Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji V Kongres Statystyki Polskiej w Warszawie.

I. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji V Kongres Statystyki Polskiej w Warszawie.

II. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:

1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:

1) zapewnienie sali konferencyjnej dla 350 uczestników w dniach 1-3 lipca 2025 r. podczas sesji plenarnych;

2) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe, z zastrzeżeniem, że każda z sal powinna mieć niezależne wejście z korytarza (żadna z sal nie może być salą przechodnią). Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;

3) zapewnienie przestrzeni wystawienniczej na zorganizowanie sesji posterowej, z uwzględnieniem stojaków bądź systemu podwieszanego (np. na linkach) lub innego równoważnego rozwiązania do wyeksponowania maksymalnie 20 plakatów w formacie A0. Sesja posterowa będzie zorganizowana w jednym, wskazanym przez Zamawiającego dniu Konferencji;

4) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 1-3 lipca 2025 r.;

5) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz.

14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym;

6) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, serwisy kawowo-kanapkowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;

7) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego, w tym również pomieszczeń dedykowanych osobom niepełnosprawnym;

8) zapewnienie przestrzeni na organizację maksymalnie 15 stoisk produktowych;

9) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni;

10) zapewnienie minimum trzech miejsc parkingowych dla Organizatorów na terenie obiektu w dniach Konferencji 1-3 lipca 2025.

2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:

1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:

a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,

b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,

c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,

d) przygotowanie i ustawienie maksymalnie 15 stoisk produktowych,

e) obsługa recepcji Konferencji,

f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,

g) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. konferansjera,

h) zapewnienie przestrzeni do nagrań telewizyjnych i radiowych, która będzie dostępna we wszystkie dni konferencji. Przestrzeń/pomieszczenie powinno być wyciszone lub zlokalizowane w cichej części budynku, w którym odbywać się będzie wydarzenie,

i) przywiezienie sprzętu i wyposażenia Zamawiającego do przestrzeni konferencyjnej,

j) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia Konferencji;

2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji, w tym:

a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego konferencję,

b) zapewnienie transmisji online z wybranej przez Zamawiającego sali,

c) zapewnienie serwisu fotograficznego;

3) transport materiałów konferencyjnych, promocyjnych i ich konfekcjonowanie, oznakowanie sal, w tym:

a) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, rozłożenie i ustawienie materiałów konferencyjnych,

b) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych.

3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:

1) zapewnienie uroczystej zasiadanej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 1 lipca 2025 r.;

2) zapewnienie obiadów dla maksymalnie 400 osób (350 uczestników oraz 50 organizatorów), każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 1-3 lipca 2025 r.;

3) zapewnienie serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksymalnie 400 osób (350 uczestników oraz 50 organizatorów), każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 1-3 lipca 2025 r.

III. Przedmiot zamówienia będzie realizowany zgodnie z postanowieniami SWZ, a w szczególności z:

1) Opisem Przedmiotu Zamówienia – zwanym dalej OPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Ofertą wykonawcy;

3) Umową, której wzór stanowi odpowiednio Załącznik 6 do SWZ.