Zakup wsparcia technicznego dla posiadanych przez Zamawiającego urządzeń sieciowych „Cisco” i „Palo Alto” oraz do subskrypcji Software Assurance do licencji Microsoft Windows Server i External Connector na okres 36 miesięcy

Uzasadnienie prawne: Zgodnie z art. 138 ust. 2 pkt 2) Pzp, Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin określony w ust. 1, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, w następujących przypadkach:

1) opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o którym mowa w art. 89 Pzp, o ile zawierało ono wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które zostało przekazane do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;

2) jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. Uzasadnienie faktyczne: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego dotyczy zakupu wsparcia technicznego dla oprogramowania oraz urządzeń sieciowych posiadanych przez Zamawiającego. Przedmiot zamówienia jest ustandaryzowany, opisany w sposób jednoznaczny i nie wymagający od wykonawców skomplikowanej analizy, ani przygotowania przez nich złożonych ofert, co umożliwia ich złożenie w krótszym terminie. Zachowanie standardowego terminu 30 dni od momentu przekazania do publikacji ogłoszenia spowodowałoby, że zawarcie umowy nastąpiłoby po dniu 30 listopada 2025 r., co wiązałoby się z przerwą w ciągłości wsparcia technicznego przede wszystkim, w przypadku ważnych licencji niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych jednostki. Skrócenie terminu jest podyktowane obiektywną pilnością, której nie można było wcześniej przewidzieć, a która nie wynika z zaniedbania Zamawiającego. Zamawiający dołożył należytej staranności, aby zapobiec opóźnieniu w przygotowaniu postępowania, o czym świadczy rozpoczęcie prac komisji związanych z przygotowaniem postępowania od 1 lipca 2025 roku. Jednakże Zamawiający nie mógł przewidzieć, że na prace komisji, w zakresie której było wykupienie standardowych suportów dla posiadanego oprogramowania i dotychczasowych kontraktów tak istotny wpływ będzie miała konieczność przeprowadzenia licznych uzgodnień i konsultacji wewnętrznych, które dotychczas nie wymagały tyle czasu. Zakres i specyfikacja zamówienia musiały zostać skonsultowane dodatkowo z Inspektorem Bezpieczeństwa Informacji (wprowadzony niedawno System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji i standardy bezpieczeństwa), a następnie w całości skonsultowane z Działem Prawnym. Wpływ na czas realizacji był spowodowany również ograniczonymi zasobami kadrowymi oraz równoległym prowadzeniem innych postępowań, co wydłużyło proces przygotowawczy a przede wszystkim z okresem urlopowym w miesiącach letnich, ograniczającym dostępność członków komisji oraz osób opiniujących. Wobec powyższego, skrócenie terminu składania ofert do 15 dni jest uzasadnione i konieczne, aby zapewnić ciągłość wsparcia technicznego i legalne użytkowanie oprogramowania oraz uniknąć negatywnych skutków dla funkcjonowania jednostki. Skrócenie terminu nie ograniczy konkurencji, ponieważ przedmiot zamówienia jest standardowy, termin wykonania nie stanowi kryterium oceny ofert, a potencjalni wykonawcy równocześnie dysponują pełną wiedzą o zakresie i warunkach zamówienia. Reasumując, należy stwierdzić, że zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.