Wyrok KIO 1515/26

Treść orzeczenia

Sygn. akt: KIO 1515/26

WYROK Warszawa, 11 maja 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie: Przewodnicząca: Izabela Niedziałek-Bujak Protokolant: Rafał Komoń po rozpoznaniu na rozprawie 6 maja 2026 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 6 kwietnia 2026 r. przez odwołującego – wykonawcę MAL-POL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością , Siedlce, KRS 0000589295, w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Akademia Bialska im. J.P. , Biała Podlaska orzeka: 1. Oddala odwołanie. 2. Kosztami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego i: 2.1 zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego 20 .000 zł 00 gr. (dwadzieścia tysięcy złotych) wpisu oraz 3.600 zł 00 gr. (trzy tysiące sześćset złotych) kosztów zamawiającego, 2.2 zasądza od odwołującego na rzecz zamawiającego 3.600 zł 00 gr. (trzy tysiące sześćset złotych) tytułem zwrotu kosztów obejmujących wynagrodzenie pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca: ………………………………

Sygn. akt: KIO 1515/26

U z a s a d n i e n i e

W postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Akademia Bialska im. Iana Pawła II w Białej Podlaskiej , w trybie przetargu nieograniczonego na budowa Domu Studenta nr 3 wraz z częścią dydaktyczną (nr postępowania: SZP.272.1290.2025), ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 23.12.2025 r., OJ S: 247 857801-2025, wobec czynności polegających na odrzuceniu oferty, wniesione zostało 06.04.2026 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie wykonawcy MAL-POL Sp. z o.o. z/s w Siedlcach (KIO 1515/26). Zamawiający poinformował o czynności odrzucenia oferty odwołującego 02.04.2026 r. Odwołujący zarzuca zamawiającemu naruszenie : 1. art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp w wyniku bezpodstawnego odrzucenia oferty odwołującego, którego oferta była na moment jej złożenia zabezpieczona wadium w sposób umożliwiający zamawiającemu jego zatrzymanie do dnia 17.05.2026 r. i przed terminem odrzucenia odwołujący złożył aneks gwarancji bankowej z terminem do dnia 27.05.2026 r.; 2. art. 97 ust. 5 ustawy Pzp przez niezasadne uznanie, że Odwołujący wniósł wadium w sposób nieprawidłowy, niezgodny z zasadami wnoszenia wadium przewidzianymi treścią tego przepisu, podczas gdy wolą odwołującego było zabezpieczenie oferty przez cały okres jej związania, zaś w treści gwarancji wystąpiła niezamierzona omyłka sprostowana dnia 26.03.2026 r. przez wniesienie aneksu nr 2 w konsekwencji czego brak było podstaw do odrzucenia jego oferty, w szczególności przepis ten nie zawiera wymogu, aby wniesione wadium obejmowało od razu pełen okres związania ofertą. Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego i przywrócenia do oceny tej oferty. Odwołujący złożył w przedmiotowym postępowaniu ofertę zabezpieczoną gwarancją bankową wystawioną przez PKO Bank Polski S.A. nr ILG-PL72-0011799 z dnia 19 stycznia 2026 r., której termin obowiązywania został omyłkowo ustalony na dzień 17.05.2026 r. zamiast wymaganego 27.05.2026 r. Jeszcze przed odrzuceniem oferty, wykonawca przesłał do zamawiającego aneks nr do gwarancji bankowej przedłużający termin ważności wadium do 27.05.2026 r. W uzasadnieniu stanowiska odwołując podkreślił, że wolą wykonawcy było zabezpieczenie oferty w całym okresie jej związania. Wykonawca zgodnie z art. 97 ust. 5 Ustawy utrzymał wadium nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą. Nie było bowiem przerwy w zabezpieczeniu oferty wadium, a zamawiający mógł w każdej chwili uruchomić wadium w przypadku wystąpienia którejkolwiek z przesłanek ujętych w treści art. 98 ust. 6 Ustawy, od dnia złożenia oferty. Przepisy Ustawy nie zawierają wymogu, aby wadium obejmowało od samego początku pełen okres związania ofertą. Ustawa wskazuje jedynie, że wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dania upływu terminu związania ofertą. Zamawiający powinien był oceniając wadium uwzględnić zamiar wykonawcy zabezpieczenia oferty w okresie związania ofertą. Zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie z wnioskiem o jego oddalenie (pismo z 04.05.2026 r.). Zgodnie z art. 97 ust. 5 ustawy wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą. Z kolei art. 226 ust. 1 pkt. 14) ustawy nakazuje odrzucić ofertę, jeżeli wykonawca nie wniósł wadium, wniósł je w sposób nieprawidłowy albo nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą. W niniejszej sprawie wadium zostało wniesione w sposób nieprawidłowy, ponieważ z dokumentu gwarancji wynikał krótszy okres zabezpieczenia niż wymagany termin związania ofertą. Skoro gwarancja wygasała 17.05.2026 r., a termin związania ofertą upływał 27.05.2026 r., to Zamawiający nie miał zagwarantowanej możliwości realizacji zabezpieczenia przez cały wymagany okres. Nie można podzielić stanowiska, że późniejsze aneksowanie gwarancji oznaczało jedynie utrzymanie ciągłości zabezpieczenia. Takie rozumowanie prowadziłoby do niedopuszczalnej konwalidacji wadium po terminie składania ofert. Wadium nie jest dokumentem, który można poprawić po terminie tylko dlatego, że wykonawca powołuje się na wolę zabezpieczenia oferty. O skuteczności wadium decyduje treść dokumentu złożonego, a nie późniejsze deklaracje odwołującego lub Gwaranta.

