Świadczenie usługi utrzymania i rozwoju Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Przedmiot zamówienia obejmuje:

a) Zamówienie podstawowe:

(1) Świadczenie usługi utrzymania Systemu SEOD, w tym przedłużenie wsparcia dla licencji Microsoft na okres 48 miesięcy.

(2) Świadczenie usługi rozwoju Systemu SEOD.

(3) Rozbudowę Systemu SEOD: i Dostarczenie nowego sprzętu z 48-miesięczną gwarancją oraz dodatkowego oprogramowania z 48-miesięcznym wsparciem. Wykaz sprzętu oraz oprogramowania zawiera „Wymagania dotyczące Rozbudowy Systemu SEOD” (załącznik nr 2d do swz). Szczegółowe wymagania dotyczące sprzętu i oprogramowania zostały określone w załączniku 2d do swz oraz w pkt 3 ppkt 1) w kol.3 oraz w pppkt 2) w kol.3 w załączniku nr 1a do swz „Formularz cenowy oraz parametry techniczne i funkcjonalności oferowanych serwerów i oprogramowania”. Zasady gwarancji określone zostały w załączniku 2a do swz. ii Instalacje, podłączenie i konfiguracje dostarczonego sprzętu i oprogramowania, o których mowa w ppkt i. iii Aktualizacje oprogramowania systemowego / firmware (jeżeli wymagane). iv Przeprowadzenie testów poprawności działania Systemu SEOD. v Przygotowanie i przekazanie technicznej dokumentacji powdrożeniowej.

b) Opcję – rozszerzenie dostępu do systemu SEOD dla maksymalnie 500 nowych użytkowników wraz z ich Usługami utrzymania.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem strona internetowa

2. Po wyborze oferty najkorzystniejszej w zakresie formalnych uzgodnień dotyczących zawarcia umowy Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pośrednictwem poczty e-mail. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. 3 Szczegółowe informacje dotyczące komunikacji między Zamawiającym a wykonawcami oraz sposób przygotowania oferty zostały opisane w swz zamieszczonej na stronie internetowej prowadzonego postępowania wskazanej w pkt 5.1.11 Ogłoszenia.

4. Zamawiający w toku prowadzenia postępowania zastosuje procedurę określoną w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w całości lub części zamówienia nie zostały mu przyznane, zgodnie z art. 257 ustawy Pzp.

6. Od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza , wymagane będzie wniesienie przed zawarciem umowy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości i warunkach określonych odpowiednio we „Wzorze umowy" załącznik do swz

7. Klazula RODO w swz

8. Dodatkowa informacja do pkt 5.1.12 Ogłoszenia: Wykonawcy będą związani ofertą do dnia 4.10.2026 , przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.

1. Do oferty należy złożyć:

a) Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w zdaniu pierwszym, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

b) Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego - jeżeli dotyczy.

c) Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt a) Ogłoszenia.

f) Postanowienia pkt a),

c) stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Postanowienia pkt a),

c) stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.

e) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, o którym mowa w pkt 7 ppkt 4) swz - jeżeli dotyczy.

f) Oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej, jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o którym mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy.

g) JEDZ – zgodnie z pkt 9 swz.

h) Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia zgodnie z pkt 8 ppkt 3)

i) Oświadczenie, o którym mowa w pkt 3 ppkt 9 lit. b) swz .

2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

a) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego − sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem − w zakresie:

(1) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

(2) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego.

b) Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej .

c) Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

d) Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:

(1) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,

(2) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

(3) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji;

(4) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy e) Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów ─ oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy .

f) Wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami ;

g) Oświadczenie o aktualności informacji o braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w pkt 8 ppkt 2) i pkt 8 ppkt 3) swz. Oświadczenia powinny zostać złożone w formie elektronicznej, tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym .

4) Gdy Wykonawca polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy składa w trybie i terminie określonym w pkt 3 Ogłoszenia dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt 2 ppkt a), c), d),

g) Ogłoszenia dotyczące tych podmiotów.

5) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (dotyczy również wspólników w spółkach cywilnych) każdy z tych wykonawców składa w trybie i terminie określonym w pkt 3 Ogłoszenia dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt pkt 2 ppkt a) - d),

g) Ogłoszenia.

6) Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz usług, o którym mowa w pkt 2 ppkt e) Ogłoszenia, dotyczy usług, w których wykonaniu ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

7) W przypadku Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej dokumenty, które należy złożyć zostały określone w swz.

Przedmiot zamówienia obejmuje:

a) Zamówienie podstawowe:

(1) Świadczenie usługi utrzymania Systemu SEOD, w tym przedłużenie wsparcia dla licencji Microsoft na okres 48 miesięcy.

(2) Świadczenie usługi rozwoju Systemu SEOD.

(3) Rozbudowę Systemu SEOD: i Dostarczenie nowego sprzętu z 48-miesięczną gwarancją oraz dodatkowego oprogramowania z 48-miesięcznym wsparciem. Wykaz sprzętu oraz oprogramowania zawiera „Wymagania dotyczące Rozbudowy Systemu SEOD” (załącznik nr 2d do swz). Szczegółowe wymagania dotyczące sprzętu i oprogramowania zostały określone w załączniku 2d do swz oraz w pkt 3 ppkt 1) w kol.3 oraz w pppkt 2) w kol.3 w załączniku nr 1a do swz „Formularz cenowy oraz parametry techniczne i funkcjonalności oferowanych serwerów i oprogramowania”. Zasady gwarancji określone zostały w załączniku 2a do swz. ii Instalacje, podłączenie i konfiguracje dostarczonego sprzętu i oprogramowania, o których mowa w ppkt i. iii Aktualizacje oprogramowania systemowego / firmware (jeżeli wymagane). iv Przeprowadzenie testów poprawności działania Systemu SEOD. v Przygotowanie i przekazanie technicznej dokumentacji powdrożeniowej.

b) Opcję – rozszerzenie dostępu do systemu SEOD dla maksymalnie 500 nowych użytkowników wraz z ich Usługami utrzymania.

Przedmiot zamówienia będzie wykonany w następujących terminach:

1) Świadczenie usługi utrzymania Systemu SEOD przez 48 miesięcy od dnia 06.11.2026 r., w tym przedłużenie wsparcia dla licencji Microsoft na 48 miesięcy od dnia 06.11.2026 r.

2) Świadczenie usługi rozwoju Systemu SEOD przez 48 miesięcy od dnia 06.11.2026 r.

3) Dostarczenie sprzętu i oprogramowania, o którym mowa w pkt 4 w ppkt 2) w ppkt (3) i swz, w terminie 150 dni rozpoczęcia świadczenia Usług utrzymania .

4) Instalacja, podłączenie i konfiguracja dostarczonego sprzętu i oprogramowania, o których mowa w pkt 3), aktualizacje oprogramowania systemowego/ firmware, przeprowadzenie testów poprawności Systemu SEOD oraz przygotowanie i przekazanie technicznej dokumentacji powdrożeniowej - w terminie 30 dni od terminu dostawy.

5) Opcja – na podstawie zamówienia w terminie 5 dni od jego złożenia, przy czym pierwsze zamówienie może zostać przekazane nie wcześniej niż od dnia rozpoczęcia świadczenia Usług utrzymania. Ostatnie zamówienie Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 30 dni przed dniem zakończenia umowy. Usługi utrzymania Opcji zakończy się wraz z zakończeniem Usług utrzymania Systemu SEOD.

1 . O udział w postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj., Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, co najmniej dwie usługi utrzymania i rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów, z których każda dotyczyła systemu obsługującego co najmniej 1000 użytkowników i trwała co najmniej 12 miesięcy. W przypadku wykazania się przez Wykonawcę doświadczeniem w zakresie usługi wykonywanej (będącej w trakcie realizacji), Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert część usługi spełnia warunek udziału w postępowaniu, tj. wykonana część usługi trwała co najmniej 12 miesięcy i dotyczyła systemu obsługującego co najmniej 1000 użytkowników.

2. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w pkt 1 może w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do niniejszego zamówienia lub jego części polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.

3. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Ponadto Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, wskaże tą informację w JEDZ (część II sekcja C). Brak powołania się na zasoby podmiotu udostępniającego w dniu składania ofert uniemożliwi późniejsze powołanie się na te zasoby i konieczność samodzielnego wykazania warunku doświadczenia (art. 123 ustawy Pzp).

1) O udział w postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują lub będą dysponować w czasie realizacji przedmiotu zamówienia zespołem, w skład którego będą wchodzić co najmniej:

(1) jedna osoba, która w ostatnich 3 latach licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, kierowała przez co najmniej 12 miesięcy co najmniej jednym projektem utrzymania i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją obsługującym co najmniej 1000 użytkowników;

(2) jedna osoba, która w ostatnich 3 latach licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła rolę programisty w co najmniej jednym projekcie informatycznym zrealizowanym z wykorzystaniem technologii ASP. Net oraz w co najmniej jednym projekcie informatycznym zrealizowanym z wykorzystaniem MS SQL. Zamawiający dopuszcza wykazanie się jednym projektem informatycznym zrealizowanym z wykorzystaniem technologii ASP. Net oraz z wykorzystaniem MS SQL. d) Osoby, o których mowa w pkt 1), będą realizowały przedmiot zamówienia. Zamawiający dopuszcza spełnienie warunku określonego w pkt 1 ppkt (1) i (2) przez jedną osobę.

2) Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w pkt 1 może w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do niniejszego zamówienia lub jego części polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.

3) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Ponadto Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, wskaże tą informację w JEDZ (część II sekcja C). Brak powołania się na zasoby podmiotu udostępniającego w dniu składania ofert uniemożliwi późniejsze powołanie się na te zasoby i konieczność samodzielnego wykazania warunku doświadczenia (art. 123 ustawy Pzp).

We „Wzorze umowy” stanowiącym załącznik do swz zostały określone zasady płatności, sposób naliczenia kar umownych za brak wywiązywania się przez Wykonawcę ze zobowiązań oraz zasady, na jakich możliwe będzie wprowadzenie zmian do zawartej umowy.

2. Zgodnie z art. 455 ust.1 ustawy Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy w przypadkach określonych we „Wzorze umowy”.

3. Przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest złożyć dokumenty określone w pkt 17) swz oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości określonej w Wzorze umowy

1. Do niniejszego postępowania mają zastosowanie środki ochrony prawnej wymienione w dziale IX ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przekazane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo w terminie 15 dni - jeżeli zostały przekazane w inny sposób.

3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

4. Odwołanie w innym przypadku niż określone w pkt 2 i 3 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

5. Jeżeli Zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 5.1. 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; 5.2. 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

6. Od orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienia Prezesa Izby stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje – w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej lub postanowienia Prezesa Izby - skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych