Przedłużenie opieki serwisowej dla systemu TETA na kolejne 48 miesięcy

1. Przedmiotem zamówienia jest zobowiązanie się Wykonawcy do świadczenia na rzecz Zamawiającego kompleksowej usługi (opieki) serwisowej, do której zalicza się przede wszystkim:

1) obsługę Zgłoszeń, serwisu, wsparcia, aktualizacji i utrzymania Systemu; oraz 2) każdorazowe przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu Dokumentu Zmiany.

2. Świadczenie opieki serwisowej 1) Okres świadczenia opieki serwisowej:

a) TETA HR – opieka w pełnym zakresie w okresie 48 miesięcy od dnia 01.10.2024r. do 30.09.2028r.

b) TETA ME – opieka w pełnym zakresie w okresie 48 miesięcy od dnia 01.10.2024r. do 30.09.2028r.

2) Kompleksowa obsługa serwisowa obejmuje w szczególności:

a) Przyjmowanie zgłoszeń (w tym zgłoszeń błędów, awarii lub usterek) i podejmowanie czynności serwisowych poprzez łącza zdalne (Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia zdalnego dostępu do Systemu bądź środowiska testowego dla pracowników Wykonawcy) oraz w wymagających tego

Przedmiotem zamówienia jest zobowiązanie się Wykonawcy do świadczenia na rzecz Zamawiającego kompleksowej usługi (opieki) serwisowej, do której zalicza się przede wszystkim:

1) obsługę Zgłoszeń, serwisu, wsparcia, aktualizacji i utrzymania Systemu; oraz 2) każdorazowe przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu Dokumentu Zmiany.

2. Świadczenie opieki serwisowej 1) Okres świadczenia opieki serwisowej:

a) TETA HR – opieka w pełnym zakresie w okresie 48 miesięcy od dnia 01.10.2024r. do 30.09.2028r.

b) TETA ME – opieka w pełnym zakresie w okresie 48 miesięcy od dnia 01.10.2024r. do 30.09.2028r.

2) Kompleksowa obsługa serwisowa obejmuje w szczególności:

a) Przyjmowanie zgłoszeń (w tym zgłoszeń błędów, awarii lub usterek) i podejmowanie czynności serwisowych poprzez łącza zdalne (Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia zdalnego dostępu do Systemu bądź środowiska testowego dla pracowników Wykonawcy) oraz w wymagających tego okolicznościach przyjazd do siedziby Zamawiającego.

b) Posiadanie i udostępnienie Zamawiającemu aplikacji internetowej do przyjmowania i obsługi zgłoszeń będącej podstawą komunikacji między Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie zgłoszeń.

c) Możliwość rejestracji zgłoszenie błędów Systemu w wyjątkowych sytuacjach drogą elektroniczną lub telefonicznie. W takim jednak przypadku, Zamawiający jest zobowiązany do dokonania tego zgłoszenia w aplikacji internetowej do przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Dla uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, wszelkiego rodzaju terminy związane z realizacją tego zgłoszenia będą liczone począwszy od momentu dokonania tego zgłoszenia w aplikacji internetowej do przyjmowania i obsługi zgłoszeń.

d) Przekazywanie Zamawiającemu niezwłocznie informacji o wszystkich nowych wersjach, patch-ach, poprawkach i aktualizacjach oprogramowania wraz z przedstawieniem wykazu dokonywanych za ich pośrednictwem zmian oraz ich udostępnienie do instalacji;

e) Reakcję na zgłaszane przez Zamawiającego problemy w Systemie poprzez analizę zgłoszonego problemu i jego usunięcie. Wymagane czasy reakcji na zgłoszenie gwarantowane przez Wykonawcę oraz terminy usunięcia Błędu (lub zastosowania Obejścia) opisane są w oczekiwanych warunkach SLA w załączniku nr 1.

f) Dostarczanie Zamawiającemu do instalacji nowych wersji oprogramowania uwzględniających: i. Zmiany zachodzące w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. W sytuacji, gdy okres od ogłoszenia do wejścia w życie ustawy (vacatio legis) danego przepisu jest zbyt krótki, aby dostosować system do zmian prawnych, UNIT4 Polska dostarczy aktualizację niezwłocznie, jednak nie późnej niż 21 (dwadzieścia jeden) dni kalendarzowych od daty ogłoszenia ustawy. W przypadku jeżeli dostosowanie do zmian przepisów prawa będzie wiązało się z parametryzacją systemu, UNIT4 Polska udzieli wytycznych (instrukcje postępowania) dla Zamawiającego jakie czynności muszą zostać zrealizowane w systemie przez Zamawiającego, aby system był dostosowany do zmian w przepisach. ii. Zmiany związanie z podniesieniem jakości i funkcjonalności oprogramowania lub usuwających wykryte przez Wykonawcę błędy w działaniu oprogramowania.

g) Aktualizację instrukcji w przypadku, gdy aktualizacja oprogramowania ma wpływ na obsługę systemu przez użytkowników Zamawiającego.

h) Naprawę zgłoszonych błędów w Systemie. Wymagane czasy reakcji na zgłoszenie gwarantowane przez Wykonawcę oraz terminy usunięcia Błędu (lub zastosowania Obejścia) opisane są w oczekiwanych warunkach SLA w załączniku nr 1.

i) Wsparcie i utrzymanie rozszerzeń i modyfikacji Systemu wytworzonych i zaimplementowanych przez Zamawiającego w zakresie dozwolonym licencją udzieloną przez Właściciela Oprogramowania j) Prowadzenie, aktualizację oraz wersjonowanie dokumentacji Systemu.

k) Usuwanie wykrytych podatności bezpieczeństwa Systemu o priorytecie wysokim zidentyfikowanym przez UNIT4 Polska w ramach testów bezpieczeństwa PE Ntest.

l) Sposób serwisowania musi spełniać wymogi RODO (wypełnienie obowiązków informacyjnych w stosunku do osób wymienionych w Umowie jako reprezentanci oraz do kontaktu, z uwagi na dostęp do danych osobowych, których administratorem jest Zamawiający, konieczność podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych m) Zagwarantowanie Zamawiającemu możliwości wykonywania audytów (audyt strony drugiej), w celu potwierdzenia spełniania warunków umowy oraz prawidłowości przetwarzania danych osobowych (RODO).

3. Opcjonalne dostarczenie dodatkowych licencji dla użytkowników dla oprogramowania objętego wsparciem, zgodne z zapotrzebowaniem wskazanym przez Zamawiającego w trakcie trwania umowy nastąpi do wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w §2 ust. 1a. Wykonawca potwierdza i gwarantuje, że dodatkowe licencje dla użytkowników w ramach opcji są w pełni zintegrowane i kompatybilne z dotychczas użytkowanymi prze Zamawiającego licencjami dostępnymi na oprogramowanie TETA HR i TETA ME. Strony zgodnie potwierdzają, iż Zamawiający jest uprawniony do korzystania z licencji dostępowych dla TETA HR oraz TETA ME nabytych zgodnie z niniejszym punktem umowy, na warunkach umowy na wdrożenie Systemu Kadry i Płace nr PL/000126652/15/003277/ALZ, zawartej w dniu 01.10.2015 roku w Warszawie.

4. Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy określono w Warunkach Świadczenia Serwisu stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy.