Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w Białymstoku

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi technicznej dwudniowej konferencji pt. „Polityka wdrażania EZD w RP i wsparcie świadczone przez NASK” w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, realizowanego na podstawie Umowy dotacji celowej Ministra Cyfryzacji nr 11/DTC/2024/EZD z dnia 15 lipca 2024 r.

2. Termin realizacji zamówienia: 2-3 wrzesień 2025 r.

Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu realizacji zamówienia, przy czym konferencja powinna być zorganizowana maksymalnie do 16 października 2025 r.

3. Lokalizacja konferencji: miejsce organizacji konferencji powinno być zlokalizowane w obiekcie przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową, położonym na terenie województwa podlaskiego w granicach administracyjnych miasta Białegostoku. Miejsca noclegowe powinny być zapewnione w hotelu o standardzie co najmniej 4*, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017 r., poz. 2166 ze zm.), wpisanego do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich.

4. Liczba uczestników: w konferencji udział weźmie minimum 45 osób i maksymalnie 50 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe przed terminem konferencji. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje min. liczbę tj.: 45 uczestników.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.