Kompleksowa organizacja Forum Kobiet na terenie Aglomeracji Kalisko-Ostrowskiej

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

2. Komunikacja w postępowaniu odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”), w rozdziale X. SWZ.

3. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie:

1) wniosków o wyjaśnienie treści SWZ;

2) wezwań i zawiadomień;

3) dokumentów składanych na wezwanie Zamawiającego (podmiotowych środków dowodowych);

4) wyjaśnień składanych na wezwanie Zamawiającego.

4. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia.

5. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

7. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w:

− Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (tj. Dz. U. 2020 r., poz. 2452) oraz

− Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (tj. Dz. U. 2020 r., poz. 2415).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Aglomeracja Kalisko-Ostrowska, Główny Rynek 20, 62-800 Kalisz;

- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iodo@sako-info.pl.

- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Kompleksowa organizacja Forum Kobiet na terenie Aglomeracji Kalisko-Ostrowskiej”;

- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 ustawy art. 74 ust 3 z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), a także inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;

- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

- posiada Pani/Pan:

– na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych;

– na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych(1);

– na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych(2);

– prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

Nie przysługuje Pani/Panu:

– w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

– prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu: 1.1 Zdolności technicznej lub zawodowej:

1) Opis spełniania warunku w zakresie zdolności technicznej: Wykonawca spełni warunek, jeśli wykaże, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał z należytą starannością co najmniej 2 usługi o charakterze i złożoności tożsamej z przedmiotem zamówienia dla grupy liczącej co najmniej 50 uczestników o wartości minimum 50 000,00 zł każda. Przez usługę o tożsamym charakterze Zamawiający rozumie organizację wydarzenia typu: festyn, impreza integracyjna, koncert, konferencja, piknik, festiwal, wydarzenie społeczne, zdrowotne lub międzypokoleniowe. Zamawiający dopuszcza, aby powyższe doświadczenie było wykazane w ramach jednej umowy lub kilku odrębnych umów. Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca składa wykaz wykonanych usług (załącznik nr 5) i załącza dokumenty potwierdzający należyte wykonanie usług, np. referencje, protokoły odbioru itp.;

2) Opis spełniania warunku w zakresie zdolności zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje następującymi osobami, które będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotu zamówienia: - Koordynator do zapewnienia obsługi w zakresie administracyjno-organizacyjnym, przed i podczas wydarzenia, w celu rozwiązywania bieżących problemów technicznych i organizacyjnych, oraz w celu ogólnej koordynacji przebiegu wydarzenia, zgodnie z przyjętym harmonogramem. Koordynatorem powinna być osoba z min. 3-letnim doświadczeniem w zarządzaniu podległymi pracownikami i w organizacji wydarzeń o podobnym formacie.

b) zapewnienie minimum 2 osób do obsługi informacyjno-organizacyjnej;

c) zapewnienie moderatora/moderatorki posiadającego doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 3 wydarzeń o podobnym formacie, w których uczestniczyło co najmniej 50 osób;

d) zapewnienie fotografa i sporządzenia dokumentacji fotograficznej z wydarzenia;

e) zapewnienie odpowiedniej liczby osób odpowiedzialnych za obsługę techniczną.

f) minimum 3 prelegentów, spełniających wymagania, o których mowa w V. 14.3 lit. b) SWZ; Zamawiający nie dopuszcza możliwości łączenia funkcji. Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca składa wykaz osób (załącznik nr 6). W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek dotyczy doświadczenia określony w rozdziale XIV ust. 1 pkt 3 lit. a) musi spełniać w całości przynajmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (warunek ten nie będzie oceniany łącznie dla wszystkich Wykonawców).

Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć nw. podmiotowe środki dowodowe:

1) aktualne na dzień składania ofert Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ;

2) Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia:

- Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz. U. z 2025 r., poz. 794), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 3 do SWZ;

- oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w Oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust 1 ustawy PZP, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania – załącznik nr 8 do SWZ;

- wykazu wykonanych usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi te zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca lub Podwykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty – załącznik nr 5 do SWZ;

- wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – załącznik nr 6 do SWZ.

Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć nw. przedmiotowe środki dowodowe:

1) Opis sali, w której będą realizowane wydarzenie, zawierający informacji w zakresie, o którym mowa w sekcji V.14 1 lit. a)-f) SWZ, w szczególności:

– nazwę i adres lokalizacji;

– informację o zapewnionej infrastrukturze (w tym informacje na temat zaplecza technicznego, ilości miejsc parkingowych, przystosowaniu obiektu dla osób niepełnosprawnych);

– zapewnionej infrastrukturze parkingowej.

2) „Koncepcję realizacji wydarzenia – Forum Kobiet”. Koncepcja powinna uwzględniać informację w zakresie, o którym mowa w sekcji V.14 pkt. 2-5 SWZ i zawierać opis proponowanej struktury wydarzenia, uwzględniający kluczowe elementy programu, takie jak przewidziane aktywności oraz sposób organizacji poszczególnych części wydarzeń. Ponadto, koncepcja powinna zawierać harmonogram obejmujący ramowy czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, kolejność poszczególnych punktów programu oraz przewidywane godziny ich realizacji. Wszystkie elementy koncepcji muszą być ze sobą spójne i dostosowane do specyfiki grupy docelowej, a także do wymogów Zamawiającego;

3) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego (wykaz składany wraz z ofertą jako przedmiotowy środek dowodowy w celu dokonania oceny w ramach kryterium oceny ofert) – wg treści z wzoru załącznika nr 9 do SWZ;

4) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego (wykaz składany wraz z ofertą jako przedmiotowy środek dowodowy w celu dokonania oceny w ramach kryterium oceny ofert) – wg treści z wzoru załącznika nr 9a do SWZ. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych. 6) Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 2415), składa się w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, lub w formie dokumentowej, w zakresie i w sposób określony w przepisach Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 2452).

1) Opis sali, w której będą realizowane wydarzenie, zawierający informacji w zakresie, o którym mowa w sekcji V.14 1 lit. a)-f) SWZ, w szczególności:

– nazwę i adres lokalizacji;

– informację o zapewnionej infrastrukturze (w tym informacje na temat zaplecza technicznego, ilości miejsc parkingowych, przystosowaniu obiektu dla osób niepełnosprawnych);

– zapewnionej infrastrukturze parkingowej.

2) „Koncepcję realizacji wydarzenia – Forum Kobiet”. Koncepcja powinna uwzględniać informację w zakresie, o którym mowa w sekcji V.14 pkt. 2-5 SWZ i zawierać opis proponowanej struktury wydarzenia, uwzględniający kluczowe elementy programu, takie jak przewidziane aktywności oraz sposób organizacji poszczególnych części wydarzeń. Ponadto, koncepcja powinna zawierać harmonogram obejmujący ramowy czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, kolejność poszczególnych punktów programu oraz przewidywane godziny ich realizacji. Wszystkie elementy koncepcji muszą być ze sobą spójne i dostosowane do specyfiki grupy docelowej, a także do wymogów Zamawiającego;

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale XVI pkt. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.