DZP.261.5.2026 - Organizacja Europejskiego Forum Młodych Liderów w Gdyni.

1. Zamówienie podzielone jest na dwie części. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawcy mogą składać ofertę na dowolną liczbę części.

2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć Formularz oferty, sporządzony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej według, wzoru stanowiącego Załącznikiem nr 5 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:

1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;

2) formularz cenowy – dla części 1: Załącznik nr 5a do SWZ, dla części 2: Załącznik nr 5b do SWZ. Brak złożenia formularza cenowego skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 u Pzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

3) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - w przypadku polegania Wykonawcy na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy).

4) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiotu udostępniającego zasoby, chyba że umocowanie do reprezentacji wynika z wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Pełnomocnictwo musi być złożone w oryginale w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza).

5) oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 117 ust. 4 u Pzp, złożone w Formularzu ofertowym; Przedmiotowe środki dowodowe (dotyczy części 1):

6) projekt koncepcji graficznej wydarzenia do oceny w ramach kryteriów oceny ofert opisanych w Rozdziale XIX SWZ w formie tam opisanej.

7) portfolio zrealizowanych materiałów (konferencji online/transmisji on-line) przez osobę wyznaczoną do realizacji zamówienia do oceny w ramach kryteriów oceny ofert opisanych w Rozdziale XIX SWZ w formie tam opisanej. Uwaga! Zgodnie z art. 107 ust. 3 p.z.p. w związku z art. 107 ust. 2 p.z.p., jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający nie wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, a złożona oferta bez kompletnych środków dowodowych podlegać będzie odrzuceniu zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. c) PZP. Wykonawca może złożyć tylko jedną wersję każdego z przedmiotowych środków dowodowych. W przypadku złożenia większej ilości oferta Wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu ze względu na jej niezgodność z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) PZP. Koncepcję graficzną wydarzenia również należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym Wykonawcy (zgodnie z treścią rozdziału XIII pkt. 3 SWZ).

3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.

4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 3 pkt 3), potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą (jeżeli dotyczy).

5. Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy zamieszczonych w załącznikach do SWZ, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy.

6. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym – tylko za pośrednictwem Platformy prowadzonej w ramach Marketplanet One Place, dostępnej pod adresem: https://frse.ezamawiajacy.pl.

7. Zamówienie finansowane jest ze środków budżetu projektowego TCA2025 programu Erasmus+ Młodzież i budżetu projektowego NET2025 programu Europejski Korpus Solidarności.

8. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia podobnego, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 u Pzp dla każdej części zamówienia:

9. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy. Przedmiotem zamówień będą usługi podobne do usług wymaganych w danej części zamówienia dla której zamówienie podobne zostanie uruchomione. W takim przypadku Zmawiający udzieli zamówienia po negocjacjach z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie podstawowe.

10. Dla zamówień podobnych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Umowy dotyczące, w szczególności postanowienia określające warunki i sposób zapłaty wynagrodzenia. Ceny jednostkowe za realizacji zleceń, sposób i termin ich realizacji, a także postanowienia dotyczące kar umownych i inne istotne elementy umowy będą przedmiotem negocjacji z Wykonawcą, któremu zamówienie podobne może być udzielone.

11. Całkowita wartość zamówienia podobnego w części 1 i 2 nie przekroczy 100% szacowanej wartości zamówienia podstawowego. //WARUNKI// O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: Dotyczy części 1: Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu, jeżeli:

- wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej 2 usługi polegające na organizacji (opracowanie scenografii, wyposażenie przestrzeni, nagłośnienie, oświetlenie, streaming) oraz obsłudze podczas wydarzenia (np. spotkania/ konferencji/ seminarium/ kongresu) dla min. 80 uczestników*, o wartości min. 113 655,00 zł brutto każda. W przypadku usług okresowych lub ciągłych Wykonawca musi wykazać, że do dnia złożenia oferty wykonał część usługi o wartości nie mniejszej niż 113 655,00 zł brutto. W przypadku wykazania przez Wykonawcę usług powtarzających się lub ciągłych, przedmiot oraz wartość zrealizowanych usług na dzień składania ofert musi osiągnąć minimalną wartość, o której mowa w warunku udziału w postępowaniu określonym powyżej. Jeżeli wartość wykonanych usług została wyrażona w walucie innej niż złoty, Wykonawca przeliczy jej wartość według średniego kursu walut NBP, ogłoszonego dla danej waluty w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli w tym dniu nie ogłoszono takiego kursu, zastosowanie znajdzie kurs średni walut NBP ogłoszony dla danej waluty w najbliższym dniu poprzedzającym dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie zamówień publicznych. * liczba dotyczy ogólnej planowanej/przewidywanej liczby uczestników przez zamawiającego podczas danego wydarzenia (zgodnie z programem/ agendą merytoryczną/ opisem przedmiotu zamówienia). Dotyczy części 2: Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował obiektem hotelowym lub dwoma obiektami hotelowymi:

- świadczącym/i usługi konferencyjne, hotelarskie i gastronomiczne, położony/e w Gdyni w odległości nie większej niż w promieniu 2 km od Gdyńskiego Centrum Filmowego, znajdującego się na placu Grunwaldzkim 2, 81-372 Gdynia. Zaproponowany obiekt lub dwa obiekty łącznie zapewni/ą zakwaterowanie dla 160 osób zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia;

- o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym (w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2166). //ZMIANY UMOWY//: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w u Pzp. oraz wskazanym w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2a do SWZ (dla części 2) oraz Załącznik nr 2b (dla części 2). //INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA (SPÓŁKI CYWILNE/ KONSORCJA)// Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Patrz: rozdział XII treści SWZ. //Zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie jest wymagane//. //Wadium nie jest wymagane//. //Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczek//. //Termin związania ofertą//: Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej z wynajęciem sal konferencyjnych w Gdyni na potrzeby wydarzenia Europejskie Forum Młodych Liderów w dniach 27-30 kwietnia 2026 r. obejmujące w szczególności:

• zapewnienie zakwaterowania uczestników,

• zapewnienie wyżywienia: śniadań, lunchów/obiadów, kolacji,

• zapewnienie przerw kawowych,

• zapewnienie sal konferencyjnych oraz wyposażenia,

• zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej i sprzątającej,

• zapewnienie miejsc parkingowych (zgodnie z wymaganiami Zamawiającego). Wszystkie usługi: zakwaterowanie, wyżywienie oraz sale konferencyjne muszą być realizowane w jednym obiekcie. //Termin i ramowy zakres realizacji// 1. Usługa realizowana będzie w terminie 27–29 kwietnia 2026 r. (2 noclegi). Zamawiający dopuszcza zmianę terminu wydarzenia w czasie trwania umowy – zgodnie z zapisami projektowanych postanowień umowy. 2. Umowa będzie obowiązywała przez 6 miesięcy od dnia podpisania umowy. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 1 stanowi załącznik 1a do SWZ.

1. Zamawiający w sekcji "Procedura", "informacje ogólne" (2.1.4.) zmienił informację o warunkach udziału w postępowaniu dla Części 2.

2. Zamawiający zmienił termin składania ofert na 18 lutego 2026 r. godz. 11.00 oraz termin otwarcia ofert na 18 lutego 2026 r. o godz. 11.30.