Zakup, dostawa (wraz z rozładunkiem) materiałów eksploatacyjnych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Zabrzu.

1. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę (wyłącznie poprzez Platformę przetargową) – zobowiązany jest zapoznać się z instrukcjami użytkowników Platformy przetargowej - dostępnymi pod adresem https://zabrze.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html oraz zaakceptować regulamin korzystania z Platformy przetargowej dostępny pod adresem: https://zabrze.logintrade.net/rejestracja/regulamin.html

2. Złożenie oferty poprzez Platformę przetargową oznacza akceptację regulaminu, o którym mowa w pkt 1 niniejszego Rozdziału SWZ.

3. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy przetargowej – wskazane są na stronie internetowej Platformy przetargowej - pod adresem: https://zabrze.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html

4. Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy przetargowej udziela jej dostawca, tj. Logintrade SA ul. Legnicka 57 D, lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 8:00 - 16:00.

5. Sposoby złożenia oferty za pośrednictwem Platformy przetargowej oraz potwierdzenia złożenia oferty (w zależności od wyboru opcji z logowaniem lub bez logowania), zostały opisane w Instrukcjach użytkowników Platformy przetargowej.

6. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).

7. Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2026 r. poz. 85), które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa” a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do jednego pliku archiwum np. 7z . Wykonawca zobowiązany jest, wraz z przekazaniem tych informacji, wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zaleca się, aby uzasadnienie zastrzeżenia informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa było sformułowane w sposób umożliwiający jego udostępnienie. Zastrzeżenie przez Wykonawcę tajemnicy przedsiębiorstwa bez uzasadnienia, będzie traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne ze względu na zaniechanie przez Wykonawcę podjęcia niezbędnych działań w celu zachowania poufności objętych klauzulą informacji zgodnie z postanowieniami art. 18 ust. 3 Pzp.

8. W przypadku przesłania przez Wykonawcę dokumentów elektronicznych skompresowanych (w tym oferta), dopuszczone są formaty danych wskazanych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – z zastrzeżeniem, iż Zamawiający dopuszcza także przesyłanie dokumentów elektronicznych (w tym oferty) skompresowanych np. formatem. rar po uprzednim ich skompresowaniu do innego formatu wskazanego w ww. Rozporządzeniu.

C. D. w pozostałych informacjach w sekcji IX

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych informujemy, zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r., Nr 119, s. 1, ze zm.), zwanego dalej „RODO”, co następuje:

1. ADMINISTRATOR DANYCH.

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Zabrze, którego siedziba mieści się w Urzędzie Miejskim w Zabrzu, 41-800, przy ul. Powstańców Śląskich nr 5-7.

2. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM DANYCH

Z Prezydentem Miasta Zabrze można się skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:

1) pod adresem poczty elektronicznej: umz@um.zabrze.pl,

2) pod numerem telefonu: 32 373 33 00,

3) pisemnie na adres: Urząd Miejski w Zabrzu, 41-800, przy ul. Powstańców Śląskich nr 5-7 z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

3. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:

1) pod adresem poczty elektronicznej: iod@um.zabrze.pl

2) pod numerem telefonu: 32 373 33 00,

3) pisemnie na adres: Urząd Miejski w Zabrzu, 41-800, przy ul. Powstańców Śląskich nr 5-7 z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.

4. PODSTAWA PRAWNA I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

4.1. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4.2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

1) art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązek prawny ciążący na administratorze wynikający z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej PZP,

2) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy.

4.3. Zgodnie z art. 19 ust. 5 PZP Zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.

5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH.

Państwa dane mogą zostać udostępnione podmiotom i instytucjom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz odbiorcom będącym podmiotami przetwarzającymi, w szczególności świadczącym usługi IT na zlecenie Miasta Zabrze. Podmiotem świadczącym usługi IT w zakresie ewidencyjno-księgowym jest Asseco Data Systems S. A. z siedzibą w Gdańsku. Podmiotem świadczącym usługi w zakresie konfiguracji i uruchomienia Platformy Przetargowej (będącej środkiem komunikacji elektronicznej za pomocą której odbywa się komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami) oraz jej bieżącej obsługi jest Public24.ai Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, Państwa dane mogą zostać również udostępnione podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w ramach przeprowadzanych kontroli zewnętrznych oraz w oparciu o art. 18 ust. 1 i 6 oraz art. 74 ust. 1, 2 i 4 PZP. W przypadku korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w art. 18 ust. 6 PZP Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione Krajowej Izbie Odwoławczej, a w przypadku wniesienia skargi na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 PZP, Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione Sądowi Okręgowemu w Warszawie – sądowi zamówień publicznych. W przypadku konieczności zasięgnięcia opinii prawnej w toku prowadzonego postępowania dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotowi świadczącemu usługę obsługi prawnej na zlecenie Miasta Zabrze. C. D. w pkt 3.16

