Wyrok KIO 1776/26 z 20 maja 2026 r.

Uzasadnienie

Zamawiający Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy w Poznaniu (dalej: „Zamawiający”), prowadzi z zastosowaniem przepisów ustawy z 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 oraz z 2025 r. poz. 620 dalej: „ustawa Pzp”) w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. : „dostawa urządzeń drukujących i graficznych oraz materiałów eksploatacyjnych w postaci tonerów” (znak postępowania: POZ.WO.260.10.2026). Wartość szacunkowa zamówienia jest poniżej progów unijnych. Ogłoszenie o zamówieniu ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 3 marca 2026 r. pod nr 2026/BZP 00137809/01

17 kwietnia 2026 roku do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w Warszawie, w przedmiotowym postępowaniu na podstawie 513 pkt 1 ustawy Pzp odwołanie (sygn. akt: KIO 1776/26) złożył wykonawca Sharp Business Systems Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Odwołujący”).

Odwołanie złożono wobec czynności Zamawiającego polegających na:

1/ odrzuceniu oferty Odwołującego;

2/ unieważnienia postępowania.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie

1) art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp poprzez bezpodstawne odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na niezgodność oferty z warunkami zamówienia,

2) art. 255 pkt 2 ustawy Pzp poprzez bezpodstawne umorzenie postepowania.

Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania poprzez:

1) nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego,

2) nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności unieważnienia postępowania,

3) obciążenie Zamawiającego kosztami postępowania.

Odwołujący wskazał, że posiada interes we wniesieniu odwołania, ponieważ złożył ofertę w prowadzonym przez Zamawiającego postępowaniu i przysługuje mu status wykonawcy. Odwołujący podniósł, że ubiega się o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem postępowania, które wchodzi w zakres ekonomicznego zainteresowania Odwołującego, co zamanifestował on składając ofertę. Odwołujący wskazał, że bezpodstawne odrzucenie jego oferty uniemożliwia mu uzyskanie zamówienia, którego dotyczy postępowanie. Odwołujący podniósł, że gdyby Zamawiający nie odrzucił jego oferty, oferta ta zostałaby sklasyfikowana na pierwszym miejscu z uwagi na odrzucenie pozostałych ofert i brak podstaw do unieważnienia postepowania. W konsekwencji Odwołującemu zostałoby udzielone zamówienie będące przedmiotem postępowania. Natomiast odrzucenie oferty Odwołującego oznacza jego zdaniem, że może on ponieść szkodę w postaci utraconego zysku z realizacji wybranej części zamówienia, którego dotyczy postępowanie.

Odwołanie zostało wniesione z zachowaniem ustawowego terminu określonego w art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy Pzp. Informację stanowiącą podstawę do wniesienia odwołania Odwołujący uzyskał 14 kwietnia 2026 r. – Zawiadomienie o odrzuceniu ofert oraz o unieważnieniu postępowania na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Pzp. W związku z powyższym odwołanie wniesione w dniu 17 kwietnia 2026 r. należy uznać za wniesione w wymaganym zgodnie z ustawą Pzp terminie.

Wpis od odwołania w kwocie 7 500,00 złotych (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) został uiszczony przelewem na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych. Odwołujący prawidłowo przekazał kopię odwołania Zamawiającemu oraz załączył potwierdzenie przekazania odwołania Zamawiającemu.

29 kwietnia 2026 r. Zamawiający złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, w której wnosił o:

1) oddalenie odwołania w całości;

2) przyznanie kosztów postępowania obejmujących koszty wynagrodzenia jednego pełnomocnika w wysokości 3.600 zł zgodnie z § 8 ust 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania;

3) przeprowadzenie rozprawy w trybie zdalnym;

4) przeprowadzenia dowodów z zeznań świadków (pracowników Zamawiającego).

Podczas posiedzenia przed Krajową Izbą Odwoławczą Zamawiający cofnął wniosek dowodowy o przesłuchanie w charakterze świadka pracowników.

Po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem stron, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz oświadczeń, a także stanowisk stron, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba stwierdziła, że w zakresie zarzutów podniesionych w odwołaniu nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania , odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane merytorycznie.

