgowego. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonanych (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) wspólnie z innymi wykonawcami, na potwierdzenie spełniania warunku może wykazać usługi, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył. Jeżeli Wykonawca na potwierdzenie spełniania powyższego warunku, wykaże zamówienia, których wartość wyrażona jest w walucie innej niż PLN, winien dokonać przeliczenia tej wartości na PLN według średniego kursu danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na dzień zamieszczenia ogłoszenia o niniejszym zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Usługa musi stanowić przedmiot jednej umowy i w zakresie wymaganym do wykazania spełniania warunku być zrealizowana przez jeden podmiot. Przez usługi wykonane w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert uważa się usługi, których termin realizacji upłynął w tym okresie, co oznacza, że rozpoczęcie realizacji danej usługi mogło mieć miejsce wcześniej niż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert. Usługi, które są nadal realizowane, muszą być wykonane w części, która jest wykazywana na potwierdzenie spełniania warunku, do dnia, w którym wystawiono dokument potwierdzający jej należyte wykonywanie.

15.3. Podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 9 SWZ:

1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie – sporządzony z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ;

2) dowody, o których mowa powyżej, tj. referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

14.2. Oferta, tj. wypełniony formularz ofertowy, sporządzony z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 2 A do SWZ, zawierający w szczególności oświadczenie dotyczące:

a) oferowanego przedmiotu zamówienia, cen jednostkowych i łącznej ceny ofertowej za wykonanie zamówienia,

b) terminu realizacji zamówienia oraz warunków płatności,

c) akceptacji wszystkich postanowień SWZ i projektu umowy bez zastrzeżeń,

d) terminu związania ofertą,

e) części zamówienia, których wykonanie wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, wraz z podaniem nazw tych podwykonawców (o ile są już znani).

14.3. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP – stanowiące dowód tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, aktualne na dzień składania ofert – sporządzone z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 2 B do SWZ i dotyczące odpowiednio:

1) wykonawcy – potwierdzające brak podstaw wykluczenia (w zakresie wskazanym w SWZ) oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca samodzielnie wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu);

2) każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – potwierdzające brak podstaw wykluczenia (w zakresie wskazanym w SWZ) oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

14.4. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania osoby działającej w imieniu odpowiednio: wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiotu udostępniającego zasoby – chyba że umocowanie do reprezentowania określonego podmiotu wynika z informacji ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innym właściwym rejestrze. 14.6. W przypadku polegania przez wykonawcę na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby:

1) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 5 ustawy PZP – potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu (w zakresie wskazanym w SWZ w odniesieniu do wykonawcy) oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby – sporządzone z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 2 B do SWZ;

2) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji przedmiotowego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów – potwierdzające, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określające w szczególności:

a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

b) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

c) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

10.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (np. konsorcja, spółki cywilne) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

10.2. Oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi być podpisana w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich wykonawców występujących wspólnie.

10.3. Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako reprezentant pozostałych.

10.4. Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi wykazać brak podstaw wykluczenia. Wszyscy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą łącznie wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu z uwzględnieniem wymagań określonych w pkt 9.1 SWZ.

10.5. Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy PZP w odniesieniu do warunku dotyczącego kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia określonego w pkt 9.1 SWZ wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

10.6. Zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy PZP wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy w związku z wymaganiami określonymi w pkt 10.5 SWZ.

10.7. W przypadku wyboru, jako najkorzystniejszej, oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga przedstawienia kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego.

10.8. Umowa regulująca współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia winna określać co najmniej: strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac przewidzianych do wykonania przez każdego z wykonawców, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, czas obowiązywania umowy (obejmujący okres realizacji przedmiotu zamówienia, oraz okres gwarancji i rękojmi – jeżeli ma zastosowanie), wyłączenie możliwości wypowiedzenia umowy regulującej współpracę wykonawców przez którąkolwiek ze stron przed upływem okresu jej obowiązywania.

2. Dopuszcza się zmianę Umowy, która nie powoduje zmiany ogólnego charakteru Umowy, poprzez:

1) zmianę osób, o których mowa w § 6 ust. 2, pod warunkiem, że nowo wskazane osoby spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w dokumentacji Postępowania oraz pod warunkiem wykazania, że osoby te uzyskałaby co najmniej taką samą ocenę co osoba zastępowana w ramach kryterium oceny ofert dotyczącego doświadczenia personelu kluczowego Wykonawcy określonego w dokumentacji Postępowania;

2) zmianę podwykonawcy, wprowadzenie podwykonawcy lub rezygnację z podwykonawcy, przy czym w przypadku, gdy Wykonawca, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, powoływał się na zasoby danego podwykonawcy na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy PZP, zastosowanie mają postanowienia § 10 ust. 4;

3) zwiększenie limitu Godzin Serwisowych określonego w § 3 ust. 3 nie więcej niż o 100 godzin, w przypadku wyczerpania co najmniej 80% limitu określonego pierwotnie w Umowie przed upływem okresu obowiązywania Umowy określonego w § 3 ust. 1 oraz przy zachowaniu stawki jednostkowej za Godzinę Serwisową określonej w § 5 ust. 2 pkt 1;

4) zmianę cen jednostkowych wskazanych w § 5 ust. 2 oraz wynagrodzenia określonego w § 5 ust.1, w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego – o kwotę odpowiadającą różnicy w kwocie podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego należnej przed ustawową zmianą podatku i po tej zmianie,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773 tj.z póz. zm.),

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427 z póz. zm.) – jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przedmiotu Umowy oraz nastąpią nie wcześniej niż po upływie co najmniej 12 miesięcy obowiązywania Umowy, z uwzględnieniem postanowień ust. 5 i 6;

5) zmianę cen jednostkowych wskazanych w § 5 ust. 2 oraz wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1, w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją przedmiotu Umowy, dalej nazywana „waloryzacją”, na zasadach określonych w § 13’ 3. Dopuszcza się zmianę Umowy, która nie jest istotna w rozumieniu art. 454 ust. 2 ustawy PZP, tj. nie powoduje zmiany ogólnego charakteru Umowy w stosunku do pierwotnej Umowy, a w szczególności:

1) wiedza o jej wprowadzeniu do Umowy na etapie Postępowania nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o zamówienie stanowiące przedmiot Umowy ani na wynik Postępowania;

2) jest wywołana przyczynami zewnętrznymi (nieprzewidywalnymi na etapie Postępowania i niezależnymi od Stron) i odnosiłaby się w taki sam sposób do każdego innego wykonawcy biorącego udział w Postępowaniu w takim samym zakresie i na takich samych zasadach.