Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych na trasach zagranicznych i krajowych dla Polskiej Akademii Nauk.

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się w języku polskim, wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513), tj. poprzez Platformę przetargową pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html (zwanej dalej zamiennie Platformą przetargową), w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem niniejszego postępowania

2. Ofertę składa się pod rygorem nieważności, zgodnie z wyborem Wykonawcy:

1) w formie elektronicznej (oznacza to postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub

2) w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wyłącznie poprzez Platformę przetargową.

3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na platformie. Wykonawca posiadający konto na Platformie przetargowej https://pan.logintrade.net ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wycofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz komunikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.

4. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ poprzez Platformę przetargową https://pan.logintrade.net/ .

5. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, jednakże nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, o ile wniosek o wyjaśnienie SWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.

6. Wszelkie wyjaśnienia, modyfikacje treści SWZ oraz inne informacje związane z niniejszym postępowaniem, Zamawiający będzie zamieszczał wyłącznie na Platformie przetargowej, w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy niniejszego postępowania.

7. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana staje się w takim przypadku częścią SWZ. Dokonaną zmianę treści SWZ Zamawiający udostępnia na Platformie przetargowej.

8. Przyjmuje się, że dokument wysłany przy użyciu Platformy przetargowej został doręczony Wykonawcy w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, w dniu jego przekazania na Platformę przetargową.

9. Treść SWZ wraz z załącznikami zamieszczona jest na Platformie przetargowej.

10. Niezwłocznie po otwarciu złożonych ofert, Zamawiający zamieści na Platformie przetargowej informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach zawartych w ofertach.

11. Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej, bądź o unieważnieniu postępowania Zamawiający zamieści na Platformie przetargowej.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, PKi N, zp@pan.pl.

2. Kontakt do inspektora ochrony danych w Polskiej Akademii Nauk: iod@pan.pl

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych na trasach zagranicznych i krajowych dla Polskiej Akademii Nauk”” – znak sprawy BZP. 26.1.2026, prowadzonym w trybie podstawowym z możliwością negocjacji, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w celu zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej lub inne przepisy prawa lub umowy zawarte przez Zamawiającego. Ponadto dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną administratora.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (a jeżeli czas trwania umowy przekracza cztery lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy) oraz przez okres archiwizacji dokumentów wynikający z przepisów wewnętrznych administratora danych.

6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

8. Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1 A, 00-014 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

10. Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, w tym do przekazania im informacji odnośnie administrowania ich danymi przez Zamawiającego oraz do złożenia wraz z ofertą oświadczenia o ich dopełnieniu pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej wobec Zamawiającego.

9. Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (a w przypadku Wykonawcy, którego oferta została wybrana i z którym Zamawiający zawarł umowę - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

− zgodnie z art. 75 ustawy Pzp - w przypadku korzystania przez osobę z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1 - 3 RODO Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem, nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

− zgodnie z art. 19 ust. 2 i art. 76 ustawy Pzp skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp, ani naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;

− zgodnie z art. 19 ust. 3 i art. 74 ust. 3 ustawy Pzp, wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. W przypadku gdy wniesienie takiego żądania spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− w myśl art. 74 ust. 4 ustawy Pzp zasada jawności, o której mowa w art. 74 ust. 1 ustawy Pzp, ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w art. 74 ust. 3 i art. 18 ust. 3-6 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio:

• w odniesieniu do danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu a nie dotyczących bezpośrednio Wykonawcy (np. danych osobowych jego pracowników, reprezentantów, współpracowników, podwykonawców, osób, którymi posługuje się przy realizacji zamówienia, osób, które udostępniają mu zasoby na potrzeby udziału w postępowaniu itp.).

1. Przedmiot zamówienia obejmuje sukcesywne świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych wraz z ich dostarczaniem do Zamawiającego, w zależności od potrzeb Zamawiającego. W okresie trwania umowy, tj. 12 miesięcy, Zamawiający przewiduje w ramach zamówienia:

- ok. 15 biletów lotniczych krajowych,

- ok. 82 biletów lotniczych do krajów europejskich,

- ok. 27 biletów lotniczych do krajów pozaeuropejskich. Podane liczby biletów lotniczych są orientacyjne i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do zakupienia wskazanej liczby biletów. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilościowo-rodzajowej w ramach wskazanej liczby i rodzaju biletów do wysokości kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, która będzie podana w umowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.

2. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę co najmniej 2 osób wykonujących następujące czynności w trakcie realizacji zamówienia, tj. w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych. Każda z dwóch osób musi wykonywać czynności w pełnym zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych.

3. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań zostały określone w Załączniku nr 9 do SWZ - projektowane postanowienia umowy.

4. Szczegółowy zakres praw i obowiązków związanych z realizacją przedmiotu zamówienia określają Projektowane postanowienia umowy stanowiące Załącznik nr 9 do SWZ.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania i spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące: 1) zdolności technicznej lub zawodowej:

a) w zakresie doświadczenia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał należycie (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje): co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. polegające na świadczeniu usług sprzedaży i dostawy biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych) każda;

b) w zakresie potencjału kadrowego: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się dysponowaniem lub będzie dysponował na czas realizacji zamówienia osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą brały udział w jego realizacji, tj. co najmniej dwiema osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, z których każda posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda:

a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda:

a) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawiane w okresie ostatnich 3 miesięcy. Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1 lit. a) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany wykaz usług stanowiący Załącznik nr 5 do SWZ;

b) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1 lit. b) SWZ wykonawca składa wypełniony i podpisany wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia stanowiący Załącznik nr 6 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego (konsorcja, spółka cywilna) składają:

1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

2) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie stanowiący Załącznik nr 8 do SWZ) z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (art. 117 ust. 4 ustawy Pzp);

3) dokumenty, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 lit. a) SWZ składa samodzielnie przynajmniej jeden z Wykonawców (członek konsorcjum, lub wspólnik spółki cywilnej) wykazujący spełnienie warunków udziału w postępowaniu, natomiast dokumenty, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3, pkt 1 lit. b) SWZ składa dowolny Wykonawca/dowolni Wykonawcy wykazujący spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę; dokument, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 SWZ składa dowolny Wykonawca/dowolni Wykonawcy wykazujący spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę (członek konsorcjum, lub wspólnik spółki cywilnej);

4) dokument, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 2 lit. a) SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie składających ofertę.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w stosunku do treści oferty w następujących przypadkach:

1) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian, bez których nie byłoby możliwe prawidłowe wykonanie Przedmiotu Umowy;

2) zmiany przepisów prawnych dotyczących Przedmiotu Umowy, jeżeli zmiana przepisów wymaga zmiany postanowień Umowy;

3) terminu realizacji Przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 4 Umowy, tj. jego wydłużenia, w przypadku niewyczerpania kwoty określonej w § 2 ust. 1, o maksymalnie 3 miesiące;

4) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian doprecyzowujących treści Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień;

5) w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron lub których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie były w stanie uniknąć lub przewidzieć.

2. Zmiany Umowy opisane w ust. 1 wymagają formy pisemnej, w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.

3. Zmiany Umowy opisane w ust. 1 nie spowodują zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy.