Rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych

1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych.

2. Zamówienie obejmuje sukcesywną kompleksową rezerwację i zakup biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego tj. w klasie biznes i w klasie ekonomicznej na trasach krajowych i zagranicznych, przewoźników zrzeszonych w IATA (International Air Transport Association) lub posiadających status agenta (autoryzację) IATA, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych (LCA).

3. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta, w tym:

a) wyznaczenia stałych pracowników do kompleksowej obsługi Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia (kontakt telefoniczny, e-mail oraz w innej uzgodnionej formie) co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 18:00 (osoby wyznaczone do stałej współpracy z Zamawiającym),

b) świadczenia 24-godzinnego serwisu polskojęzycznego umożliwiającego rezerwację, wykup oraz zmianę dotychczasowych rezerwacji poza godzinami pracy biura za pomocą telefonu oraz drogą elektroniczną (e-mail).

4. Wykonawca zobowiązany będzie również do zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi - Helpdesku (7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, połączenia krajowe i zagraniczne) dla osoby podróżującej, w języku polskim, obsługiwanego przez osobę posiadającą dostęp do systemu rezerwacyjnego i wystawionych biletów.

5. Szczegółowy zakres czynności, do których będzie zobowiązany Wykonawca zawarty został w rozdziale III SWZ.

6. Zamawiający wymaga, aby podczas realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca używał (w szczególności do wystawiania biletów lotniczych) systemu dystrybucji GDS.

7. W celu ułatwienia przygotowania oferty, w tym oszacowania ceny oferty Zamawiający wskazuje w Załączniku nr 7 do SWZ kierunki i ilości połączeń lotniczych realizowanych na przestrzeni 2022-2025 r. Zamawiający zastrzega, że ilość i kierunki lotów wynikające z niniejszego zamówienia mogą ulec zmianie. Dokonanie zakupu mniejszej ilości biletów nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty za niezrealizowany zakres zamówienia.

8. Zamawiający informuje, że zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 2. 000.000,00 zł (maksymalna wartość umowy). W przypadku przekroczenia tej kwoty umowa w sprawie zamówienia publicznego wygaśnie, nawet przed upływem terminu, na jaki została zawarta.

9. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia wielkości zamówienia, nie więcej jednak niż do 60% wartości umowy, o której mowa w ust. 8 powyżej.

10. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia minimum 2 osoby, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym (nie więcej jednak niż 3 osoby).

11. Zamawiający wymaga by, w okresie obowiązywania umowy, osoby wyznaczone do stałej współpracy z Zamawiającym pozostawały zatrudnione na cały etat na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). W przypadku wskazania więcej niż 2 osób, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym, wymiar zatrudnienia może być niższy niż cały etat, pod warunkiem, że łączny wymiar zatrudnienia tych osób będzie odpowiadał co najmniej dwóm pełnym etatom.

12. Kontakt z wyznaczonymi osobami będzie zapewniony przez dwie niezależne linie telefoniczne oraz dwa niezależne adresy email, a także w innej uzgodnionej formie.