Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025

1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025. Na świadczenia składać się będą zapewnienie przez Wykonawcę:

1) Przestrzeni konferencyjnej wraz z niezbędnym zapleczem organizacyjnym dla maks. 220 osób, zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”.

2) Usługa hotelowa (1/2 grudnia 2025 r.) tj. zakwaterowanie na jedną dobę z 1.12.2025 r. na 2.12.2025 r.; do pięciu pokoi jednoosobowych z łazienkami oraz ze śniadaniem, wymagany standard hotelu minimum 3*.

3) Miejsca na recepcję „Kongresu OSE 2025” oraz sali służącej jako zaplecze dla organizatorów, opis wymagań znajduje się w Rozdziale V pt.: „Dodatkowe wymagania organizacyjne”.

4) Przygotowania akcesoriów konferencyjnych wraz z ich wizualizacją, konfekcjonowaniem i transportem (dostawą). Opis wymagań znajduje się w Rozdziale VI pt.: „Wymagania dotyczące akcesoriów konferencyjnych”.

5) Usługi cateringowej dla Uczestników „Kongresu OSE 2025”, o której mowa w Rozdziale VII pt.: „Obsługa cateringowa”.

6) Do 20 miejsc parkingowych w miejscu, w którym organizowany będzie „Kongres OSE 2025”.

7) Usługi technicznej w postaci sieci działającej w niezakłócony sposób, której szczegółowy zapis znajduje się w Rozdziale VIII pt.: „Dodatkowe wymagania techniczne (szczegółowe wymagania dotyczące zapewnienia łączności z siecią internet)”.

8) Przygotowania projektów i produkcji materiałów brandingowych, tj. do dwóch ścianek dwustronnych o aluminiowej konstrukcji i wymiarach 300x230, łatwych w montażu, które będą umieszczone w przestrzeni wydarzenia. Szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale IX pt. „Wymagania dotyczące materiałów graficznych i brandingowych oraz oznakowania przestrzeni ”.

9) Zrealizowania transmisji online wydarzenia na kanale otwartym/kanałach otwartych Zamawiającego. W trakcie transmisji Wykonawca zapewni, zgodnie z wymogami WCAG, tłumaczy migowych. Scenariusz realizacji transmisji zostanie opracowany po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Więcej w Rozdziale X pt.: „Transmisja online”.

10) Oprawy wizualnej i dźwiękowej „Kongresu OSE 2025”, o których mowa w Rozdziale XI pt.: „Oprawa wizualna i dźwiękowa”.

11) Pełnej obsługi technicznej, merytorycznej oraz client service podczas realizacji wydarzenia.

12) Personelu biorącego udział w wydarzeniu tj.: Prowadzącego/Prowadzącej „Kongres OSE 2025”; promotorów (powinni oni mieć element stroju z widocznym oznakowaniem Zamawiającego oraz pełnić rolę informatorów dla Uczestników wydarzenia przez cały czas jego trwania). Prelegentów „Kongresu OSE 2025” zapewnia Zamawiający. Informacje o personelu znajdują się w Rozdziale XII pt.: „Obsługa personelu”.

13) Usługi makijażu i fryzjera dla prelegentów „Kongresu OSE 2025” i Prowadzącego/Prowadzącej.

14) Imiennych certyfikatów w formacie pdf dla stacjonarnych Uczestników wydarzenia. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego listę osób, dla których przygotuje certyfikaty.

15) Dokumentacji filmowej i fotograficznej wydarzenia. Informacje w tym zakresie znajdują się w Rozdziale XIV pt.: „Dokumentacja filmowa i fotograficzna”.

16) Wykonawca ma za zadanie umieszczać wskazane logotypy w wersji full color na wszystkich materiałach, w tym również na gadżetach wchodzących w skład realizacji „Kongresu OSE 2025” . Pliki z logotypami w wymaganych formatach zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy.

2. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.: -propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składana prezentacja na potrzeby oceny w kryterium „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlega uzupełnieniu.

3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia; pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ oraz Załączniku do SOPZ - KV.

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami oceny ofert i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tych kryteriów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

1. Postępowanie jest na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro na podstawie art. 359 pkt 1) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320), zwanej dalej ustawą Pzp.

2. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.

3. Zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 300 000.00 złotych brutto.

4. Na podstawie art. 310 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.

5. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy PZp.

1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025. Na świadczenia składać się będą zapewnienie przez Wykonawcę:

1) Przestrzeni konferencyjnej wraz z niezbędnym zapleczem organizacyjnym dla maks. 220 osób, zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”.

2) Usługa hotelowa (1/2 grudnia 2025 r.) tj. zakwaterowanie na jedną dobę z 1.12.2025 r. na 2.12.2025 r.; do pięciu pokoi jednoosobowych z łazienkami oraz ze śniadaniem, wymagany standard hotelu minimum 3*.

3) Miejsca na recepcję „Kongresu OSE 2025” oraz sali służącej jako zaplecze dla organizatorów, opis wymagań znajduje się w Rozdziale V pt.: „Dodatkowe wymagania organizacyjne”.

