Kompleksowe świadczenie usług organizacji udziału Województwa Śląskiego w wydarzeniach: Japan IT Week, GITEX Africa

1. Zamawiający przewiduje odwróconą kolejność oceny ofert zgodnie z art. 139 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) zwanej dalej ustawą Pzp.

2. Ofertę należy sporządzić dokładnie według załączonego do Specyfikacji Warunków Zamówienia (w skrócie: SWZ) formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ lub na nim. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu po upływie terminu składania ofert.

3. Oferta oraz wszystkie wymagane dokumenty składane przez Wykonawcę w toku postępowania winny być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy wynikającą z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy lub prawidłowo sporządzonego pełnomocnictwa.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcja, spółki cywilne) – winni oni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

5. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym), w języku polskim, zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami zamówienia. Nie dopuszcza się składania oferty w innym języku. Wszelkie dokumenty sporządzone w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski.

6. Ofertę wraz z załącznikami należy przekazać za pośrednictwem Platformy dostępnej pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl.

7. Wraz z ofertą należy złożyć: a) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), które stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, wskazane w pkt 2.1.6 niniejszego ogłoszenia;

c) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp;

d) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru;

e) pełnomocnictwa - jeśli dotyczy.

8. W celu jednoznacznej identyfikacji położenia i standardu hotelu w trakcie pobytu na targach, Wykonawca zobowiązany jest podać dla każdej z części w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, pełne dane umożliwiające identyfikację położenia i standardu hotelu w trakcie pobytu na targach, tj. jego nazwę oraz adres.

9. W przypadku, gdy Wykonawca nie poda w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, pełnych danych umożliwiających identyfikację położenia i standardu hotelu w trakcie pobytu na targach, tj. nazwy oraz adresu, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona

10. W celu jednoznacznej identyfikacji czasu przelotu na targi, Wykonawca zobowiązany jest podać dla każdej z części w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, pełne dane umożliwiające identyfikację czasu przelotu na targi tj. datę wylotu na targi, dane przewoźnika /przewoźników, numer rejsu/rejsów oraz datę wylotu z targów, dane przewoźnika /przewoźników, numer rejsu/rejsów.

11. W przypadku, gdy Wykonawca nie poda pełnych danych umożliwiających identyfikację dla każdej części w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, czasu przelotu na targi tj. pełnych danych datę wylotu na targi, dane przewoźnika /przewoźników, numer rejsu/rejsów oraz datę wylotu z targów, dane przewoźnika /przewoźników, numer rejsu/rejsów, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.

12. Szczegółowy opis sposobu przygotowywania oferty znajduje się w rozdziale IX SWZ.

13. Zamawiający wymaga, aby w razie konieczności dedykowany autobus lub minibus oraz pokoje hotelowe spełniały standardy zapewniające dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie zgodnym z art. 6 ustawy z dnia 19 lica 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

14. Zgodnie z zapisami OPZ Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu folderu dokumentacji w wersji elektronicznej: w formacie plików do edycji WORD (doc./ docx. lub xls) i PDF, dostępnych dla osób z niepełnosprawnościami, zgodnie ze standardem WCAG 2.1 na poziomie AA, z przeznaczeniem do publikacji na stronach internetowych - dotyczy części I i II.

15. Zamawiający, w odniesieniu do wszystkich części zamówienia, zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę, bez udziału podwykonawcy, kluczowej części zamówienia, tj. zapewnienia usługi opiekuna/koordynatora grupy podczas całego wyjazdu, będącego pracownikiem Wykonawcy zatrudnionym na umowę o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Obowiązek ten nie dotyczy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub samozatrudnienie. Zasady świadczenia usługi przez opiekuna/koordynatora grupy opisane zostały w OPZ (załączniki nr 3a i 3b do SWZ) oraz w PPU (załączniki nr 2a, 2b do SWZ).

16. Strona internetowa prowadzonego postępowania oraz na której będą zamieszczane zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem: https://bip.slaskie.pl/ogloszenia_i_aktualnosci/zamowienia_publiczne/zamowienia_wszczete_od_dnia_01012021_r/zamowienia_powyzej_kwot_unijnych/?p=2026%5EPrzetarg+nieograniczony%5Eaktualne

1. Sposób obliczenia ceny - znajduje się w rozdziale XI SWZ, w którym przedstawiono obowiązujące zasady dla poszczególnych części zamówienia.