C. D. z pkt. 3.15. W związku z koniecznością wypełnienia obowiązku, o którym mowa w art. 81, art. 309 ust. 1 oraz art. 448 PZP Państwa dane osobowe zostaną zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych. Podmiotem udostępniającym system umożliwiający prowadzenie strony Biuletynu Zamówień Publicznych (platforma e-Zamówienia) jest Urząd Zamówień Publicznych z siedzibą Warszawie. W związku z koniecznością wypełnienia obowiązku, o którym mowa w art. 265 ust. 1 PZP Państwa dane osobowe zostaną zamieszczone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Podmiotem udostępniającym system umożliwiający prowadzenie strony Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej (platforma e-Notices2) jest Urząd Publikacji Unii Europejskiej z siedzibą w Luksemburgu. W zakresie w jakim Państwa dane osobowe będą stanowiły informację publiczną odbiorcami danych osobowych będą osoby przeglądające Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Zabrzu oraz osoby, które skorzystają z prawa dostępu do informacji publicznej. Podmiotem udostępniającym system umożliwiający prowadzenie strony Biuletynu Informacji Publicznej jest Beta Soft Sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu. W niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne świadczące usługi na zlecenie Miasta Zabrze mogą występować w roli niezależnych administratorów np. poczta polska lub inni operatorzy pocztowi, w tym firmy kurierskie. Podmiotem świadczącym usługę doręczeń elektronicznych jest Operator Wyznaczony (Poczta Polska S. A.).

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH.

Państwa dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt. Dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień klasycznych, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 170 000 złotych jest to okres 5 lat (kat. arch. B5). Dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień klasycznych dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej, okres przechowywania określony jest indywidualnie dla każdej umowy o dofinansowanie projektu. Natomiast umowy cywilno-prawne wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu w jakim zostały zawarte, przechowywane są przez okres 10 lat (kat. arch. B10). Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu.

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ, W TYM DOSTĘPU DO DANYCH OSOBOWYCH.

Na zasadach określonych przepisami RODO, mają Państwo prawo żądać od Administratora:

1) dostępu do treści swoich danych osobowych,

2) sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych, przy czym skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą,

3) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, przy czym zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

8. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO.

Gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie https://uodo.gov.pl/.

9. INFORMACJA O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH NIEPODANIA DANYCH OSOBOWYCH.

9.1. Podanie przez Państwo danych osobowych może stanowić wymóg ustawowy, umowny bądź być warunkiem zawarcia umowy, a podanie danych jest niezbędne dla określonego celu.

C. D. w sekcji IX- Pozostałe informacje

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup, dostawa (wraz z rozładunkiem) materiałów eksploatacyjnych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Zabrzu. Rodzaj, opis oraz szacunkowe ilości materiałów eksploatacyjnych zostały określone w Części III SWZ.

