Usługa konferencyjna na potrzeby 5 (słownie: pięciu) spotkań naukowych na rzecz Studium Europy Wschodniej Uniwersytetu Warszawskiego, organizowanych w 2026 roku

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;

2) Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Uniwersytecie Warszawskim jest Pan Dominik Ferenc, kontakt: iod@adm.uw.edu.pl, tel: 22 55 22 042.

2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji nr POUZ-361/41/2026/SEW.

3. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 Ustawy.

4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

5. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy.

6. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

7. Posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

8. Nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO – prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

CZĘŚĆ 1 – USŁUGA KONFERENCYJNA W OKOLICACH WARSZAWY1 - Element 1 A. Usługa hotelarska ze śniadaniem;

- Element 1 B. Usługa gastronomiczna;

- Element 1 C. Usługa wynajmu sali konferencyjnej z nagłośnieniem, rzutnikiem i obsługą techniczną;

- Element 1 D. Usługa transportowa (opcjonalnie).

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży

Element 1 D. Usługa transportowa (opcjonalnie) Razem 4 przewozy dla grupy:

a) do 18 osób w terminie piątek oraz niedziela na trasie Warszawa-Hotel-Warszawa (wyjazd w obie strony w godzinach popołudniowych);

b) do 2 osób w terminie sobota oraz niedziela na trasie Warszawa-Hotel-Warszawa (wyjazd w obie strony w godzinach popołudniowych). Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania opcji, o której mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem następujących zasad:

1) zakres opcjonalny każdego z zadań składających się na Przedmiot Zamówienia został określony w Elemencie 1 D powyżej;

2) zakres opcjonalny zamówienia realizowany będzie wyłącznie po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy przez Zamawiającego o konieczności wykonania usługi opcjonalnej;

3) opcja jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego Zamawiający może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji Przedmiotu Zamówienia;

4) w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.

1. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który uzyska największą łączną ilość punktów.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający, działając w oparciu o art. 248 ust. 3 Ustawy, wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę lub koszt.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

4. Cena transportu, jako świadczenie opcjonalne, nie będzie uwzględniana przy ocenie ofert. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze ofertę umożliwiającą skorzystanie z opcji transportu.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

CZĘŚĆ 2 – USŁUGA KONFERENCYJNA W OKOLICACH WARSZAWY2 - Element 2 A. Usługa hotelarska ze śniadaniem;

- Element 2 B. Usługa gastronomiczna;

- Element 2 C. Usługa wynajmu sali konferencyjnej z nagłośnieniem, rzutnikiem i obsługą techniczną;

- Element 2 D. Usługa transportowa (opcjonalnie).

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży

Element 2 D. Usługa transportowa (opcjonalnie) Razem 2 przewozy dla grupy do 60 osób w terminie czwartek oraz sobota na trasie Warszawa-Hotel-Warszawa (wyjazd w obie strony w godzinach popołudniowych). W celu realizacji opcjonalnej usługi transportowej Zamawiający dopuszcza zatrudnienie przez Wykonawcę podwykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania opcji, o której mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem następujących zasad:

1) zakres opcjonalny każdego z zadań składających się na Przedmiot Zamówienia został określony w Elemencie 2 D powyżej;

2) zakres opcjonalny zamówienia realizowany będzie wyłącznie po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy przez Zamawiającego o konieczności wykonania usługi opcjonalnej;

3) opcja jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego Zamawiający może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji Przedmiotu Zamówienia;

4) w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.

1. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który uzyska największą łączną ilość punktów.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający, działając w oparciu o art. 248 ust. 3 Ustawy, wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę lub koszt.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

4. Cena transportu, jako świadczenie opcjonalne, nie będzie uwzględniana przy ocenie ofert. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze ofertę umożliwiającą skorzystanie z opcji transportu.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

CZĘŚĆ 3 – USŁUGA KONFERENCYJNA W OKOLICACH WARSZAWY3 - Element 3 A. Usługa hotelarska ze śniadaniem;

- Element 3 B. Usługa gastronomiczna;

- Element 3 C. Usługa wynajmu sali konferencyjnej z nagłośnieniem, rzutnikiem i obsługą techniczną;

- Element 3 D. Usługa transportowa (opcjonalnie).

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży

Element 3 D. Usługa transportowa (opcjonalnie) Razem 2 przewozy dla grupy do 160 osób w terminie piątek na trasie Warszawa-Hotel-Warszawa (wyjazd w obie strony w godzinach popołudniowych).

1. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który uzyska największą łączną ilość punktów.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający, działając w oparciu o art. 248 ust. 3 Ustawy, wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę lub koszt.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

4. Cena transportu, jako świadczenie opcjonalne, nie będzie uwzględniana przy ocenie ofert. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze ofertę umożliwiającą skorzystanie z opcji transportu.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

1. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który uzyska największą łączną ilość punktów.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający, działając w oparciu o art. 248 ust. 3 Ustawy, wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę lub koszt.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

4. Cena transportu, jako świadczenie opcjonalne, nie będzie uwzględniana przy ocenie ofert. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze ofertę umożliwiającą skorzystanie z opcji transportu.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

CZĘŚĆ 4 – USŁUGA KONFERENCYJNA W BIAŁYMSTOKU - Element 4 A. Usługa hotelarska ze śniadaniem;

- Element 4 B. Usługa gastronomiczna;

- Element 4 C. Usługa wynajmu sali konferencyjnej z nagłośnieniem, rzutnikiem i obsługą techniczną;

- Element 4 D. Usługa transportowa (opcjonalnie).

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży

Element 4 D. Usługa transportowa (opcjonalnie) Razem 2 przewozy dla grupy do 20 osób w terminie czwartek (wyjazd w godzinach porannych) oraz sobota (wyjazd w godzinach popołudniowych) na trasie Warszawa-Hotel-Warszawa. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania opcji, o której mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem następujących zasad:

1) zakres opcjonalny każdego z zadań składających się na Przedmiot Zamówienia został określony w Elemencie 4 D powyżej;

2) zakres opcjonalny zamówienia realizowany będzie wyłącznie po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy przez Zamawiającego o konieczności wykonania usługi opcjonalnej;

3) opcja jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego Zamawiający może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji Przedmiotu Zamówienia;

4) w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.

1. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który uzyska największą łączną ilość punktów.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający, działając w oparciu o art. 248 ust. 3 Ustawy, wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę lub koszt.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

4. Cena transportu, jako świadczenie opcjonalne, nie będzie uwzględniana przy ocenie ofert. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze ofertę umożliwiającą skorzystanie z opcji transportu.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

CZĘŚĆ 5 – USŁUGA KONFERENCYJNA W PRZEMYŚLU/ OKOLICACH PRZEMYŚLA - Element 5 A. Usługa hotelarska ze śniadaniem;

- Element 5 B. Usługa gastronomiczna;

- Element 5 C. Usługa wynajmu sali konferencyjnej z nagłośnieniem, rzutnikiem i obsługą techniczną;

- Element 5 D. Usługa transportowa (opcjonalnie).

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży

Element 5 D. Usługa transportowa (opcjonalnie) Razem 2 przewozy dla grupy do 20 osób w terminie środa oraz sobota na trasie Warszawa-Hotel-Warszawa (wyjazd w obie strony w godzinach popołudniowych). Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania opcji, o której mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem następujących zasad:

1) zakres opcjonalny każdego z zadań składających się na Przedmiot Zamówienia został określony w Elemencie 5 D powyżej;

2) zakres opcjonalny zamówienia realizowany będzie wyłącznie po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy przez Zamawiającego o konieczności wykonania usługi opcjonalnej;

3) opcja jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego Zamawiający może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji Przedmiotu Zamówienia;

4) w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.

1. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który uzyska największą łączną ilość punktów.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający, działając w oparciu o art. 248 ust. 3 Ustawy, wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę lub koszt.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

4. Cena transportu, jako świadczenie opcjonalne, nie będzie uwzględniana przy ocenie ofert. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze ofertę umożliwiającą skorzystanie z opcji transportu.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający żąda złożenia: odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 1, składa dokument lub dokumenty, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że a) nie otwarto jego likwidacji,

b) nie ogłoszono upadłości,

c) jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd,

d) nie zawarł układu z wierzycielami,

e) jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona,

f) nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

3. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 2, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia podmiotowe środki dowodowe, potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania, składa oddzielnie każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku jak w ust. 1 Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (w tym spółki cywilne) do oferty należy dołączyć dodatkowo:

1) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania Wykonawców występujących wspólnie w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, przy czym:

- pełnomocnictwo musi:

a) jednoznacznie wynikać z umowy lub z innej czynności prawnej,

b) mieć formę zgodną z określoną w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U., poz. 2452),

c) musi w swej treści zawierać wskazanie niniejszego postępowania;

- Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają ww. pełnomocnictwo lub umowę regulującą współpracę konsorcjum, z której wynika ustanowione pełnomocnictwo;

- spółka cywilna dołącza ww. pełnomocnictwo lub dokument, z którego wynika ww. pełnomocnictwo.

2) oświadczenie, o którym mowa w art.5 §1 ust.1, potwierdzające brak podstaw wykluczenia, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

4. Formularz oferty podpisuje pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub wszyscy Wykonawcy, przy czym na pierwszej stronie formularza należy wpisać informacje dotyczące wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

5. Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.

6. Oferta podpisana przez pełnomocnika musi być prawnie wiążąca, łącznie i z osobna dla wszystkich podmiotów składających ofertę.

7. Wszystkie podmioty składające wspólną ofertę będą odpowiedzialne na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.

1. Strony przewidują możliwość wprowadzenia zmian do Umowy w przypadkach określonych w Umowie, a także w razie:

1) zmiany siedziby Zamawiającego lub Wykonawcy oraz innych danych ujawnionych w rejestrach publicznych;

2) zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy.

2. Poza przypadkami opisanymi w ust.1, Zamawiający dopuszcza zmiany postanowień Umowy, w przypadkach określonych w art. 455 ust. 1-4 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

3. Strona wnosząca o zmianę Umowy zobowiązana jest do przekazania na piśmie warunków zmiany wraz z uzasadnieniem w terminie 5 dni od daty zaistnienia okoliczności i proponowanego terminu wprowadzenia zmiany