Organizacja dwudniowej konferencji pn. „V Forum edukacyjne”

W niniejszym postępowaniu komunikacja, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w

Ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia za pomocą

„Formularze do komunikacji”, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/ oraz poczty elektronicznej s.duda@cresk.edu.pl), przy czym ofertę można złożyć tylko za pomocą Platformy e-Zamówienia.

Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu

„Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę z wyjątkiem przypadków określonych w Ustawie. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu +48 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: s.duda@creskierniewice.edu.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Sposób sporządzania i przekazywania dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu

Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r.

w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415).

Zamawiający preferuje w szczególności następujące formaty przesłanych danych: .pdf, .docx, .doc lub .odt.

W przypadku złożenia oferty w postaci pliku archiwum (.zip) zaleca się, aby każdy dokument wchodzący w skład archiwum został opatrzony osobnym podpisem zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy, a następnie skompresowane do formatu zip.

23.1. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane „RODO”) uprzejmie informuję, iż:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Łódzkiego z siedzibą w Łodzi 90-051, al. Piłsudskiego 8, tel.: 42 663 30 00, e-mail: info@lodzkie.pl.

2) Realizatorem zadań wynikających z projektu pn. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” jest Centrum Rozwoju Edukacji Województwa Łódzkiego w Skierniewicach.

3) Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawie przetwarzania danych osobowych pisząc na adres e-mail: iod@lodzkie.pl lub na adres siedziby administratora.

4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadania w interesie publicznym, tj. realizacji działań wynikających z postanowień umowy o objęcie projektu wsparciem z planu rozwojowego dotyczącej realizacji projektu w ramach naboru pt. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” - budowy bazy danych doradców zawodowych i systemu doradztwa zawodowego dla województwie łódzkim.

5) Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:

 art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w związku z art. 14 ust. 1 pkt 1) ustawy o samorządzie województwa.

6) Odbiorcami/kategoriami odbiorców Pani/Pana danych osobowych będą:

 dostawcy systemów informatycznych i usług IT,  podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa,  Jednostka Wspierająca, tj. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, Al. Jerozolimskie 142a, 02-305 Warszawa.

7) Dane będą przechowywane przez okres realizacji projektu pt. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych”, jego trwałości oraz funkcjonowania systemu doradztwa zawodowego utworzonego w ramach projektu w województwie łódzkim - kategoria archiwalna A.

8) Posiada Pani/Pan prawo do:

 dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

 sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne;

 usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 17 i 18 RODO;

 wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;

 wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9) Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych skutkuje uniemożliwieniem realizacji zadań wynikających z projektu pn. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych”.

23.1. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane „RODO”) uprzejmie informuję, iż:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Łódzkiego z siedzibą w Łodzi 90-051, al. Piłsudskiego 8, tel.: 42 663 30 00, e-mail: info@lodzkie.pl.

2) Realizatorem zadań wynikających z projektu pn. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” jest Centrum Rozwoju Edukacji Województwa Łódzkiego w Skierniewicach.

3) Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawie przetwarzania danych osobowych pisząc na adres e-mail: iod@lodzkie.pl lub na adres siedziby administratora.

4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadania w interesie publicznym, tj. realizacji działań wynikających z postanowień umowy o objęcie projektu wsparciem z planu rozwojowego dotyczącej realizacji projektu w ramach naboru pt. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” - budowy bazy danych doradców zawodowych i systemu doradztwa zawodowego dla województwie łódzkim.

5) Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:

 art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w związku z art. 14 ust. 1 pkt 1) ustawy o samorządzie województwa.

6) Odbiorcami/kategoriami odbiorców Pani/Pana danych osobowych będą:

 dostawcy systemów informatycznych i usług IT,  podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa,  Jednostka Wspierająca, tj. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, Al. Jerozolimskie 142a, 02-305 Warszawa.

7) Dane będą przechowywane przez okres realizacji projektu pt. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych”, jego trwałości oraz funkcjonowania systemu doradztwa zawodowego utworzonego w ramach projektu w województwie łódzkim - kategoria archiwalna A.

8) Posiada Pani/Pan prawo do:

 dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

 sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne;

 usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 17 i 18 RODO;

 wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;

 wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9) Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych skutkuje uniemożliwieniem realizacji zadań wynikających z projektu pn. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych”.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji pn. „V Forum edukacyjne” w dniach 19-20 marca 2026 r. Przez pojęcie konferencji Zamawiający rozumie wyjazdową formułę szkolenia trwająca 2 dni robocze, w tym jeden nocleg według załączonego niżej harmonogramu.

2. Konferencja przewidziana jest dla min. 200 uczestników. O ostatecznej liczbie uczestników Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w terminie 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji.

3. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje względem Zamawiającego jakiegokolwiek roszczenie majątkowe, w tym możliwość dochodzenia od Zamawiającego odszkodowania tytułem utraconych korzyści.

4. Nocleg przewidziany jest dla maksymalnie dla 150 osób. Minimalna (gwarantowana) przewidywana liczba uczestników konferencji korzystających z noclegi: 120 osób. O ostatecznej liczbie uczestników korzystających z noclegu Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w terminie 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje względem Zamawiającego jakiegokolwiek roszczenie majątkowe, w tym możliwość dochodzenia od Zamawiającego odszkodowania tytułem utraconych korzyści.

5. Celem wydarzenia jest podsumowanie działań realizowanych w ramach projektu „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” oraz doskonalenie kadr systemu edukacji w zakresie doradztwa zawodowego, uczenia się przez całe życie oraz kształcenia zawodowego w kierunku lepszego dopasowania do potrzeb nowoczesnej gospodarki, wzrostu innowacyjności i zwiększania transferu nowych technologii.

