Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie w okresie 01.04.2026-31.03.2028

Komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywać się będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej – za pośrednictwem Platformy Zakupowej - https://platformazakupowa.pl/pn/szczecin_wsa.

Instrukcje korzystania z Platformy Zakupowej, dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności, podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy Zakupowej, znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. Składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji, odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej, za pomocą formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, przy czym ofertę wraz z załącznikami należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem „Formularza składania oferty”, dostępnego na Platformie Zakupowej, w miejscu publikacji ogłoszenia o zamówieniu i innych dokumentów zamówienia.

Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB RAM, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

4) włączona obsługa JavaScript,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) Platforma działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

8) w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES, ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu;

9) w celu ewentualnej kompresji danych wykorzystanie jednego z formatów: .zip lub .7 Z;

10)pliki w innych formatach niż PDF opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Plik z podpisem należy przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym;

11) w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików;

12)przetestowanie, z odpowiednim wyprzedzeniem, możliwości prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty;

13)nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, osobistym lub zaufanym). Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.15. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB, natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

14)Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

15)W zależności od formatu kwalifikowanego podpisu (PAdES, XAdES) i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) wykonawca dołącza do Platformy uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wewnętrznym podpisem (typ wewnętrzny):

1) dokumenty w formacie „pdf” należy podpisywać tylko formatem PAdES;

2) zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAdES.

16)Dopuszczalne formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców: txt, rtf, pdf, xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7 Z, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xls, .xslt, .xades, .pades

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, zamawiający informuje, że:

1) administratorem danych osobowych osób fizycznych, związanych z niniejszym postępowaniem jest Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, reprezentowany przez Prezesa WSA w Szczecinie,

2) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych e-mail: iod@szczecin.wsa.gov.pl, tel. 91 48-49-263, 91 48-49-222,

3) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia,

4) odbiorcami ww. danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy pzp,

5) ww. dane osobowe będą przechowywane odpowiednio:

- przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego - jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata;

- do czasu przeprowadzania archiwizacji dokumentacji - w zakresie określonym w przepisach o archiwizacji,

6) obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy,

7) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO,

8) osoba fizyczna, której dane osobowe dotyczą posiada:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do ww. danych osobowych. W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, zamawiający może żądać od osoby, występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania ww. danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania. W przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Osobie fizycznej, której dane osobowe dotyczą nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zamawiający przewiduje, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy zamówień podobnych, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy pzp. Zamówienie zostanie udzielone na okres nieprzekraczający jednego roku na podstawie warunków przewidzianych dla zamówienia podstawowego oraz po przeprowadzeniu negocjacji z wybranym wykonawcą. Warunkiem udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług jest zaistnienie następujących okoliczności:

1) dotychczasowy wykonawca realizował usługi należycie i z najwyższą starannością,

2) dotychczasowy wykonawca zapewni nie gorszy standard wykonywania nowego zamówienia niż zamówienia podstawowego,

3) kary umowne naliczone dotychczasowemu wykonawcy nie przekroczyły 3% wartości brutto zamówienia podstawowego.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwięcej punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria według wzoru O = C+P i przyjętą metodę oceny ofert, gdzie:

O – liczba punktów oferty w łącznym kryterium oceny ofert

C - liczba punktów w kryterium cena

P- liczba punktów oferty w kryterium śledzenie nadanych przesyłek rejestrowanych poprzez stronę internetową.

1. Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstawy wykluczenia z postępowania wskazanej w art. 108 ust. 1 , art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy pzp oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (wykluczenie następować będzie na okres trwania ww. okoliczności).

2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

1. Formularz oferty, razem z załącznikiem, według wzoru udostępnionego przez zamawiającego; Wraz z ofertą wykonawca zobowiązany jest złożyć załącznik, zawierający elementy zamówienia wraz z szacowanymi ilościami. Załącznik jest integralną częścią oferty i stanowi jej treść.

2. Pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia), jeżeli w imieniu (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) działa osoba, której umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych (KRS, CEIDG);

3. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania;

4. Oświadczenia na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, traktujące:

a) o braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania, według wzoru przekazanego przez zamawiającego. Informacje zawarte w ww. oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania; w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia ww. dokument składa każdy z wykonawców w zakresie braku podstaw do wykluczenia;

b) o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru przekazanego przez zamawiającego. Informacje zawarte w ww. oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu; w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia ww. dokument składa każdy z wykonawców zakresie, w jakim wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

c) o poleganiu na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, według wzoru przekazanego przez zamawiającego; oświadczenie należy złożyć tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

d) oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wskazujące, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (w treści formularza ofertowego), według wzoru przekazanego przez zamawiającego; dokument należy złożyć w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia.

5. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby może być zastąpione innym podmiotowym środkiem dowodowym potwierdzającym, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tego podmiotu; zobowiązanie należy złożyć tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby 6. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby według wzoru przekazanego przez zamawiającego; oświadczenie należy złożyć tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

Wykonawcy składający ofertę wspólną ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wykonawcy składający ofertą wspólną wraz z ofertą składają stosowne pełnomocnictwo w oryginale podpisane zgodnie z zaleceniami zawartymi w Rozdziale XIII SWZ, uprawniające do wykonania określonych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający w toku prowadzonego postępowania będzie przesyłał wszelką korespondencję do pełnomocnika wykonawców występujących wspólnie. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia brak podstaw wykluczenia musi wykazać każdy z wykonawców oddzielnie, wobec powyższego wszystkie oświadczenia i dokumenty w zakresie braku podstaw wykluczenia wymagane w postępowaniu składa odrębnie każdy z wykonawców wspólnie występujących. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej (o ile został sformułowany), o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp zostanie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane. Przed udzieleniem zamówienia (podpisaniem umowy) wykonawcy składający wspólną ofertę będą mieli obowiązek przedstawić zamawiającemu umowę konsorcjum, zawierającą, co najmniej:

1) zobowiązanie do realizacji wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem realizację przedmiotu zamówienia oraz solidarnej odpowiedzialności za realizację zamówienia,

2) określenie szczegółowego zakresu działania poszczególnych stron umowy,

3) czas obowiązywania umowy, który nie może być krótszy, niż okres obejmujący realizację zamówienia oraz czas trwania gwarancji jakości i rękojmi.

1. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy polegającą na: 1) zmianie ilości poszczególnych rodzajów przesyłek w ramach ilości i wartości przewidzianej w umowie, bez zmiany wynagrodzenia; 2)zmianie sposobu doręczenia, zawiadomienia o doręczeniu zwrotu przesyłek ich rejestracji, w przypadku gdy zmiany będą wynikać ze zmiany przepisów prawa albo wymogów zamawiającego dotyczących używania nowych narzędzi teleinformatycznych; 3)wprowadzeniu do umowy nowych obowiązków sprawozdawczych lub informacyjnych związanych z doręczaniem przesyłek wynikających ze zmian organizacyjnych Zamawiającego albo związanych ze zmianą przepisów prawa; 4)zmianie wysokości wynagrodzenia na wniosek wykonawcy, jeżeli zmiany te będą miały istotny wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę, w przypadku: a)zmiany stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego w takim wypadku zmiana następuje odpowiednio do wartości zmiany tego podatku, b)zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne, c)zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, d)w przypadku, gdy roczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług rok do roku przekroczy 8%, dla ustalenia wielkości wskaźnika bierze się pod uwagę po raz pierwszy wyłącznie wskaźnik ustalony w po upływie 6 miesięcy od dnia, w którym zostanie zawarta umowa.

2. Wniosek o zmianę umowy musi zawierać informację o wystąpieniu okoliczności uzasadniających zmianę. We wniosku należy zawrzeć informacje wskazujące na przedmiot, zakres oczekiwanej zmiany wynagrodzenia oraz to, że zmiany wpływają na koszty wykonywania zamówienia przez wykonawcę, stosowne obliczenia oraz określić i uzasadnić sposób w jaki zmiany te wpływają na wysokość wynagrodzenia przedstawiając stosowane dowody. Wysokość wynagrodzenia wykonawcy może ulec zwiększeniu tylko w przypadku udowodnienia zamawiającemu, że zmiany, mają istotny wpływ na wykonywanie zamówienia przez wykonawcę i o wartość realnego wzrostu kosztów dla wykonawcy.

3. Terminem obowiązywania nowego wynagrodzenia, ustalonego w oparciu o pkt 2 powyżej będzie pierwszy miesiąc następujący po miesiącu zaakceptowania przez zamawiającego wniosku o zwiększenie wynagrodzenia, z zastrzeżeniem pkt 6 poniżej. Akceptacja wniosku wymaga przekazania zamawiającemu informacji niezbędnych do zweryfikowania argumentów wykonawcy i wyliczenia poziomu wzrostu wynagrodzenia i powinna nastąpić do 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, zawierającego uzasadnienie i informacje niezbędne do ustalenia zasadności zmiany. Termin obowiązywania nowego wynagrodzenia zostanie wprowadzony na podstawie aneksu do umowy.

4. W trakcie trwania umowy zamawiający dopuszcza zmianę wynagrodzenia, o której mowa w art. 439 ust. 1 pzp, w przypadku zmiany kosztów realizacji zamówienia. Zmiana wynagrodzenia nastąpi w przypadku zmiany cen przesyłek, obowiązujących na terenie całego kraju zgodnie z obowiązującą taryfą u operatora, zatwierdzoną przez Prezesa UKE o co najmniej 10%. Wykonawca wystąpi z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia, z powołaniem się na podstawę faktyczną i prawną wniosku o zmianę oraz przedstawi dowody i wyliczenia uzasadniające wniosek. Akceptacja wniosku o zmianę powinna nastąpić do 5 dni roboczych od dnia otrzymania kompletnego wniosku, zawierającego uzasadnienie, dowody i informacje niezbędne do ustalenia zasadności zmiany. Jeżeli wniosek będzie niekompletny lub dowody niewiarygodne wniosek pozostanie nierozpatrzony

5. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza zamawiający w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia to 20%. Wykonawca może wystąpić z wnioskiem, o zmianę jeden raz w okresie obowiązywania umowy.

6. Zmiana wysokości wynagrodzenia w związku ze zmianą stawki podatku VAT od wykonywanych usług, o której mowa w art. 436 ust. 4 lit. b Pzp będzie obowiązywała od dnia wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę VAT.

1. Zawarcie umowy nastąpi wg wzoru obowiązującego u wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uwzględniającego projektowane postanowienia umowy, stanowiące załącznik nr 2 do SWZ.

2. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający ma prawo do weryfikacji faktu zatrudniania na umowę o pracę osób, wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności. W tym celu zamawiający wezwie wykonawcę do przedstawienia, w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 14 dni, dowodów zatrudniania na podstawie umowy o pracę wskazanej liczby osób.

3. Wykonawcy zagraniczni: Składanie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy:

1) Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP zamiast odpisu albo informacji z KRS lub CEIDG składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji, wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.

2) Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 4, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy. Dokument, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.