Postanowienie KIO 1729/26 z 9 czerwca 2026 r.

Uzasadnienie

Ministerstwo Klimatu i Środowiska z siedzibą w Warszawie (dalej „zamawiający”) prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) - dalej: „ustawa Pzp” pn. „Opracowanie i wdrożenie platformy informatycznej na rzecz jednolitych ram cyfrowych dotyczących procedur wydawania pozwoleń na instalacje OZE”; znak postępowania BDG-wzp-260/11/2025/KD (dalej „postępowanie” lub „zamówienie”).

Wartość zamówienia jest równa lub wyższa od progów unijnych, o których mowa w art. 3 ustawy Pzp.

Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 12 września 2025 r. pod numerem: 597178-2025.

W dniu 13 kwietnia 2026 r. przez wykonawcę Pentacomp Systemy Informatyczne S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej „odwołujący”) zostało wniesione, do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, odwołanie na czynności i zaniechania zamawiającego polegające na:

1) zaniechaniu dokonania przez zamawiającego czynności niezwłocznego udostępnienia odwołującemu treści protokołu postępowania wraz ze wszystkimi załącznikami, tj. nieudostępnienie odwołującemu pełnej treści dokumentów złożonych przez wykonawcę Alfavox Software Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (dalej „Aflavox”) w dniu 27 marca 2026 r. i zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa, tj. 1) wykazu usług sporządzonego zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ (dalej „Wykaz Usług”) oraz Wykazu osób sporządzonego według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do SWZ (dalej „Wykaz Osób”), podczas gdy względem Wykazu Usług i Wykazu Osób zamawiający w dniu 3 kwietnia 2026 r. uznał dokonane zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa za nieskuteczne i odtajnił złożone dokumenty (dalej „Odtajnienie Tajemnicy”). Mimo, że po Odtajnieniu Tajemnicy, odwołujący kilkukrotnie zwracał się do zamawiającego o udostępnienie pełnego protokołu postępowania wraz ze wszystkimi załącznikami, zamawiający zaniechał udostępnienia Wykazu Usług i Wykazu Osób do momentu wniesienia niniejszego odwołania. Działanie zamawiającego istotnie utrudnia wniesienie niniejszego odwołania i uniemożliwia dokonanie pełnej weryfikacji przez odwołującego możliwości wyboru oferty Aflavox. Takie działanie zamawiającego narusza więc zasadę prowadzenia postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także zasadę przejrzystości postępowania - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 18 ust. 1, 2 i 3 ustawy Pzp w zw. z art. 73 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 74 ust. 1, ust. 2 pkt 1) ustawy Pzp w zw. z art. 80 ustawy Pzp w zw. z § 5 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z dnia 18 grudnia 2020 r. w zw. z art. 16 pkt. 1) i 2) ustawy Pzp;

2) zaniechaniu dokonania przez zamawiającego czynności odrzucenia oferty Alfavox, podczas gdy oferta Alfavox ta nie została podpisana prawidłowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podlega więc odrzuceniu jako oferta niezgodna z przepisami ustawy, a także oferta niesporządzona w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego w pkt. 8.4, 8.6, uwaga nr 2 pod punktem 8.15.6 Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej „SWZ”) - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp w zw. z art. 63 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp;

3) zaniechaniu dokonania przez zamawiającego czynności odrzucenia oferty Alfavox, podczas gdy pełnomocnictwo do działania w imieniu Alfavox dla Pani Ewy Witeckiej -Kowalskiej nie zostało podpisane prawidłowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz nie zachodzą przesłanki do uzupełnienia pełnomocnictwa ponieważ oferta Alfavox i tak podlegałaby odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 oraz 6 ustawy Pzp (wadliwy podpis pod ofertą zob. zarzut 2 powyżej) - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp w zw. z art. 63 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 99 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 z późn. zm.);

4) zaniechaniu dokonania przez zamawiającego czynności wezwania do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty, podczas gdy termin związania ofertą Alfavox upłynął 23 stycznia 2026 r.; zamawiający poprzez swoje działanie naruszył więc zasadę zapewnienia uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także prowadzenia postępowania w sposób przejrzysty - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 252 ust. 2 ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp;