Ustalenia Izby

Izba ustaliła, że wykonawca wnoszący odwołanie wykazał interes w korzystaniu ze środków ochrony prawnej. Interes we wniesieniu odwołania wynika z faktu, iż w przypadku uwzględnienia zarzutów podniesionych w odwołaniu oferta Odwołującego uplasuje się na pierwszym miejscu w rankingu ofert (będzie jedyną ofertą, która nie podlega odrzuceniu), nie będzie w związku z tym podstaw do unieważnienia postępowania, a tym samym Odwołujący będzie miał szansę na uzyskanie zamówienia.

Przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie odwołującego ani po stronie zamawiającego w ustawowym terminie nie zgłosił żaden wykonawca.

Izba postanowiła dopuścić dowody z dokumentacji przedmiotowego postępowania, odwołania wraz z załącznikami, odpowiedzi na odwołanie złożonej przez Zamawiającego wraz z załącznikami, pisma procesowego złożonego przez Odwołującego oraz pisma procesowego złożonego przez Zamawiającego.

Biorąc pod uwagę stanowiska Stron oraz zgromadzony materiał dowodowy, Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie i podlegało oddaleniu.

W zakresie podniesionych zarzutów Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zamawiający prowadzi w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „dostawa urządzeń drukujących i graficznych oraz materiałów eksploatacyjnych w postaci tonerów”.

W postępowaniu oferty złożyło 5 wykonawców. Zgodnie z Działem VII część A pkt 1 SWZ:

„1. Na ofertę składają się wypełnione i podpisane podpisem elektronicznym załączniki do SWZ: - złącznik nr 1 – Formularz oferty, - załącznik nr 2 – opis przedmiotu zamówienia, - dokumenty wymagane opisem przedmiotu zamówienia.” W Załączniku nr 2 do SWZ pod Tabelą nr 1 Wymagań jakościowych i danych technicznych kolorowych urządzeń drukujących MFP wskazano:

„Uwaga 2: Do oferty oferent powinien załączyć kartę katalogową zaoferowanych urządzeń w oparciu o którą sporządzono ofertę.” W Załączniku nr 2 do SWZ w Tabeli nr 2 materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do realizacji umowy – tonerów oraz pojemników na zużyty toner wskazano: „Tabela powinna zawierać ilości niezbędne do realizacji umowy wraz z materiałami znajdującymi się w urządzeniu” oraz „Powyższe materiały (tonery oraz pojemniki na zużyty toner) zgodnie z przewidywanym postępowaniem powinny pozwolić na wydrukowanie minimum 300 000 (słownie trzysta tysięcy) stron formatu A4 w tym co najmniej 150 000 (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy) stron kolorowych formatu A4 przez każde z urządzeń, przy założonym 20% pokryciu strony [tj. 5% dla czerni (K) oraz po 5% dla trzech kolorów, tj. niebieskiego (C), purpurowego (M), żółtego (Y)] oraz co najmniej 150 000 (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy) stron czarno-białych formatu A4 przez każde z urządzeń (przy założeniu gdzie w wydruku kolorowym bierze udział również kolor czarny), przy założonym 5% pokryciu strony. Pojemnik na zużyty toner powinien wystarczyć do wydruku co najmniej 300 000 (słownie: trzystu tysięcy) stron (przy założeniu gdzie w wydruku kolorowym bierze udział również kolor czarny).” Odwołujący wraz z ofertą złożył kartę katalogową urządzenia Sharp BP-71C45 Oferowane urządzenie nie obsługuje wymaganego sterownika Microsoft Windows Serwer 2012 (producent urządzenia nie przewiduje ani nie potwierdza wsparcia dla systemu Windows Server 2012). W złożonej karcie katalogowej producent umieścił jako wspierane przez oferowane urządzenie systemy operacyjne takie jak MacOS X 10.15 czy MacOS 11 W Załączniku nr 2 do SWZ w tabeli nr 2 pozycji nr 9 Pojemnik na zużyty toner Odwołujący wskazał:

„Wydajność 1 szt. określona zgodnie z opisem pod tabelą 50000 Ilość materiałów niezbędna do realizacji umowy dla 1 szt. urządzenia 5 14 kwietnia 2026 r. Zamawiający poinformował wykonawców o odrzuceniu ofert złożonych przez wszystkich wykonawców oraz o unieważnieniu na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Pzp postepowania. Oferta Odwołującego została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp tj. z uwagi na to, że jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. W uzasadnieniu odrzucenia oferty Odwołującego Zamawiający wskazał:

„Zamawiający w załączniku nr 2 do SWZ w tabeli nr 1 w pozycji Sterowniki wymagał, żeby urządzenie obsługiwało sterownik Windows Serwer 2012. Z załączonej broszury wynika natomiast, że urządzenie nie spełnia wymaganego parametru.

Ponadto w załączniku nr 2 do SWZ w tabeli nr 2 w pozycji Pojemnik na zużyty toner wykonawca zaproponował pojemność 50 000 wydruków za 1 sztukę, proponując 5 sztuk na urządzenie. Daje to łącznie 250 000 wydruków. Zamawiający wymagał natomiast aby pozycja ta starczyła na wydruk co najmniej 300 000 stron. W związku z powyższym oferta podlega odrzuceniu jako niezgodna z SWZ i postawionymi w niej warunkami.” Z taką decyzją Zamawiającego nie zgodził się Odwołujący składając 17 kwietnia 2026 r. odwołanie od czynności i zaniechań Zamawiającego.

Przedmiotem rozpoznania niniejszej sprawy było ustalenie czy Zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów ustawy Pzp poprzez: - bezpodstawne odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na niezgodność oferty z warunkami zamówienia, - bezpodstawne umorzenie postepowania.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp:

„1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

(…)

5) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;”

Zgodnie z art. 255 pkt 2 ustawy Pzp:

„Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

(…)

2) wszystkie złożone wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferty podlegały odrzuceniu;”

Odnosząc się do zarzutu nr 1 Izba wskazuje, że zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ tabela nr 1 Wymagań jakościowych i danych technicznych kolorowych urządzeń drukujących MFP wykonawcy byli zobowiązani do złożenia oświadczeń czy oferowane przez nich urządzenie spełnia wymagane minimalne parametry techniczne. Jednym z wymagań minimalnych parametrów technicznych były sterowniki Windows 10 (32/64), Windows 11, Windows Server 2012, Mac OS 12.1 i nowszy. Odwołujący w ofercie złożył zapewnienie o spełnieniu tego wymagania. Zgodnie z uwagą zawartą pod tabelą nr 1 do oferty oferent powinien załączyć kartę katalogową zaoferowanych urządzeń, w oparciu o którą sporządzono ofertę. Odwołujący podniósł, że w SWZ Zamawiający nie wskazał, że będzie dokonywał oceny na podstawie złożonej katy katalogowej. Należy jednak zauważyć, że skoro wymóg dotyczył przedłożenia karty katalogowej, w oparciu o którą sporządzono ofertę, to oczywistym jest, że Zamawiający powinien móc ustalić na jej podstawie prawdziwość złożonych oświadczeń. W karcie katalogowej złożonej przez Odwołującego nie została zawarta informacja, że oferowane urządzenie obsługuje wymagany sterownik Microsoft Windows Serwer 2012 Dopiero w oświadczeniu własnym Odwołującego jako oficjalnego dystrybutora urządzeń Sharp na terenie Polski znalazła się informacja, że oferowane urządzenie obsługuje sterownik Windows 2012 z wykorzystaniem sterownika uniwersalnego. Treść tego oświadczenia nie była znana Zamawiającemu w momencie dokonywania oceny ofert. Co więcej Odwołujący nie przedstawił Zamawiającemu dowodu, że sterownik uniwersalny spełnia wymagania Zamawiającego. Jeżeli Odwołujący miał wątpliwości odnośnie tego, jakie karty katalogowe powinien przedłożyć dla poparcia oświadczeń zawartych w tabeli nr 1 powinien zwrócić się do Zamawiającego na etapie ogłoszenia dokumentacji postępowania z pytaniem, które by tego dotyczyło. Mając na uwadze wymagania dotyczące sterowników powinien również dopytać Zamawiającego czy dopuszcza, aby zaoferowane urządzenie obsługiwało sterownik uniwersalny. Z żadnego dokumentu znajdującego się w dokumentacji postępowania nie wynika, aby sterowniki uniwersalne mogły w pełni zapewnić funkcjonalność urządzenia oferowanego przez Odwołującego. Jak wskazał Zamawiający zarówno na oficjalnej stronie producenta, jak i na stronach nieoficjalnych nie znalazł on informacji, że oferowane przez Odwołującego urządzenie obsługuje wymagany zgodnie z dokumentacją postępowania sterownik Microsoft Windows Serwer 2012. Również Odwołujący takiego dowodu nie przedstawił.

Odnosząc się do podniesionej przez Odwołującego argumentacji dotyczącej zaniechania przez Zamawiającego wezwania go do złożenia wyjaśnień Izba wskazuje, że Odwołujący nie postawił w odwołaniu skutecznie takiego zarzutu, ograniczając się do stwierdzenia na marginesie, że Zamawiający nie skorzystał z możliwości wezwania Odwołującego do wyjaśnień. Niezależnie od tego Izba wskazuje, że w przedmiotowym stanie faktycznym brak było podstaw do kierowania takiego wezwania, ponieważ Odwołujący nie dostarczy wraz z ofertą informacji, które powodowałyby wątpliwości. Jak wskazano w Komentarzu pod red. Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza celem wyjaśnień jest uzyskanie jednoznacznych informacji, jeżeli oświadczenia lub przedmiotowe środki dowodowe są nieprecyzyjne, niejasne, dwuznaczne lub budzą wątpliwości interpretacyjne. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do uzupełnienia oferty o informacje, które nie zostały w niej zawarte.

Odnosząc się do drugiej z przyczyn odrzucenia oferty Odwołującego Izba wskazuje, że w tabeli nr 2 jednoznacznie wskazano, że tabela powinna zawierać ilości materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do realizacji umowy – tonerów oraz pojemników na zużyty toner niezbędne do realizacji umowy wraz z materiałami znajdującymi się w urządzeniu. Odwołujący w tabeli nr 2 w poz. 9 (pojemnik na zużyty toner) wskazał ilość sztuk, która nie wystarcza na wydruk wymaganych 300 000 stron. Potwierdzenie, że fabrycznie nowe urządzenie jest wyposażone w jeden pojemnik na zużyty toner znalazło się dopiero w odwołaniu. W treści złożonej oferty nie znalazła się taka informacja czy zastrzeżenie, w związku z czym oferta w tym zakresie jest niezgodna z warunkami zamówienia. Jak słusznie zauważył Zamawiający tabela nr 2 nie miała charakteru dowolnego, szacunkowego, a była podstawą do wyceny oferty (jedna z dwóch składowych ceny oferty). Odwołujący w pozycji Pojemnik na zużyty toner uwzględnił pojemność 50 000 wydruków za 1 sztukę, proponując 5 sztuk na urządzenie. Stanowi to łącznie 250 000 wydruków, a nie 300 000 wydruków wymaganych w dokumentacji postępowania.

Mając na uwadze powyższe oraz zawarty w art. 255 pkt ustawy Pzp nakaz unieważnienia przez Zamawiającego postępowania w przypadku, gdy wszystkie złożone w postępowaniu oferty podlegały odrzuceniu Zamawiający zasadnie dokonał unieważnienia postępowania w oparciu o wskazaną podstawę prawną.

Reasumując Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie, a w działaniach Zamawiającego nie dopatrzyła się naruszenia wskazanych przez Odwołującego przepisów.

Orzekając o kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 574 oraz art. 575 ustawy Pzp, a także w oparciu o przepisy § 5 pkt 1 w zw. z § 5 pkt 2 lit. b) w zw. z § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020r., poz. 2437 ze zmianami), orzekając w tym zakresie o obciążeniu kosztami postępowania odwoławczego stronę przegrywającą, czyli Odwołującego.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.