4) Przygotowania akcesoriów konferencyjnych wraz z ich wizualizacją, konfekcjonowaniem i transportem (dostawą). Opis wymagań znajduje się w Rozdziale VI pt.: „Wymagania dotyczące akcesoriów konferencyjnych”.

5) Usługi cateringowej dla Uczestników „Kongresu OSE 2025”, o której mowa w Rozdziale VII pt.: „Obsługa cateringowa”.

6) Do 20 miejsc parkingowych w miejscu, w którym organizowany będzie „Kongres OSE 2025”.

7) Usługi technicznej w postaci sieci działającej w niezakłócony sposób, której szczegółowy zapis znajduje się w Rozdziale VIII pt.: „Dodatkowe wymagania techniczne (szczegółowe wymagania dotyczące zapewnienia łączności z siecią internet)”.

8) Przygotowania projektów i produkcji materiałów brandingowych, tj. do dwóch ścianek dwustronnych o aluminiowej konstrukcji i wymiarach 300x230, łatwych w montażu, które będą umieszczone w przestrzeni wydarzenia. Szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale IX pt. „Wymagania dotyczące materiałów graficznych i brandingowych oraz oznakowania przestrzeni ”.

9) Zrealizowania transmisji online wydarzenia na kanale otwartym/kanałach otwartych Zamawiającego. W trakcie transmisji Wykonawca zapewni, zgodnie z wymogami WCAG, tłumaczy migowych. Scenariusz realizacji transmisji zostanie opracowany po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Więcej w Rozdziale X pt.: „Transmisja online”.

10) Oprawy wizualnej i dźwiękowej „Kongresu OSE 2025”, o których mowa w Rozdziale XI pt.: „Oprawa wizualna i dźwiękowa”.

11) Pełnej obsługi technicznej, merytorycznej oraz client service podczas realizacji wydarzenia.

12) Personelu biorącego udział w wydarzeniu tj.: Prowadzącego/Prowadzącej „Kongres OSE 2025”; promotorów (powinni oni mieć element stroju z widocznym oznakowaniem Zamawiającego oraz pełnić rolę informatorów dla Uczestników wydarzenia przez cały czas jego trwania). Prelegentów „Kongresu OSE 2025” zapewnia Zamawiający. Informacje o personelu znajdują się w Rozdziale XII pt.: „Obsługa personelu”.

13) Usługi makijażu i fryzjera dla prelegentów „Kongresu OSE 2025” i Prowadzącego/Prowadzącej.

14) Imiennych certyfikatów w formacie pdf dla stacjonarnych Uczestników wydarzenia. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego listę osób, dla których przygotuje certyfikaty.

15) Dokumentacji filmowej i fotograficznej wydarzenia. Informacje w tym zakresie znajdują się w Rozdziale XIV pt.: „Dokumentacja filmowa i fotograficzna”.

16) Wykonawca ma za zadanie umieszczać wskazane logotypy w wersji full color na wszystkich materiałach, w tym również na gadżetach wchodzących w skład realizacji „Kongresu OSE 2025” . Pliki z logotypami w wymaganych formatach zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy.

2. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.: -propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składana prezentacja na potrzeby oceny w kryterium „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlega uzupełnieniu.

3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia; pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ oraz Załączniku do SOPZ - KV.

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami oceny ofert i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tych kryteriów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

W związku z ograniczeniami systemu e Notices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 10 stycznia 2026 r. Ofertę stanowi:

1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ),

2) Formularz Cenowy (Załącznik nr 3 do SWZ),

3) Wizualizacja w postaci prezentacji Wykonawcy na potrzeby oceny w ramach kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”, uwzględniającej elementy określone w Rozdziale IX ust. 3 SWZ UWAGA! Zamawiający informuje, że żąda złożenia wizualizacji akcesoriów konferencyjnych o której mowa powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży wizualizacji lub gdy wizualizacja nie będzie kompletna, Zamawiający nie będzie wzywał do jej złożenia, a w przypadku braku wizualizacji przyzna w kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” 0 pkt. Zamawiający zastrzega, że wizualizacja akcesoriów która nie będzie spełniała wymogów określonych w SOPZ tj. przykładowo będzie zawierać kalendarz biurowy, który nie będzie w formie zeszytu w formacie A5, skutkować będzie odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp. Wizualizację opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji. Wraz z ofertą należy złożyć:

1) Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (Załącznik nr 4 do SWZ);

2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum).

3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem); 8. Pełnomocnictwa powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, tj.:

1) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument elektroniczny – Wykonawca przekazuje ten dokument,

2) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem,

3) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym kwalifikowanym – przekazuje się ten dokument,

4) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem. 8. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez podpisanie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Poświadczenia dokonuje notariusz lub Wykonawca (członek konsorcjum– odpowiednio w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą), a w przypadku pełnomocnictwa poświadczenia dokonuje notariusz lub mocodawca. Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia; pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.

Dział IX Środki ochrony prawnej Art. 505.

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509.

1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego.

2. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515.

1. Odwołanie wnosi się:

1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a;

3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;

2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:

1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki;

2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki;

3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.