5) zaniechaniu dokonania przez zamawiającego czynności odrzucenia oferty Alfavox, podczas gdy oferta Alfavox została złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu dot. zdolności technicznej (5.2.4 SWZ) ponieważ Alfavox (a) nie załączył referencji; (b) nie wykazał, że z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać referencji (c) nie złożył oświadczenia wykonawcy lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług. Alfavox na wezwanie zamawiającego złożył jedynie Wykazu Usług (które może nie może być skutecznym dowodem). Nie zachodzą również przesłanki do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, ani złożenia wyjaśnień ponieważ oferta Alfavox i tak podlegałaby odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 oraz 6 ustawy Pzp (wadliwy podpis pod ofertą zob. zarzut 2 powyżej) - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c) ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 1 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy z dnia 23 grudnia 2020 r.;

6) zaniechaniu dokonania przez zamawiającego czynności odrzucenia oferty Alfavox, podczas gdy oferta Alfavox została złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu dot. zdolności technicznej (5.2.4 SWZ). Nie zachodzą również przesłanki do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, ani złożenia wyjaśnień ponieważ oferta Alfavox i tak podlegałaby odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 oraz 6 ustawy Pzp (wadliwy podpis pod ofertą zob. zarzut 2 powyżej) - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 226 ust. 1 pkt 2 lit b) ustawy Pzp;

7) zaniechaniu dokonania przez zamawiającego czynności odrzucenia oferty Alfavox, podczas gdy oferta Alfavox została złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu dot. zdolności zawodowej (5.2.5 SWZ). Nie zachodzą również przesłanki do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, ani złożenia wyjaśnień ponieważ oferta Alfavox i tak podlegałaby odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 oraz 6 ustawy Pzp (wadliwy podpis pod ofertą zob. zarzut 2 powyżej) - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 226 ust. 1 pkt 2 lit b) ustawy Pzp;

8) czynności zamawiającego w postaci przyznania ofercie Alfavox 20 pkt w ramach kryterium „Dodatkowe doświadczenie zespołu projektowego: wykonanie i wdrożenie platformy e-usług”, podczas gdy oferta Alfavox powinna otrzymać 0 pkt w ramach tego kryterium. Działanie zamawiającego stanowi o naruszeniu zasady zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości postępowania - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 239 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z w zw. z art. 242 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp;

9) czynności zamawiającego w postaci przyznania ofercie Alfavox 20 pkt w ramach kryterium „Dodatkowe doświadczenie zespołu projektowego: wykonanie i wdrożenie aplikacji internetowej, w której zastosowana została automatyzacja procesów biznesowych”, podczas gdy oferta Alfavox powinna otrzymać 0 pkt w ramach tego kryterium. Działanie zamawiającego stanowi o naruszeniu zasady zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości postępowania - co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 239 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z w zw. z art. 242 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp.

Zarzucając powyższe odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu:

1) unieważnienia czynności wyboru oferty Alfavox jako oferty najkorzystniejszej w ramach postępowania;

2) odrzucenia oferty Alfavox;

3) dokonania wyboru oferty spośród złożonych w postępowaniu niepodlegających odrzuceniu, a następnie wezwania wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę do wyrażenia pisemnej zgody na wybór oferty w związku z upływem terminu związania ofertą;

4) udostępnienia odwołującemu Wykazu Usług oraz Wykazu Osób zastrzeżonych przez Alfavox jako tajemnica przedsiębiorstwa.

Ustalenia Izby

Izba ustaliła, że zamawiający wezwał wykonawców do zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania.

We wskazanym terminie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego przystąpił wykonawca Alfavox Software Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu.

Zamawiający w dniu 5 czerwca 2026 r. przekazał do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej uzupełnioną dokumentację postępowania informując, że pismem z 5 czerwca 2026 r. zawiadomił wykonawców o unieważnieniu postępowania, wskazując jako podstawę prawną unieważnienia art. 255 pkt 6 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Tym samym odwołanie wniesione w dniu 13 kwietnia 2026 r. dotyczy czynności i zaniechań zamawiającego, które na chwile obecną nie istnieją, gdyż postępowanie, w którym czynności zostały dokonane, zostało przez zamawiającego unieważnione.

Izba wskazuje, że zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, wydając orzeczenie, bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia, co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie.

Należy również zauważyć, że przepisy ustawy Pzp nie zobowiązują zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia w sytuacji, w której wykonawca wniesie odwołanie. Zgodnie z treścią przepisu art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy - nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 ustawy Pzp należy analogicznie, jak w art. 316 § 1 kpc, interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13 września 2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18).

Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązana uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia, co ma bezpośredni związek z zarzutami sformułowanymi w odwołaniu, gdyż czynności i zaniechania, stanowiące podstawę wniesienia środka ochrony prawnej przestały istnieć - zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego. Uznać w takiej sytuacji w ocenie składu orzekającego Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp - zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwoty uiszczonej tytułem wpisu.