Zakup kompleksowej usługi digitalizacji dokumentacji pracowniczej wraz z uruchomieniem oraz utrzymaniem repozytorium dokumentów

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi obejmującej łącznie:

1.1. digitalizację dokumentacji pracowniczej, tj. akt osobowych pracowników oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także dokumentacji płacowej, polegającą na przygotowaniu dokumentacji papierowej do skanowania, wykonaniu odwzorowań cyfrowych dokumentów oraz ich indeksacji, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ;

1.2. zasilenie, konfigurację, wdrożenie, uruchomienie oraz utrzymanie repozytorium dokumentów, tj. systemu teleinformatycznego przeznaczonego do prowadzenia, przechowywania, udostępniania oraz zarządzania dokumentacją pracowniczą w postaci elektronicznej;

1.3. czasowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej poza siedzibą zamawiającego w okresie realizacji zamówienia, do momentu całkowitego zakończenia procesu digitalizacji oraz potwierdzenia prawidłowego funkcjonowania repozytorium dokumentów, jednak nie dłużej niż 6 miesięcy od odbioru digitalizacji historycznej oraz realizację usługi brakowania dokumentacji papierowej po uzyskaniu pisemnej zgody zamawiającego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwany dalej „OPZ”) stanowi Załącznik nr 1 do SWZ, będący załącznikiem nr 1 do projektu Umowy.

1. W zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu: wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że posiada:

- aktualny wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzony przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem;

2. W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu: wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że:

a) w okresie ostatnich 5 lat*, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 usługi, polegające na digitalizacji dokumentacji (w tym przygotowaniu odwzorowań cyfrowych i uporządkowaniu danych), z których każda:

- miała wartość co najmniej 400 000,00 zł brutto, oraz - obejmowała dokumentację zawierającą dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO, w tym dokumentację obejmującą dane szczególnych kategorii w rozumieniu Art. 9 ust. 1 RODO. UWAGA: dla potrzeb oceny spełniania warunków określonych powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż złoty polski, Zamawiający przyjmie średni kurs złotego do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w pkt. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania. *okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert;

b) dysponuje lub będzie dysponować na okres realizacji zamówienia jedną osobą, która będzie pełnić funkcję kierownika projektu. Osoba ta ma posiadać zdobyte w ciągu ostatnich 3 lat* doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania, organizacji i kontroli realizacji co najmniej dwóch projektów zawiązanych z digitalizacją dokumentacji. W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez wskazaną przez wykonawcę osobę, o której mowa powyżej wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany ww. osoby. *okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert c) dysponuje lub będzie dysponować na okres realizacji zamówienia jedną osobą, która będzie pełnić funkcję specjalisty ds. bezpieczeństwa informacji. Osoba ta ma łącznie spełniać poniższe wymagania:

- posiada kwalifikacje zawodowe w zakresie ochrony danych osobowych lub standardów bezpieczeństwa informacji, rozumiane jako ukończenie studiów podyplomowych z zakresu ochrony danych osobowych lub audytu wewnętrznego lub jako ukończenie co najmniej dwóch szkoleń specjalistycznych z zakresu wykonywania zadań inspektora ochrony danych osobowych lub bezpieczeństwa informacji lub jako posiadanie certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje w zakresie systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji lub ochrony danych osobowych oraz - posiada zdobyte w ciągu ostatnich 3 lat* doświadczenie zawodowe w obszarze ochrony danych osobowych lub audytu lub bezpieczeństwa informacji lub bezpieczeństwa IT, na stanowiskach takich jak inspektor ochrony danych lub zastępca inspektora ochrony danych lub specjalista ds. bezpieczeństwa informacji. W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez wskazaną przez wykonawcę osobę, o której mowa powyżej wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany ww. osoby. *okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert d) dysponuje lub będzie dysponować na okres realizacji zamówienia jedną osobą, która będzie pełnić funkcję administratora systemu. Osoba ta ma łącznie spełniać poniższe wymagania:

- ma wykształcenie w zakresie informatyki lub teleinformatyki lub kierunku, którego program kształcenia obejmował zagadnienia z zakresu systemów informatycznych lub sieci komputerowych lub administrowania systemami lub bezpieczeństwa teleinformatycznego lub baz danych lub utrzymania infrastruktury IT oraz - posiada zdobyte w ciągu ostatnich 3 lat* doświadczenie zawodowe na stanowisku administratora systemów informatycznych. W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez wskazaną przez wykonawcę osobę, o której mowa powyżej wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany ww. osoby. *okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert Zamawiający nie dopuszcza, aby jedna osoba pełniła więcej niż jedną z ww. funkcji.