Stanowisko Izby Do rozpoznania odwołania zastosowanie znajdowały przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązujące w dacie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. , poz. 1320 ze zm. ), dalej jako Ustawa. Rozpoznając odwołanie Izba miała na uwadze stan faktyczny ustalony w oparciu o dokumentację postępowania złożoną do akt sprawy, a także stanowiska prezentowane ustnie na rozprawie i w pismach procesowych.

Izba ustaliła i zważyła Zgodnie z swz: Pkt 24.1. Wykonawca, najpóźniej w dniu składania ofert a przed upływem terminu składania ofert, winien wnieść wadium w wysokości 1 448 000,00 zł (słownie: jeden milion czterysta czterdzieści osiem tysięcy złotych i 00/100) i utrzymać go nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt. 2) i 3) oraz ust. 2 ustawy. Termin związania ofertami upływa 27.05.2026 r. Odwołujący złożył w przedmiotowym postępowaniu ofertę zabezpieczoną gwarancją bankową wystawioną przez PKO Bank Polski S.A. nr ILG-PL72-0011799 z dnia 19 stycznia 2026 r., wraz z aneksem nr 1 określającym term obowiązywania do 17.05.2026 r. 26.03.2026 r. wykonawca przesłał do zamawiającego aneks nr 2 do gwarancji wydłużający termin ważności do 27.05.2026 r. W dniu 02.04.2026 r. zamawiający przekazał odwołującemu decyzję o odrzuceniu oferty. W jej treści zostało wskazane, co następuje: W imieniu Akademii Bialskiej im. J.P. informuję, iż postępując zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt. 14) ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.), dalej zwana ustawą, „Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli (…) 14) wykonawca nie wniósł wadium, lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3”, oferta Państwa została odrzucona. Informuję, że nie wnieśliście Państwo wymaganego w pkt. 24 Specyfikacji Warunków Zamówienia, dalej zwana SWZ, wadium na cały okres związania ofertą określony w pkt. 13.1. SWZ. Załączona do oferty Gwarancja bankowa nr ILG-PL72-0011799 z dnia 19.01.2026 r. oraz Zmiana nr 1 do Gwarancji bankowej nr ILG-PL72-0011799 z dnia 19.01.2026 r. przedłuża termin ważności Gwarancji bankowej do 17.05.2026 roku. Zgodnie z pismem SZP.272.1290.2025 L.dz. 248/26 z dnia 13.02.2026 r. Zamawiający wyznaczył termin związania ofertą do 27.05.2026 r. Przesłana przez Państwa w 26.03.2026 r. Zmiana nr 2 do Gwarancji bankowej NR ILG-PL72-0011799 nie może zostać uznana za skuteczne ze względu na niezgodność niniejszej czynności z ustawą, niezależnie zainicjowana przez Zamawiającego czy przez samego Wykonawcę, i nie usuwa braku ciągłości wadium na wymagany okres związania ofertą. Ustawodawca nie dopuszcza możliwości uzupełniania wadium po terminie składania ofert ze względu, że nie jest to podmiotowy środek dowodowy, do którego mają zastosowanie przepisy o uzupełnianiu ani naprawie dokumentów wynikające z art. 128 ust. 1 ustawy .

Izba oddala odwołanie. Okoliczności faktyczne nie były sporne, ale ich ocena w kontekście stosowania przepisów Ustawy określających wymagania dotyczące wadium zabezpieczającego ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności art. 226 ust. 1 pkt 14 Ustawy. Zgodnie z treścią wskazanego przepisu zamawiający odrzuca ofertę w sytuacji, gdy wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, w którym mowa w art. 98 ust 2 pkt 3 Ustawy. W ocenie składu orzekającego, zasadniczym dla oceny czynności odrzucenia oferty odwołującego nie jest ustalenie czy wykonawca utrzymał ciągłość wadium w całym okresie związania ofertą, ale czy wadium zostało wniesione w sposób prawidłowy. Oceny tej dokonać należy zatem w odniesieniu do treści gwarancji bankowej oraz aneksu nr 1 złożonego wraz z ofertą w zakresie oceny ważności wadium. Nie jest bowiem sporne, że wadium w postaci gwarancji bankowej było prawidłowe co do treści zobowiązania gwaranta do wypłaty na żądanie zamawiającego kwoty stanowiącej zabezpieczenie wypłaty środków w wysokości wymaganej. Spornym w sprawie było natomiast określenie skutku, jaki rodziło wskazanie ważności ustalonego wadium w terminie krótszym niż termin związania ofertą, który upływa 27.05.2026 r. W ocenie składu orzekającego art. 97 ust. 5 Ustawy określa wymóg wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert. Dalsza część przepisu odnosi się natomiast do ważności wadium, które należy utrzymać w całym okresie związania ofertą. Ocena czy wadium zostało wniesione w sposób prawidłowy dotyczy zatem terminu składania ofert. Ewentualne przedłużenie ważności wadium po upływie terminu składania ofert nie zmienia okoliczności ustalonych na dzień otwarcia oferty. Ma to istotne znaczenie, gdyż zgodnie z jednolitym orzecznictwem dokumentu wadium nie można poprawić ani uzupełnić (por. wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 01.08.2022 r., sygn. XXIII Zs 81/22 i 84/22). Obecnie przepisy Ustawy w art. 220 ust. 2 nakładają również na zamawiającego obowiązek określenia konkretną datą terminu związania ofertą, co ma wykluczać niejasność co do daty ważności wadium i terminu na jaki zabezpieczać ma ono ofertę w momencie jej złożenia do zamawiającego. Ocena prawidłowości wniesienia wadium pozostaje również poza oceną treści oferty, gdyż stanowi jedynie jej zabezpieczenie finansowe. Stąd argumenty odwołującego co do potrzeby racjonalnej oceny oferty, która była najtańsza i mogła zostać wybrana jako najkorzystniejsza, nie mają żadnego znaczenia dla oceny czynności odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 Ustawy. Ponieważ ocena prawidłowości wniesienia wadium odnosi się w okolicznościach niniejszej sprawy wyłącznie do wskazanego w treści gwarancji bankowej i aneksu nr 1 terminu ważności, który był krótszy niż termin związania ofertą, zamawiający dokując odrzucenia oferty nie miał podstaw do oceny ważności wadium w kontekście późniejszych działań wykonawcy, które wykraczały poza przewidziane w Ustawie czynności pozwalające na uzupełnienie dokumentów składanych wraz z ofertą. Czynność zabezpieczenia oferty wadium dokonywana jest najpóźniej z upływem daty, w której należy złożyć ofertę w procedurze przetargowej. Nie jest to czynność, którą można powtórzyć lub uzupełnić po tym terminie. Przedłużenie ważności wadium stanowi inną czynność, której celem jest zachowanie ważności wadium prawidłowo wniesionego, co ma związek ze zmianą terminu związania ofertą na skutek przedłużającej się procedury przetargowej, której nie udaje się zakończyć w pierwotnie oznaczonym terminie związania ofertami. Zamawiający dokonuje oceny ważności zabezpieczenia oferty wadium na dzień jej złożenia, co jest działaniem w pełni racjonalnym i przejrzystym dla innych uczestników postępowania. Dopuszczenie możliwości uzupełnienia wadium – do czego prowadziło złożenie aneksu nr 2 oznaczałoby, że dopiero z dniem złożenia tego aneksu, nastąpiło prawidłowe zabezpieczenie oferty. Taka możliwość nie została przewidziana w Ustawie, a tym samym nawet jeżeli to sam wykonawca zainicjował uzupełnienie dokumentu, nie oznacza to dla zamawiającego, że może odstąpić od oceny ważności wniesienia wadium na dzień złożenie oferty. Nie budzi wątpliwości, że gwarant dopiero na wniosek wykonawcy zmienił warunki zabezpieczenia oferty wadium wystawiając aneks nr 2, co stanowiło uzupełnienie dokumentu, którego przepisy Ustawy nie przewidują. O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 Ustawy Prawa zamówień publicznych oraz w oparciu o przepisy § 5 ust. 2 w zw. z § 8 ust 2 poz. 2437). Izba zaliczyła do kosztów postępowania wpis oraz koszty zamawiającego i obciążyła nimi odwołującego.

Przewodnicząca: ……………………….