Świadczenie usług grupowego ubezpieczenia zdrowotnego pracowników Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk.

12.1. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, za pomocą Platformy Zakupowej Zamawiającego, która stanowi stronę internetową prowadzonego postępowania i na której będą udostępniane wszelkie informacje, dokumenty i wyjaśnienia związane z postępowaniem. Komunikacja odbywa się z uwzględnieniem wymogów dotyczących formy, ustanowionych poniżej.

12.2. Platforma Zakupowa Zamawiającego jest narzędziem do elektronicznej komunikacji pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą i dostępna jest pod adresem www.impan.eb2b.com.pl.

12.3. Proces rejestracji został opisany na Platformie Zakupowej Zamawiającego - link: www.impan.eb2b.com.pl/contractor-registration. Informacje tam zawarte stanowią dokument zamówienia.

12.4. Platformę Zakupową Zamawiającego przyjmuje się jako jedyne narzędzie do komunikacji. Zamawiający nie dopuszcza innej formy komunikacji, niż opisana w niniejszym punkcie.

12.5. Ofertę wykonawca przekazuje Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego, w ten sposób, że w zakładce “Załączniki” składa (załącza) wymagane dokumenty w formie elektronicznej, tj. opatrzone, pod rygorem nieważności, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

12.6. Szczegółowa Instrukcja składania Oferty za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego:

12.6.1. Zamawiający dopuszcza formaty przesyłanych danych określone w przepisach wskazanych w § 2 rozporządzenia w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji, w szczególności: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. Zaleca się sporządzenie oferty i innych dokumentów w formacie .pdf i opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAd ES lub podpisem zaufanym generowanym przez e PUAP.

12.6.2. Wykonawca podpisuje pod rygorem nieważności ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

12.6.3. Podpisany przez wykonawcę dokument elektroniczny zostanie automatycznie zaszyfrowany w momencie załączenia go przez wykonawcę na Platformie Zakupowej Zamawiającego w zakładce „Załączniki”. Wykonawca załącza dokumenty do danego postępowania, w którym ubiega się o udzielenie zamówienia.

12.6.4. Pliki załączone w ww. sposób przez wykonawcę na Platformie Zakupowej Zamawiającego i zapisane, nie są widoczne dla Zamawiającego, gdyż są w systemie jako zaszyfrowane. Możliwość otworzenia jakiegokolwiek pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

12.6.5. Po upływnie terminu otwarcia ofert Zamawiający samodzielnie za pomocą Platformy Zakupowej Zamawiającego odszyfruje załączone pliki.

12.6.6. Datą i godziną przesłania dokumentów jest chwila odbioru danych przez Platformę Zakupową Zamawiającego i stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

12.7. Wszelkie pozostałe dokumenty i oświadczenia oraz informacje, Zamawiający i wykonawcy będą sobie wzajemnie przekazywali za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego, w ten sposób, że w zakładce “Pytania/Informacje” złożą (załączą) wymagane dokumenty elektroniczne.

12.8. Dokumenty, oświadczenia i informacje przekazywane na Platformie Zakupowej Zamawiającego w zakładce “Pytania/Informacje” nie będą zaszyfrowane.

12.9. Zasady składania wszelkich dokumentów, oświadczeń i informacji nieopisane wyżej określa rozporządzenie w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/460 WE (RODO) informujemy, iż w przypadku uczestnictwa w procesie udzielania zamówień:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk, ul. Śniadeckich 8, 00-656 Warszawa, zarejestrowany w Rejestrze Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem rejestru RIN-III-19/98, NIP: 525-000-88-67; Regon: 000325860;

2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Instytucie Matematycznym Polskiej Akademii Nauk: iodo@impan.pl.

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego / realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora oraz realizacji umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;

4) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

a) przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – przez ten okres;

b) 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

c) realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – przez ten okres;

d) po zakończeniu realizacji umowy przez okres, w którym administrator będzie realizował cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, które są związane przedmiotowo z umową lub obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, takich jak: przepisy podatkowe, ubezpieczeń majątkowych, dochodzenie odszkodowań i likwidacji szkód, ochrony praw autorskich, ubezpieczeń społecznych, o zasobie archiwalnym.

5) Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom: a)-e) (treść ppkt. w SWZ)

6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, związany jest z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Regulaminu.

7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

8) Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9) Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

66512210-7 - Usługi dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego

85147000-1 - Usługi zdrowotne świadczone dla firm

85121200-5 - Specjalistyczne usługi medyczne

10.1. Na etapie składania ofert Zamawiający wymaga od wszystkich wykonawców przedłożenia oświadczenia aktualnego na dzień składania ofert o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ; ‘

10.2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 10.1. SWZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

10.3. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw do wykluczenia:

10.4. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy obejmują:

10.4.1. oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2019 r. poz. 369), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 8 do SWZ;

11.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

11.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt. 10.1. SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

11.3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

11.4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

11.5. Jeżeli oferta Wykonawców, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, została wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców