Zapewnienie usług konferencyjnych, gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia pracowników Wydziału Reintegracji Osób w Bezdomności

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między

Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”). Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

W związku z realizowaniem przez MOPR zadań z zakresu pomocy społecznej, a także przeciwdziałania przemocy domowej oraz innych dotyczących wspierania mieszkańców i mieszkanek Gdańska, MOPR organizuje szkolenia dla pracowników oraz kadry zarządzającej, a także umożliwia im udział w spotkaniach i konferencjach, które mają na celu wzmocnienie ich wiedzy i kompetencji z zakresu realizowanych przez nich zadań. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług konferencyjnych, gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia pracowników Wydziału Reintegracji Osób w Bezdomności w związku z realizowaniem przez nich zadań z zakresu pomocy społecznej i wspierania mieszkańców i mieszkanek Gdańska, a także dotyczących przeciwdziałania przemocy domowej w dniach 18 – 19 marca 2026 roku. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia (przypadki losowe) liczby uczestników o max. 3 osoby (bez prawa roszczeń ze strony Wykonawcy w tym zakresie), a ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego przed terminem realizacji usługi, zgodnie z kryterium oceny ofert. Zamawiający wymaga, aby zostały spełnione następujące wymogi: W zakresie zapewnienia usług hotelowych: Zapewnienie noclegu dla 23 osób w pokojach jednoosobowych. Obiekt hotelowy powinien mieć standard kategorii co najmniej trzygwiazdkowej, w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) i być wpisanym do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich. Zapewnienie noclegu dla 23 osób w pokojach jednoosobowych, Obiekt hotelowy powinien być oddalony nie więcej niż 100 km i nie mniej niż 50 km od siedziby głównej Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku, tj. ul. Konrada Leczkowa 1 A i znajdujący się nie więcej niż 500 metrów od linii brzegowej morza. Obiekt hotelowy posiadający basen do dyspozycji gości hotelowych. Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla maksimum 20 samochodów. Taksa klimatyczna powinna być ujęta w ofercie. W zakresie zapewnienia usług konferencyjnych: Wykonawca zapewni dostęp do klimatyzowanej sali konferencyjnych zdolnej pomieścić do 25 osób, w pierwszym dniu między godziną 10:00 a 17:00. Sala konferencyjna powinna posiadać sieć Wi-Fi, stanowisko z rzutnikiem multimedialnym, ekranem przeznaczonym do rzutnika multimedialnego. Sala powinna mieć nagłośnienie i być wyposażona w dwa mikrofony i flipchart, a także posiadać możliwość zaciemnienia. Ponadto Wykonawca powinien zapewnić osobę do obsługi technicznej oraz akustycznej dostępną w trakcie szkoleń oraz przynajmniej na jedną godzinę przed rozpoczęciem szkoleń. Wykonawca zapewni osobom przebywającym na salach konferencyjnych bezpieczeństwo w zakresie w jakim wymagają tego przepisy BHP. Sala konferencyjne powinny być dostępne na wyłączność dla celów szkolenia. W zakresie zapewnienia usług gastronomicznych: Zapewnienie wyżywienia dla 24 osób pierwszego dnia i dla 23 osób drugiego dnia (możliwość otrzymania posiłku wegetariańskiego, bez glutenu, bez laktozy). Zorganizowanie uroczystej kolacji z oprawą muzyczną w oddzielnej Sali pierwszego dnia do godz. 01:00. Wykonawca zapewni na potrzeby wyżywienia uczestników szkolenia odpowiednią ilość stołów i krzeseł oraz odpowiednie przygotowanie Sali i stołów cateringowych, obsługę kelnerską, a także usługę sprzątania. Wykonawca dołączy propozycje menu. W zakresie wyżywienia uczestników szkolenia Wykonawca zapewni: Dzień pierwszy:

a) lunch w formie bufetu: Zupa - minimum 250 ml na osobę w minimum dwóch wersjach: wegetariańskiej i mięsnej; Bufet gorący –minimum 2x danie mięsne co najmniej 200 gram na osobę, oraz 2 x danie wegetariańskie co najmniej 200 gram na osobę, co najmniej dwa dodatki do dań głównych w postaci ziemniaków, frytek, klusek śląskich itp. w ilości co najmniej 250gram na osobę, zestaw surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150gram dla każdego uczestnika.