2. W przypadku, gdy Wykonawca zaoferuje materiały równoważne Zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych w celu wykazania, że zaoferowane materiały równoważne spełniają wymagania Zamawiającego opisane w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Wykonawca, jeżeli oferuje materiały równoważne, zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą: · dokumenty producenta danego urządzenia, do którego przeznaczony jest dany materiał eksploatacyjny zaoferowany przez Wykonawcę, stwierdzające dopuszczenie oferowanych przez Wykonawcę równoważnych materiałów eksploatacyjnych do eksploatacji na tym urządzeniu, · dokumentację w języku polskim w postaci kart katalogowych lub innych dokumentów producenta, potwierdzającą, iż parametry techniczno-jakościowe oraz warunki gwarancji równoważnego materiału eksploatacyjnego zaoferowanego przez Wykonawcę są nie gorsze niż parametry i warunki gwarancji materiałów eksploatacyjnych oryginalnych, pochodzących od producenta urządzenia, do którego materiał jest przeznaczony, które zostały wskazane w Części III SWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, · materiały równoważne muszą posiadać wydajność nie gorszą niż wydajność materiału eksploatacyjnego oryginalnego pochodzącego od producenta urządzenia, do którego materiał jest przeznaczony, wskazanego w Części III SWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę równoważnego materiału eksploatacyjnego, Wykonawca jest zobowiązany dołączyć do oferty „raporty testów” potwierdzające, że podana wydajność jest wynikiem przeprowadzenia testów zgodnie z normami: ISO/IEC 19752 lub równoważna dla tonerów monochromatycznych do drukarek laserowych, ISO/IEC 19798 lub równoważna dla tonerów kolorowych do drukarek laserowych, ISO/IEC 24711 lub równoważna dla tuszy do drukarek atramentowych, wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów pod kątem spełnienia powyższych norm. Dokumenty mogą być potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopią. Dokumenty w języku obcym muszą posiadać tłumaczenie na język polski. Jeżeli Wykonawca nie złoży ww. dokumentów lub złożone dokumenty będą niekompletne (nie potwierdzając w ten sposób równoważności oferty w zakresie opisanym w opisie przedmiotu zamówienia), Zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia.

W przypadku, gdy Wykonawca zaoferuje materiały równoważne Zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych w celu wykazania, że zaoferowane materiały równoważne spełniają wymagania Zamawiającego opisane w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Wykonawca, jeżeli oferuje materiały równoważne, zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą:

- dokumenty producenta danego urządzenia, do którego przeznaczony jest dany materiał eksploatacyjny zaoferowany przez Wykonawcę, stwierdzające dopuszczenie oferowanych przez Wykonawcę równoważnych materiałów eksploatacyjnych do eksploatacji na tym urządzeniu,

- dokumentację w języku polskim w postaci kart katalogowych lub innych dokumentów producenta, potwierdzającą, iż parametry techniczno-jakościowe oraz warunki gwarancji równoważnego materiału eksploatacyjnego zaoferowanego przez Wykonawcę są nie gorsze niż parametry i warunki gwarancji materiałów eksploatacyjnych oryginalnych, pochodzących od producenta urządzenia, do którego materiał jest przeznaczony, które zostały wskazane w Części III SWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

- materiały równoważne muszą posiadać wydajność nie gorszą niż wydajność materiału eksploatacyjnego oryginalnego pochodzącego od producenta urządzenia, do którego materiał jest przeznaczony, wskazanego w Części III SWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę równoważnego materiału eksploatacyjnego, Wykonawca jest zobowiązany dołączyć do oferty „raporty testów” potwierdzające, że podana wydajność jest wynikiem przeprowadzenia testów zgodnie z normami: ISO/IEC 19752 lub równoważna dla tonerów monochromatycznych do drukarek laserowych, ISO/IEC 19798 lub równoważna dla tonerów kolorowych do drukarek laserowych, ISO/IEC 24711 lub równoważna dla tuszy do drukarek atramentowych, wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów pod kątem spełnienia powyższych norm. Dokumenty mogą być potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopią. Dokumenty w języku obcym muszą posiadać tłumaczenie na język polski. Jeżeli Wykonawca nie złoży ww. dokumentów lub złożone dokumenty będą niekompletne (nie potwierdzając w ten sposób równoważności oferty w zakresie opisanym w opisie przedmiotu zamówienia), Zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia.

Do oferty należy dołączyć:

1. Formularz oferty zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ;

2. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;

3. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. UWAGA: Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 §2 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.

4. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, jeśli ofertę składa osoba prowadząca działalność gospodarczą lub podmiot jest wpisany do w/w rejestrów. UWAGA: Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w pkt 4., jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca dostarczył dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

5. Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania - wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców. UWAGA: Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu musi być złożone, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

6. Następujące przedmiotowe środki dowodowe: zgodnie z Rozdziałem IV SWZ. UWAGA! Jeżeli Wykonawca zaoferuje materiały równoważne i nie złoży dokumentów, o których mowa w pkt 4 Rozdziału IV SWZ lub złożone dokumenty będą niekompletne (nie potwierdzając w ten sposób równoważności oferty w zakresie opisanym w opisie przedmiotu zamówienia), Zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia.

7. Kalkulacja ceny (wzór stanowi Załącznik nr 5).