Organizacja Spotkania Rady Doradczej Rodziców oraz 19. Międzynarodowej Konferencji pt. Bezpieczeństwo dzieci i młodzieży w internecie

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych wraz z zapleczem organizacyjnym, zapewnienie usługi cateringowej oraz pokoi hotelowych dla prelegentów konferencji na potrzeby organizacji w Warszawie dwóch spotkań tj.: spotkania Rady Doradczej Rodziców, zwanej dalej „Spotkaniem RDR” oraz dwudniowej konferencji pt.: 19. Międzynarodowa Konferencja pt.: „Bezpieczeństwo dzieci i młodzieży w internecie”, zwanej dalej „Konferencją”. Spotkanie RDR i Konferencja odbędą się w tym samym miejscu.

2. Termin realizacji zamówienia – tj.: organizacji Spotkania RDR: w dniu: 15 września 2025r. albo 22 września 2025r. i Konferencji: w dniach: 16 – 17 września 2025r. albo 23-24 września 2025 r. Wykonawca w złożonej ofercie, stanowiącej Załącznik nr 2 do SWZ – Formularzu oferty w pkt 3 i 4 wskaże dokładny termin i miejsce organizacji Spotkania RDR I Konferencji. Dodatkowe informacją dotyczące Spotkania RDR są zawarte w pkt 4a Szczegółowego opisu Przedmiotu Zamówienia (zwanego dalej: WZ), dodatkowe informacje dotyczące organizacji Konferencji są zawarte w pkt 4b Załącznika nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanego dalej „SOPZ”. Z zastrzeżeniem, że Spotkanie RDR musi był w dniu poprzedzającym Konferencję.

3. Lokalizacja spotkania RDR i Konferencji: na terenie Warszawy, Spotkanie RDR i Konferencja zostanie zorganizowane w odległości nie większej niż 9 km od Dworca PKP Warszawa Centralna (Aleje Jerozolimskie 54, kod pocztowy: 00-024 Warszawa, odległość mierzona będzie za pomocą portalu Google maps, metodą pomiaru odległości pieszo), w hotelu spełniającym kryteria hotelu min. 4*. Zamawiający zastrzega, że pokoje hotelowe, o których mowa w pkt 8 SOPZ powinny znajdować się w tym samym budynku, w którym odbędzie się Spotkanie RDR oraz Konferencja.

4. Liczba uczestników Spotkania RDR – min. 25 osób i max. 30 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników RDR zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Spotkania RDR. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje min. liczbę tj.: 25 uczestników.

5. Liczba uczestników Konferencji – max. 450 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Konferencji. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje min. liczbę tj.: 350 uczestników.

6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest

w Załączniku nr 1 do SWZ.

7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

8. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryterium pt.: „Cena oferty brutto” i jego znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach niniejszego kryterium. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

9. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

10. Postępowanie jest na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro na podstawie art. 359 pkt 1) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320).