6. Konferencja musi odbyć się w obiekcie położonym na terenie województwa łódzkiego, w odległości do 90 km od siedziby Zamawiającego (ul. Stefana Batorego 64 D, 96-100 Skierniewice). Odległość zweryfikowana zostanie po najkrótszej zaproponowanej trasie przejazdu samochodem na podstawie Google Maps. Wymóg ten jest uzasadniony charakterem projektu oraz koniecznością zapewnienia dostępności wydarzenia dla uczestników z regionu, a także efektywnością kosztową realizacji zamówienia.

7. Usługa obejmować będzie w szczególności:

a) zapewnienie miejsca do organizacji wydarzenia: bazy noclegowej, sali konferencyjnej na 200 osób w pierwszym dniu wydarzenia oraz 6 sal warsztatowych w drugim dniu wydarzenia, foyer, udostępnienie szatni, toalet oraz miejsc parkingowych dla uczestników, sali restauracyjnej na 200 osób (dopuszcza się 2 sale/pomieszczenia restauracyjne w ramach kompleksu). Całe wydarzenie (konferencja, warsztaty, nocleg, usługa gastronomiczna) musi odbywać się w jednej lokalizacji, w jednym budynku lub budynkach połączonych lub kompleksie budynków hotelowych obok siebie w ramach zwartej lokalizacji,

b) koordynację konferencji,

c) zapewnienie wyżywienia wraz z serwisem kawowym,

d) zapewnienie nadzoru do obsługi technicznej wydarzenia np. nagłośnienia sal, projektorów multimedialnych, ekranów.

16.1. Zamawiający będzie oceniał oferty według następującego kryterium:

Nr Nazwa kryterium Waga

1) Cena 60%

2) Elastyczność rezerwacji 20%

3) Termin płatności faktury 20%

16.2. Punkty przyznawane za podane w pkt. 16.1. kryteria będą liczone według następujących wzorów:

1) (Cmin/Cof) * 100 * waga gdzie:

- Cmin - najniższa cena spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu

- Cof - cena podana w ofercie badanej

2) Wymóg obowiązkowy zakłada, że o ostatecznej liczbie uczestników korzystających z noclegu Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w terminie 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji.

- Wykonawca otrzyma 10 pkt, jeżeli zaoferuje skrócenie ostatecznego terminu poinformowania przez Zamawiającego o liczbie osób korzystających z noclegu do 14 dni przed rozpoczęciem konferencji;

- Wykonawca otrzyma 20 pkt, jeżeli zaoferuje skrócenie ostatecznego terminu poinformowania przez Zamawiającego o liczbie osób korzystających z noclegu do 7 dni przed rozpoczęciem konferencji.

Niezaznaczenie żadnego pola albo zaznaczenie kilku pól oznacza przyjęcie podstawowego terminu poinformowania, a Wykonawca otrzyma 0 pkt w tym kryterium.

3) Podstawowa termin płatności faktury to 7 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury.

Wykonawca otrzyma 10 pkt, jeżeli zaoferuje 14 dniowy termin płatności faktury. Wykonawca otrzyma 20 pkt, jeżeli zaoferuje 21 dniowy termin płatności faktury.

Niezaznaczenie żadnego pola albo zaznaczenie kilku pól oznacza przyjęcie podstawowego terminu płatności, a Wykonawca otrzyma 0 pkt w tym kryterium.

16.3. Oferta złożona przez wykonawcę może otrzymać 100 pkt.

16.4. W toku dokonywania badania i oceny ofert zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawcę wyjaśnień treści złożonych przez niego ofert.

16.5. Zamawiający zastosuje zaokrąglanie każdego wyniku do dwóch miejsc po przecinku.

a) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy tj. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego – według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ (składane do oferty),

b) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514) - według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ (składane do oferty),

c) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania (składane do oferty) (Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia niniejszych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskaże Zamawiającemu dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów).

a) oświadczenie o którym mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy tj. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego – według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ (składane do oferty),

b) wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których roboty te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty (na wezwanie Zamawiającego),

c) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (składane do oferty o ile dotyczy),

d) oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie (składane do oferty o ile dotyczy).

1. Zamawiający dopuszcza zmianę Umowy w przypadku ziszczenia się co najmniej jednej z poniższych okoliczności, na warunkach i w zakresie wskazanym poniżej:

a) w przedmiocie sposobu wykonania Przedmiotu Umowy: jeżeli zmiana sposobu realizacji zamówienia wynika ze zmian w obowiązujących przepisach prawa bądź wytycznych mających wpływ na wykonanie zamówienia lub decyzji organów administracji publicznej w tym poprzez zwiększenie, zmniejszenie zakresu świadczenia, lub zmiany metody, technologii realizacji Przedmiotu Umowy, w zakresie koniecznym do dostosowania do nowych przepisów prawa, wytycznych lub decyzji;

b) w przedmiocie zmiany terminów wykonania Umowy: działania siły wyższej (np. klęski żywiołowe, strajki generalne lub lokalne, pożar na terenie objętym Przedmiotem Umowy, protesty społeczne, epidemia itp.), zmiana lokalizacji wykonania usługi - mające bezpośredni wpływ na terminowość wykonywania usługi, 2. Pismo (wniosek) dotyczące zmian, o których mowa w ust. 1, wraz z uzasadnieniem, strona występująca z wnioskiem zobowiązana jest złożyć drugiej stronie. Wszelkie zmiany wymagają uprzedniej oceny i zgody Zamawiającego. Pomimo wystąpienia powyższych przesłanek, Zamawiający może odmówić dokonania zmiany umowy, jeżeli zmiana ta będzie stwarzała ryzyko utraty dofinansowania na przedmiot umowy. 3. Zmianę postanowień zawartych w Umowie uznaje się za istotną zgodnie z art. 454 ust. 2 PZP.