Kompleksowa organizacja i obsługa techniczna dwudniowych warsztatów dniach 9-10 czerwca 2026 r.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa techniczna dwudniowych warsztatów roboczych Zespołu Beneficjenta w ramach zadania pn. „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, w dniach 9 - 10 czerwca 2026 r., zwanych dalej „Warsztatami”. W Warsztatach weźmie udział minimalnie 70 osób a maksymalnie 100 osób z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników Warsztatów zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe, liczone przed terminem Warsztatów. Miejsce organizacji Warsztatów oraz usług powiązanych z nimi powinno znajdować się w obiekcie lub ośrodku przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjno‑szkoleniowych i cateringowych, wyposażonym w bazę noclegową oraz infrastrukturę rekreacyjną, zwanym dalej “Obiektem”. Obiekt ten musi być położony w odległości do 165 km od adresu ul. Łukowska 2 w Białymstoku oraz do 100 km od adresu ul. Kolska 12 w Warszawie. Odległość będzie mierzona w linii prostej, przy użyciu funkcji ‘Zmierz odległość’ dostępnej w serwisie Google Maps. Standard Obiektu nie może być niższy niż standard trzygwiazdkowy. Wykonawca wskaże dokładne miejsce realizacji Warsztatów w złożonej ofercie w pkt

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

3. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 121 163,15 zł brutto.

4. Termin realizacji zamówienia:

1) Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia. Umowa zostaje zawarta na okres 3 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy, chyba że termin realizacji Warsztatów ulegnie zmianie zgodnie z pkt 3 poniżej – w takim przypadku Warsztaty nie mogą jednak odbyć się później niż do upływu 5 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy.

2) Wykonawca zobowiązuje się do realizacji i zapewnienia usług, o których mowa w § 1 umowy, odpowiednio w dniach realizacji Warsztatów tj.: w dniach 9 i 10 czerwca 2026 r.

3) Termin realizacji Warsztatów może ulec zmianie w przypadku wystąpienia czynników niezależnych od Zamawiającego, uniemożliwiających realizację Warsztatów w pierwotnie określonym terminie, o czym Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji przedmiotu umowy w nowym terminie, wskazanym przez Zamawiającego, bez dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zmiany terminu.

4) Usługi zostaną zrealizowane zgodnie z SOPZ oraz zgodnie z Ofertą Wykonawcy.

5) Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego w formie pisemnej o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na wykonanie przedmiotu umowy przez Wykonawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia ich zaistnienia. Jeżeli okoliczności, o których mowa powyżej, uniemożliwią Wykonawcy prawidłowe lub terminowe wykonanie przedmiotu Umowy, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym, niezależnie od innych uprawnień wynikających z umowy.

6) Za datę realizacji umowy uznaje się podpisanie przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń ostatniego z Warsztatów.

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

7. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp nie znajduje zastosowania.

8. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.

9. Zamawiający nie przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji.

10. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji ekonomicznej lub finansowej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Szczegółowe zapisy dot. udostępniania zasobów znajdują się w Rozdziale VII Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwanej dalej „SWZ”.

11. Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w realizacji zamówienia. Powierzenie realizacji części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za prawidłową realizację zamówienia. Szczegółowe zapisy dot. podwykonawstwa znajdują się w Rozdziale IX SWZ.