b) kolacja uroczysta w formie bufetu: W jednej sali dla wszystkich uczestników szkolenia w formie bufetu, na którą będą się składać: Przystawki – minimum 2 x mięsna, 2 x wegetariańska i 1 x rybna oraz dodatki takie jak pieczywo minimum 2 rodzaje i bufet sałatkowy minimum 3 rodzaje; Bufet gorący – minimum 2 x danie mięsne co najmniej 200 gram na osobę, 1 x danie rybne co najmniej 200 gram na osobę oraz 2 x danie wegetariańskie co najmniej 200 gram na osobę, warzywa oraz dodatki takie jak ryż, ziemniaki itp.; Napoje - kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną podana w dzbankach, woda gazowana butelkowana. Przerwy kawowe: Dzień pierwszy - przerwa kawowa 4h w godzinach 10:00-14:00 - kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną, woda gazowana butelkowana, ciasta domowe minimum 2 rodzaje. Dzień drugi:

a) śniadanie w formie bufetu, zawierające również propozycje wegetariańskie;

b) lunch w formie bufetu: Zupa - minimum 250 ml na osobę w minimum dwóch wersjach: wegetariańskiej i mięsnej; Bufet gorący – minimum 2 x danie mięsne co najmniej 200 gram na osobę; 2 x danie wegetariańskie co najmniej 200 gram na osobę; co najmniej dwa dodatki do dań głównych w postaci ziemniaków, frytek, klusek śląskich itp. w ilości co najmniej 250 gram na osobę; zestaw surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150gram dla każdego uczestnika. kawa z ekspresu ciśnieniowego samoobsługowego, herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną podawana w dzbankach, woda gazowana butelkowana, dodatki - cukier, mleko do kawy, cytryna. Przy realizacji usługi Wykonawca zapewni:

1) Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków i ich podawaniu;

2) Przygotowanie posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia;

3) Skierowania do realizacji usług objętych przedmiotem umowy osób, które posiadają należyte przygotowanie do wykonywania tego typu czynności, posiadające stosowną wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie oraz wymagane przepisami prawa badania;

4) Zagospodarowanie na własny koszt odpadów, w sposób zgodny z warunkami określonymi w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tj. Dz. U. z 2023r., poz. 1587 z późn. zm.); Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków i ich podawaniu;

5) Przestrzegania w trakcie realizacji usług wchodzących w zakres przedmiotu umowy obowiązujących przepisów sanitarnych, w tym ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. (tj. Dz. U. z 2023., poz. 1448 z późn. zm.). Ponadto:

1) Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia, Zamawiający i Wykonawca w umowie wskażą osoby do kontaktu, w tym zakresie.

2) Wykonawca jest zobowiązany do zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.

3) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia.

4) Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego informowania Zamawiającego o zaistnieniu sytuacji zagrażających niedotrzymaniu terminu lub sposobu realizacji przedmiotu zamówienia.

5) Ostateczna liczba uczestników zostanie podana najpóźniej na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem zakwaterowania.

6) Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji zamówienia zależeć będzie od faktycznej ilości osób korzystających ze świadczonej usługi.

1. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania.

Wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia z postępowania przez Wykonawcę na dzień składania ofert. Oświadczenie tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. Wypełnione i podpisane przez Wykonawcę oświadczenie stanowi załącznik nr 3 do oferty.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie (załącznik nr 3 do oferty) składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania.

1) Wprowadzenie zmian treści umowy wymaga sporządzenia pod rygorem nieważności pisemnego aneksu. Zmiany te nie mogą naruszać postanowień art. 455 ustawy Pzp.

2) Zamawiający na mocy art. 455 ust. 1 pkt 1 dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy, w zakresie:

a) zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy,

b) w przypadku urzędowej zmiany stawki VAT o kwoty wynikające ze zmian stawki podatku,

c) w zakresie sposobu i realizacji zamówienia w przypadku, gdy konieczność ich wprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,

d) nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 454 Prawa Zamówień Publicznych, zmiana danych związanych z obsługą administracyjno – organizacyjną Umowy (np.: zmiana numeru rachunku bankowego).