Postanowienie KIO 3845/26 z 27 sierpnia 2026 r.

Uzasadnienie

Zamawiający – Polskie Koleje Państwowe S.A z siedzibą w Warszawie - prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo Zamówień Publicznych ( t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793) , zwanej dalej „Pzp” w przedmiocie: „ Pełnienie serwisu awaryjnego oraz świadczenie usługi utrzymania i konserwacji instalacji, systemów i urządzeń na dworcach zarządzanych przez OGN Katowice w latach 2026-2028” . O głoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 21 kwietnia 2026 r., numer wydania Dz.U. 77/2026 numer publikacji ogłoszenia 271798-2026.

Zamawiający w dniu 22 lipca 2026 r. za pośrednictwem Platformy Zakupowej, tj. za pomocą środków komunikacji elektronicznej powiadomił wykonawcę Maint Expert Sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu o zatrzymaniu wadium wniesionego przez ww. wykonawcę w postępowaniu w zakresie Zadania nr 1 – Dworzec Katowice, w kwocie 10 000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych) oraz w zakresie Zdania nr 2 – Dworzec Gliwice, w kwocie 10.000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych), na podstawie art. 98 ust. 6 pkt 1 Pzp.

Wykonawca, Maint Expert Sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu w dniu 05 sierpnia 2026 r. wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie wobec czynności Zamawiającego z dnia 22 lipca 2026 r. polegającej na zatrzymaniu wadium wniesionego przez Odwołującego w postępowaniu.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie przepisów ustawy Pzp, poprzez

1. bezprawne zatrzymanie wadium Odwołującego w łącznej kwocie 20 000,00 zł (po 10 000,00 zł w zakresie Zadania nr 1 i Zadania nr 2), pomimo że nieuzupełnienie dokumentów w wyznaczonym terminie nastąpiło wyłącznie z przyczyn niezależnych od Wykonawcy – a tym samym nie zostały kumulatywnie spełnione przesłanki zatrzymania wadium wynikające z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp; co skutkowało zaniechaniem wyboru oferty Odwołującego się jako najkorzystniejszej, mimo że oferta ta była ofertą o najniższej cenie spośród wszystkich złożonych ofert, przy kryterium oceny ofert stanowiącym 100% cenę, i nie zachodziły żadne przesłanki uniemożliwiające jej wybór;

2. naruszenie art. 128 ust. 1 Pzp, poprzez wyznaczenie rażąco krótkiego, wynoszącego faktycznie trzy dni robocze, terminu na uzupełnienie dokumentów, skutecznie uniemożliwiającego ich dostarczenie przez Odwołującego; przy czym Zamawiający dysponując swobodą w zakresie wyznaczania terminu uzupełnienia, zaniechał wyznaczenia terminu adekwatnego do charakteru wymaganych dokumentów i okoliczności sprawy, w tym sezonu urlopowego, co stanowi naruszenie zasady proporcjonalności;

3. naruszenie art. 127 ust. 1 Pzp, poprzez wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych (odpisu z KRS), które Zamawiający już posiadał w dokumentacji Postępowania lub mógł bezpłatnie pozyskać z powszechnie dostępnych rejestrów publicznych bez udziału Wykonawcy;

4. naruszenie art. 16 Pzp tj. zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania oraz proporcjonalności – poprzez zastosowanie sankcji zatrzymania wadium w wymiarze nieadekwatnym do okoliczności sprawy, przy braku zawinienia po stronie Odwołującego;

5. naruszenie art. 239 ust. 1 Pzp, poprzez zaniechanie wyboru oferty najkorzystniejszej Odwołującego się, pomimo że oferta ta uzyskała najwyższą ocenę punktową jako oferta najtańsza przy jedynym kryterium oceny ofert stanowiącym cenę (100%), spełniała warunki udziału w Postępowaniu, a stwierdzone braki formalne w dokumentach, w szczególności brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego pod dokumentami KRK i referencjami, miały charakter wyłącznie formalny i nie stanowiły przeszkody merytorycznej dla wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu, aby: - unieważnił czynność zatrzymania wadium w zakresie Zadania nr 1 i Zadania nr 2, dokonaną pismem z dnia 22 lipca 2026 r.; - zwrócił na rzecz Odwołującego wadium w łącznej kwocie 20 000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych) wraz z odsetkami za czas bezprawnego przetrzymywania; - kontynuował badanie i ocenę oferty Odwołującego z uwzględnieniem dokumentów prawidłowo uzupełnionych w dniu 23 lipca 2026 r.; - dokonał wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej.

