Organizacja konferencji pn. „Ciechocińska Solanka - prozdrowotne wody Pomorza i Kujaw”

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji pn. „Ciechocińska Solanka - prozdro-wotne wody Pomorza i Kujaw”, której celem jest promocja uzdrowiska Ciechocinek, w szczególności jego walorów prozdrowotnych, infrastruktury uzdrowiskowej oraz potencjału gospodarczego i naukowego. Przedmiotowe zadanie będzie realizowane w dniach 15-17 marca 2026 roku.

2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn. „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz roz-woju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 w ramach Działania 1.7: Działania na rzecz rozwoju RIS, w tym profesjonalizacja IOB, priorytetu 1: Fundusze Europejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu.

3. Ramowy harmonogram konferencji pn. „Ciechocińska Solanka - prozdrowotne wody Pomorza i Kujaw” jest zawarty w załączniku nr 8 do SWZ.

4. Niniejsze postępowanie dotyczy części większego Zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dal-szego podziału postepowania i składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. Ze względu na gru-pę docelową, do której skierowane wydarzenie, tożsamość usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym program, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonania podziału po-stępowania na części i tym samym wykonywania poszczególnych elementów konferencji przez różnych wy-konawców. Dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych nie znajduje uzasadnienia, gdyż w ocenie Zamawiającego wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami technicznymi i organizacyjnych oraz byłoby nieekonomiczne Zamówienia tego rodzaju, niezależnie od wartości, są z powodzeniem realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Ponadto ze względu na konieczność realizacji zadań w ściśle określonych ramach czasowych, konieczność zapewnienia sprawnej i efektywnej komunikacji jak również ograniczone możliwości kadrowe Zamawiającego w zakresie koordynacji i nadzoru kilku potencjalnych wykonawców, nie-zbędna jest realizacja zamówienia przez jeden podmiot. Jednocześnie wskazać należy, iż przyjęcie rozwiąza-nia kompleksowego tj. zamówienia niepodzielonego na części, korzystnie wpływa na cenę zamówienia, a także jego czas realizacji. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie, odpowiadające potrzebom Zamawiają-cego i zasadzie wydatkowania środków publicznych

5. Opis skrócony zamówienia: 1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług następująco: a) zorganizowanie konferencji, w oparciu o szczegółowy program konferencji przekazany przez Zamawia-jącego, bazujący na programie ramowym określony w ust. 2;b) świadczenie usług cateringowych podczas konferencji – zapewnienie przerw kawowych i obiadów w każdy z 2 dni konferencji dla 100 osób/dzień (w II i III dniu konferencji) oraz 2 śniadań dla 60 osób (w II i III dniu konferencji) i dla 15 osób w dniu 18. 03.2026r. oraz 1 bankietu dla 100 osób (w II dniu konfe-rencji);c) zapewnienie sali konferencyjnej na min. 100 osób z wyposażeniem w II i III dniu konferencji: krzesła, rzutnik multimedialny z ekranem, komputer, bezprzewodowy dostęp do Internetu sal dydaktycznych na obrady konferencyjne, mównicę;d) zapewnienie noclegu dla uczestników (pokoje jednoosobowe) w nocy z I na II dzień konferencji oraz z II na III dzień konferencji:- w terminie 15/16.

03.2026 – 60 pokoi;- w terminie 16/17.

03.2026 – 60 pokoi;- w terminie 17/18.

03.2026 – 15 pokoi.e) zapewnienie tłumacza symultanicznego języka angielskiego wraz z kabiną do tłumaczenia w II i III dniu konferencji;f) zapewnienie recepcji oraz szatni;g) zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla organizatorów, prelegentów i panelistów oraz uczestników konferencji;h) zapewnienie przestrzeni w holu głównym celem przygotowania stanowisk wystawienniczych/ promo-cyjnych firm i partnerów;i) zapewnienie zamykanego pomieszczenia organizacyjnego dla organizatorów;j) przekazania wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących realizacji działania, określonych i wymaganych przez Zamawiającego.2) Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania z noclegów w poszczególnych dobach, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 09 marca 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie kosztów noclegu/osobę. W celu kalkulacji oferty należy przyjąć maksymalną ilość planowanych osób nocujących w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy dodatkowo podać koszt noclegu za 1 dobę (brutto). W przypadku braku dysponowania odpowiednią ilo-ścią pokoi jednoosobowych Zmawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcą pokoi dwuosobo-wych do pojedynczego wykorzystania.3) W przypadku kosztów lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas bankietu, Wykonawca szacuje na podstawie wyżej wskazanych maksymalnych założeń w poszczególnych dniach. W formularzu oferty na-leży podać koszty jednostkowe poszczególnych usług za 1 osobę (brutto) dla: a) lunchu,b) przerwy kawowej,c) cateringu podczas bankietu w dniu 16. 03.2026r. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania lunchu, przerwy kawowej, ca-teringu podczas bankietu, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 09 marca 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas bankietu.4) Termin realizacji konferencji: 15-17 marca 2026r.5) Miejsce realizacji usługi: Miejscem realizacji zamówienia jest teren miasta Ciechocinek, w granicach administracyjnych miasta. Wykonawca w formularzu ofertowym wskazuje dokładny adres lokalizacji. Zamawiający wymaga, aby Wszystkie usługi objęte przedmiotem zamówienia, w szczególności:– zakwaterowanie,– sale konferencyjne,– usługi cateringowe,– przestrzenie wystawiennicze,były realizowane w jednej lokalizacji (jednym obiekcie lub jednym kompleksie obiek-tów) położonym na terenie miasta Ciechocinek.6) Liczba uczestników konferencji: 100 osób. 7) Usługa będzie realizowana stacjonarnie.

6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku 1 do SWZ - Szczegółowy opis przed-miotu zamówienia.

7. Zgodnie z art. 95 Pzp Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące zatrudniania przez Wykonaw-cę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495):1) Na podstawie stosunku pracy muszą być zatrudnione osoby wykonujące następujące czynności: re-cepcja. 2) Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95: Wykonawca przed podpisa-niem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie, że osoby uczestniczące w realizacji przedmiotu zamówienia, poza wskazanymi powyżej będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zarówno przez Wykonawcę jak i podwykonawcę. 3) Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: Uprawnienia i sankcje, o któ-rych mowa powyżej określone zostały we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ.

8. Oferowane, a następnie wykonywane usługi muszą spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w dokumentach zamówienia.

9. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wyko-nawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w oświadczeniu - załącznik nr 3 do SWZ Informacje dotyczące Wykonawcy, te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

Termin realizacji: od 2026-03-15 do 2026-03-17