2. Zamawiający nie przewiduje podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy Pzp.

3. Zamawiający nie przewiduje warunków udziału w postępowaniu.

4. Zamawiający nie przewiduje złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

5. Zamawiający nie przewiduje wniesienia wadium.

6. Zamawiający nie przewiduje zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

7. Zamawiający przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp – czynności niezbędne do realizacji zamówienia, których dotyczą wymagania zostały uwzględnione w § 10 projektowanych postanowień umowy, 8. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych przed wszczęciem postępowania.

9. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert zgodnie z częściami, wskazanymi w rozdziale III SWZ.

10. Wykonawca może złożyć ofertę na dowolną wybraną część zamówienia lub na dwie części zamówienia.

11. Zamawiający nie ogranicza liczby części, którą można udzielić jednemu Wykonawcy.

1. Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowe świadczenie usług organizacji udziału Województwa Śląskiego w wydarzeniach: Japan IT Week, GITEX Africa” w podziale na dwie części: Część I – Kompleksowe świadczenie usług organizacji udziału województwa śląskiego w wydarzeniu Japan IT Week odbywającym się w dniach 8-10.04.2026 r. w Tokio (Japonia).

2. Opis przedmiotu zamówienia (w skrócie: OPZ) stanowi Załącznik nr 3a do SWZ/Załącznik nr 1a do projektowanych postanowień umowy.

3. Projektowane postanowienia umowy (w skrócie: PPU) w sprawie powyższego zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy znajdują się w Załączniku nr 2a do SWZ.

4. Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=slaskie&USER_MENU_HOVER=publicFilesList

1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania:

1.1. Część I - przedmiot umowy zostanie zrealizowany od dnia zawarcia umowy do dnia 22 kwietnia 2026 r.

1.2. Targi Japan IT Week odbywają się w dniach 8-10 kwietnia 2026 r.

1.3. Planowy przylot grupy do Tokio musi nastąpić nie później niż do godz. 20:00 na dwa dni przed rozpoczęciem targów Japan IT Week tj. 6 kwietnia 2026 r., a wylot z Tokio nie wcześniej niż o godz. 12:00 następnego dnia po zakończeniu targów Japan IT Week, jednak nie później niż 12 kwietnia 2026 r.

2. Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia w szczególności podstawy wykluczenia, wykaz podmiotowych środków dowodowych oraz informacje na temat formy składanych dokumentów znajduje się w SWZ.

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Odwołanie przysługuje na:

3.1. niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienia umowy;

3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp. 3.3. zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.

5. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

6. Terminy składania odwołań wskazane zostały w art. 515 dział IX Środki ochrony prawnej ustawy Pzp.

7. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Izby.

8. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określa Dział IX ustawy Pzp.

1. Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowe świadczenie usług organizacji udziału Województwa Śląskiego w wydarzeniach: Japan IT Week, GITEX Africa” w podziale na dwie części: Część II – Kompleksowe świadczenie usług organizacji udziału województwa śląskiego w wydarzeniu Targi GITEX AFRICA 2026 odbywającym się w dniach 7-9 kwietnia 2026 r. w Marrakeszu (Maroko).

2. Opis przedmiotu zamówienia (w skrócie: OPZ) stanowi Załącznik nr 3b do SWZ/Załącznik nr 1b do projektowanych postanowień umowy.

3. Projektowane postanowienia umowy (w skrócie: PPU) w sprawie powyższego zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy znajdują się w Załączniku nr 2b do SWZ.

4. Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=slaskie&USER_MENU_HOVER=publicFilesList

1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania:

1.1. Część I - przedmiot umowy zostanie zrealizowany od dnia zawarcia umowy do dnia 19 kwietnia 2026 r.

1.2. Targi GITEX AFRICA 2026 odbywają się w terminie 7-9 kwietnia 2026 r.

1.3. Planowy przylot grupy do Marrakeszu musi nastąpić nie później niż do godz. 12.00 na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia GITEX AFRICA 2026 tj. 6 kwietnia 2026 r., a wylot z Marrakeszu nie wcześniej niż o godz. 12:00 następnego dnia po zakończeniu wydarzenia GITEX AFRICA 2026.

2. Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia w szczególności podstawy wykluczenia, wykaz podmiotowych środków dowodowych oraz informacje na temat formy składanych dokumentów znajduje się w SWZ.

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Odwołanie przysługuje na:

3.1. niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienia umowy;

3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp. 3.3. zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.

5. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

6. Terminy składania odwołań wskazane zostały w art. 515 dział IX Środki ochrony prawnej ustawy Pzp.

7. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Izby.

8. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określa Dział IX ustawy Pzp.