Odwołanie wniesione przez Odwołującego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej jest datowane na dzień 31 sierpnia 2026 r. Jak wynika z akt sprawy, w dniu 31 lipca 2026 r. odwołanie zostało nadane do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej listem poleconym ekonomicznym, złożonym w polskiej placówce pocztowej operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe. Doręczenie odwołania Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej nastąpiło w dniu 05 sierpnia 2026 r., co potwierdza naniesiona na kopercie i piśmie prezentata.

Jak wyjaśnił Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie z dnia 20 sierpnia 2026 r., załączając dowody, w tym w szczególności kopertę z numerem nadawczym oraz pieczęcią operatora pocztowego, wydruk ze strony internetowej: oraz wiadomość Odwołującego z dnia 03 sierpnia 2026 r., kopia odwołania została przekazana Zamawiającemu w dniu 05 sierpnia 2026 r. Kopia odwołania została przez Odwołującego wysłana do Zamawiającego listem poleconym ekonomicznym, złożonym w polskiej placówce pocztowej operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe w dniu 31 lipca 2026 r. o godz. 18:45. Doręczenie Zamawiającemu kopii odwołania nastąpiło w dniu 05 sierpnia 2026 r. o godz. 08:36. Odwołujący we wiadomości elektronicznej z dnia 03 sierpnia 2026 r. zawiadomił Zamawiającego o złożeniu w dniu 31 lipca 2026 r. odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej na czynność zatrzymania wadium oraz na zaniechanie wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej. Do powyższego oświadczenia nie załączono jednak żadnych załączników.

Wykonawca: Ł.C. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą NICE-KLIM Ł.C. z siedzibą w Tarnowskich Górach zgłosił przystąpienie do Postepowania odwoławczego po stronie Zamawiającego, stosownie do wymogów art. 525 ust. 1, 2 i 3 Pzp. Izba nie uwzględniła opozycji wobec przystąpienia tego wykonawcy zgłoszonej przez Odwołującego pismem z dnia 19 sierpnia 2026 r.

Izba ustaliła i zważyła, co następuje

Odwołanie podlega odrzuceniu na podstawie art. 528 pkt 3 Pzp, jako wniesione po upływie terminu określonego w ustawie oraz na podstawie art. 528 pkt 6 Pzp, jako wniesione niezgodnie z treścią art. 514 ust. 2 Pzp.

Przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego dotyczy zamówienia w przedmiocie „ Pełnienie serwisu awaryjnego oraz świadczenie usługi utrzymania i konserwacji instalacji, systemów i urządzeń na dworcach zarządzanych przez OGN Katowice w latach 2026-2028” o wartości powyżej tzw. progów unijnych, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 Pzp.

Z dokumentacji ww. postępowania wynika, że czynność zatrzymania wadium wniesionego przez Odwołującego w prowadzonym postępowaniu została dokonana przez Zamawiającego w dniu 22 lipca 2026 r. W tym dniu Zamawiający przekazał Odwołującemu informację o powyższej czynności przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Niniejsze odwołanie zostało opatrzone przez Odwołującego datą 31 lipca 2026 r. jednak dopiero w dniu 05 sierpnia 2026 r. zostało wniesione do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej - w tym dniu odwołanie wpłynęło do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o czym świadczy prezentata Krajowej Izby Odwoławczej zamieszczona na pierwszej stronie odwołania.

Jak wynika z dokumentacji postępowania przekazanej przez Zamawiającego do akt sprawy, w dniu 05 sierpnia 2026 r. została również przekazana Zamawiającemu kopia odwołania.

Zgodnie z art. 515 ust. 1 pkt. 1 lit. a) Pzp, Odwołujący był uprawniony do wniesienia odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej na czynność zatrzymania wadium z dnia 22 lipca 2026 r. w terminie 10 dni od przekazania mu powyższej informacji przez Zamawiającego. Jednym bowiem z warunków skutecznego wniesienia odwołania jest wniesienie odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w ustawowym terminie.

Odwołujący potwierdził w treści odwołania w sposób bezsporny fakt otrzymania ww. informacji w dniu 22 lipca 2026 r. za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

Biorąc pod uwagę powyższe, termin na wniesienie odwołania upływał w dniu 01 sierpnia 2026 r., jednak z uwagi na fakt, iż upływ tego terminu przypadał w sobotę, zgodnie z art. 509 ust. 2 Pzp, termin ten uległ przesunięciu na najbliższy dzień roboczy, tj. poniedziałek 03 sierpnia 2026 r. Do skutecznego wniesienia odwołania w myśl przepisu art. 514 ust. 1 i 2 Pzp konieczne jest wniesienie odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej przed upływem terminu oraz przekazanie odwołania Zamawiającemu w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopii tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby Zamawiający mógł się zapoznać z jego treścią przed upływem tego terminu.

Początkiem biegu terminu do wniesienia odwołania w przypadku art. 515 ust. 1 Pzp jest moment przekazania wykonawcy informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę do wniesienia odwołania. Z mocy art. 509 ust. 1 Pzp, do obliczania terminu na wniesienie odwołania zastosowanie ma art. 111 k.c., z którego wynika, że termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli zaś początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Ze względu na wartość przedmiotowego zamówienia i sposób przekazania wykonawcom przez Zamawiającego informacji o czynności, stanowiącej podstawę wniesienia odwołania, tj. przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w przedmiotowym postępowaniu do wnoszenia odwołań zastosowanie ma przepis art. 515 ust. 1 pkt 1 lit. a Pzp, który określa 10- dniowy termin na wniesienie odwołania, liczony od dnia przekazania przez zamawiającego informacji o czynności zamawiającego, wobec której jest wnoszone odwołanie, tj. od dnia 22 lipca 2026 r., przy czym tego dnia nie uwzględnia się przy obliczeniu terminu. Należy zwrócić w tym miejscu uwagę, że Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 7 lutego 2014 r., sygn. akt III CZP 90/13 wskazał, że do zachowania terminu do wniesienia odwołania od czynności zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie ma znaczenia dzień oddania odwołania w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu Prawa pocztowego lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Liczy się data faktycznego wniesienia odwołania do Prezesa Izby, tzn. data, w której Prezes Izby otrzyma dane odwołanie.

Odwołujący wniósł odwołanie na czynność Zamawiającego z dnia 22 lipca 2026 r. w dniu 05 sierpnia 2026 r. podczas gdy, jak wynika z okoliczności sprawy, ustawowy 10 – dniowy termin na wniesienie odwołania wobec ww. czynności, zgodnie z art. 515 ust. 1 pkt 1 lit. a Pzp, upłynął w dniu 03 sierpnia 2026 r. Odwołanie wpłynęło do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 05 sierpnia 2026 r., a tym samym zostało wniesione po upływie terminu określonego w ustawie Pzp. Izba podkreśla jednocześnie, że termin na wniesienie odwołania jest terminem zawitym i nie podlega przywróceniu.

Dodatkowo, kopia odwołania została przekazana Zamawiającemu w dniu 05 sierpnia 2026 r., co jest niezgodne z art. 514 ust. 2 Pzp. Oświadczenie Odwołującego przesłane Zamawiającemu we wiadomości elektronicznej z dnia 03 sierpnia 2026 r. o złożeniu w dniu 31 lipca 2026 r. odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej na czynność zatrzymania wadium oraz na zaniechanie wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej, do której nie załączono kopii odwołania, nie stanowi czynności przekazania kopii odwołania w rozumieniu art. 514 ust. 2 Pzp Zamawiający mógł zatem zapoznać się z treścią odwołania dopiero w dniu 05 sierpnia 2026 r., tj. po dniu 03 sierpnia 2026 r., w którym upłynął termin na wniesienie odwołania, co jest niezgodne z dyspozycją art. 514 ust. 2 Pzp.

Uwzględniając powyższy stan rzeczy, Izba orzekła o odrzuceniu odwołania na podstawie art. 528 pkt 3 Pzp, zgodnie z którym, Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołanie zostało wniesione po upływie terminu określonego w ustawie. Odwołanie podlegało także odrzuceniu na podstawie art. 528 pkt 6 Pzp, jako wniesione niezgodnie z treścią art. 514 ust. 2 Pzp.

Izba orzekła stosownie do art. 553 zdanie drugie ustawy Pzp oraz art. 529 ust. 1 Pzp.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 557 i art.574 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ) oraz w oparciu o przepisy § 5 pkt 1 i § 8 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. poz. 2437).