Usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości w dwóch siedzibach Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR w Warszawie (część nr 1 zamówienia) oraz w 37 Biurach Powiatowych na terenie województwa mazowieckiego oraz utrzymanie porządku terenów zewnętrznych 8 z tych nieruchomości (część nr 2 zamówienia)

Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie utrzymania porządku i czystości w dwóch siedzibach Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR w Warszawie oraz w 37 Biurach Powiatowych na terenie województwa mazowieckiego oraz sprzątanie terenów zewnętrznych wokół wybranych wskazanych placówek ARiMR w województwie mazowieckim (dotyczy ośmiu placówek). Zamawiający dokonał podziału zamówienia na dwie (2) części. Część nr 1 – usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości w 2 (dwóch) jednostkach Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR w Warszawie; Część nr 2 – usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości w 37 Biurach Powiatowych na terenie województwa mazowieckiego oraz utrzymanie porządku terenów zewnętrznych ośmiu (8) z tych nieruchomości Usługi sprzątania obejmujące powierzchnie wewnętrzną i zakres czynności i obowiązków w ramach stałego sprzątania powierzchni biurowych:

- na powierzchnię wewnętrzną składa się powierzchnia biurowa obejmująca pokoje biurowe, pomieszczenia socjalne, toalety, korytarze i inne ciągi komunikacyjne oraz powierzchnia serwerowni, magazynków podręcznych, składnic akt i archiwów. - powierzchnia wewnętrzna obejmuje łącznie 26.850,00 m2, w tym powierzchnia dwóch jednostek MzOR ARiMR zlokalizowanych w Warszawie wynosi łącznie 4.989,00 m2, z kolei powierzchnia 37 lokali BP ARiMR zlokalizowanych na terenie województwa mazowieckiego wynosi łącznie 21.861,00 m2. Wykonawca użyje własnych środków i artykułów higienicznych oraz własnego sprzętu do wszystkich wymienionych w załączniku nr 1 do SWZ czynności związanych z wykonywaniem usługi stałego sprzątania powierzchni biurowych. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienie odpowiedniej liczby osób sprzątających, sprawnie działających urządzeń i narzędzi niezbędnych do realizacji usługi, odpowiedniej ilości wyłącznie atestowanych lub dopuszczonych na podstawie dokumentów równoważnych środków czystości, środków dezynfekcyjnych lub środków czyszcząco - dezynfekcyjnych oraz materiałów higienicznych. W przypadku stwierdzenia, że zastosowane środki czystości, środki dezynfekcyjne, środki czyszcząco-dezynfekcyjne lub środki higieniczne, urządzenia i narzędzia są niewystarczające do utrzymania należytego stanu sanitarno- porządkowego obiektów, Zamawiający ma prawo żądać zastosowania innych, wskazanych przez siebie środków, urządzeń i narzędzi. Wykonawca zobowiązuje się zastosować do wniosku Zamawiającego w terminie 7 dni od jego zgłoszenia. Osoby wykonujące czynności składające się na usługę kompleksowego utrzymania czystości zobowiązane są do stosowania się do zasad selektywnej zbiórki odpadów w przypadku wprowadzenia systemu selektywnej zbiórki odpadów w biurze. Osoby wyznaczone do mycia okien, winny posiadać aktualne badania umożliwiające wykonywanie pracy na wysokości powyżej 1 m i posiadać stosowne szkolenia z zakresu BHP. Mycie okien powinno odbywać się pod nadzorem przedstawiciela Wykonawcy. Pracownicy realizujący prace związane z myciem okien, jeśli jest to niezbędne, powinni być wyposażeni w sprzęt zapewniający ich bezpieczeństwo podczas realizacji usługi (np. szelki i/lub kaski ochronne). Usługi sprzątania obejmujące powierzchnię zewnętrzną i zakres czynności i obowiązków w ramach stałego sprzątania tych powierzchni:

- usługa sprzątania obejmuje, w szczególności chodniki, parkingi, inne ciągi komunikacyjne, trawniki;

- powierzchnia objęta usługą sprzątania powierzchni terenów zewnętrznych przy obiektach biur powiatowych wynosi 9.744,00 m2. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienie odpowiedniej liczby osób sprzątających, sprawnie działających urządzeń i narzędzi niezbędnych do realizacji usługi, odpowiedniej ilości piachu, soli i wszelkich innych materiałów do realizacji prac sprzątania na zewnątrz. Dokładny opis przedmiotu zamówienia (zestawienie objętych usługą powierzchni wewnętrznych oraz zewnętrznych wraz ze wskazaniem lokalizacji placówek oraz zakres czynności i obowiązków w ramach wykonywanych usług sprzątania powierzchni wewnętrznej i zewnętrznej) zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszej SWZ, a także załączniku nr 3 do SWZ. Integralną część opisu przedmiotu zamówienia stanowią projektowane postanowienia umowy.

Wymagania Zamawiającego co do zatrudnienia:

1. Wykonawca zobowiązany jest skierować do realizacji przedmiotu zamówienia liczbę pracowników umożliwiającą terminową i należytą realizację wszystkich prac określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Stosownie do wymagań art. 95 ust. 1 uPzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę przez cały okres realizacji zamówienia na podstawie stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy t.j. z dnia 16 czerwca 2023 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) wszystkich Pracowników wykonujących czynności w zakresie wykonywanej Usługi tj. osób wykonujących usługę sprzątania powierzchni biurowych budynków MzOR jak i BP mu podległych. Zatrudnienie w oparciu umowy o pracę nie będzie wymagane w stosunku do osób sprawujących kontrolę nad pracownikami wykonującymi usługę sprzątania, a także wobec osób wykonujących prace okresowe tj. mycie okien z wykorzystaniem metody alpinistycznej, mycie wykładzin czy też prac pielęgnacyjnych terenów zielonych przy BP w okresie wiosenno – jesiennym.

2. Zamawiający wymaga, aby przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia minimum 46 pracowników Wykonawcy świadczyło usługi na rzecz Zamawiającego, w tym 9 pracowników w Oddziale Regionalnym ARiMR oraz łącznie 37 pracowników w Biurach Powiatowych ARiMR (po 1 pracowniku w każdym Biurze Powiatowym ARiMR).

3. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przez osobę zatrudnioną przez Wykonawcę/Podwykonawcę, przed zakończeniem terminu realizacji Umowy, Wykonawca/Podwykonawca będzie zobowiązany do niezwłocznego zatrudnienia na to miejsce innej osoby na podstawie umowy o pracę.

4. W trakcie realizacji zamówienia, Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy w zakresie dotyczącym spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu, o którym mowa w pkt 18, zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia. W ramach przysługującego uprawnienia, Zamawiający może domagać się przedłożenia łącznie lub wedle wyboru Zamawiającego:

a) oświadczenia Wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę Pracowników świadczących Usługę. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy, wskazanie danych pracodawcy, jeżeli jest nim Podwykonawca;

b) poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę (w zależności od tego, kto jest pracodawcą) kopię umowy/umów o pracę Pracowników świadczących Usługi, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna być sporządzona w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Kopia składanej umowy o pracę w szczególności powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę, okres na jaki umowa o pracę została zawarta, gdy jest to umowa na czas określony, i wymiar etatu oraz zakres obowiązków pracownika, ewentualnie, gdy obowiązki nie są wyspecyfikowane w umowie o pracę wymagane jest złożenie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii dodatkowego dokumentu wskazującego zakres obowiązków pracownika. Pozostałe informacje dotyczące pracownika Wykonawcy lub Podwykonawcy powinny być zanimizowane.

c) zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

d) poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Imię i nazwisko pracownika oraz data zgłoszenia nie podlega anonimizacji;

e) oświadczenia Pracownika/Pracowników, że świadczą pracę na podstawie umowy o pracę.

5. Zamawiający przewiduje sankcje w razie nie spełnienia przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w pkt 1. W takiej sytuacji, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości i terminie wskazanym w załączniku nr 3 do SWZ.

6. Zamawiający zastrzega, że brak przedłożenia przez Wykonawcę żądanych przez Zamawiającego dowodów w przedmiocie potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu, o którym mowa w pkt 1, w zakreślonym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający będzie traktował jako brak spełnienia przez Wykonawcę obowiązku zatrudnienia pracowników w stosunku pracy oraz będzie skutkowało naliczeniem kar umownych określonych w § 9 załącznika nr 3 do SWZ.

7. Zmawiający może także zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy, w razie powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania przepisów prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę przy realizacji usługi.

Informacje o sposobie porozumiewania się Zmawiającego z Wykonawcami (rozdział XIV SWZ)

1. Niniejszy rozdział zawiera informacje dotyczące środków komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

3. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej: https://platformazakupowa.pl.

4. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (TED lub numerem postępowania).

5. Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach (np. awaria platformy zakupowej) również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej: agnieszka.strzeszewska@arimr.gov.pl Jednakże należy pamiętać, że oferta oraz dokumenty i oświadczenia, o których mowa w SWZ - rozdział X, a także oferty dodatkowe składane są zawsze przy pomocy platformy zakupowej.

6. Oferty oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej, w tym opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma i sposób sporządzania, czy też poświadczania zgodności poszczególnych dokumentów lub oświadczeń został opisany w rozdziale XI SWZ.

7. Zamawiający informuje, że posiadanie konta na platformie jest dobrowolne, natomiast złożenie oferty w postępowaniu może odbywać się bez posiadania konta.

8. Na stronie platformy znajduje się Instrukcja dla Wykonawców, która określa informacje dotyczące sposobu i formy złożenia oferty, sposobu komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (poza składaniem ofert), informacje dotyczące sposobu otwarcia ofert na www.platformazakupowa.pl

9. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania oraz odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu zostały opisane w Regulaminie korzystania z platformy (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin). Składając ofertę Wykonawca akceptuje Regulamin platforma zakupowa.pl dla użytkowników (wykonawców).

10. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem formularza „wyślij wiadomość”.

11. Maksymalna wielkość wszystkich załączonych plików - 1 GB. Dopuszczalna ilość plików - 20. Zalecana maksymalna wielkość pliku 75 MB. Załączone pliki muszą zawierać w nazwie nr postępowania w formacie BOR07_2610_1_2023_DS.

12. Za datę przekazania zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na https://platformazakupowa.pl

13. Zamawiający rekomenduje stosowanie przez wykonawców następujących formatów przesyłanych danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt.

14. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020.2452) oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. 2020.2415).

15. Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważnione są następujące osoby:

- w sprawach merytorycznych dotyczących przedmiotu zamówienia: Karol Rogowski-Szachewicz;

- w sprawach proceduralnych i formalnych – Agnieszka Strzeszewska.

16. Wyjaśnienia dotyczące SWZ udzielane są z zachowaniem zasad określonych w art. 135 uPzp.

17. Wykonawca za pośrednictwem Platformy Zakupowej: https://platformazakupowa.pl/ może zwrócić się do Zamawiającego – z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.

18. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio 14 przed upływem terminu składania ofert.

19. Zamawiający umieści wyjaśnienia treści SWZ na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl/pn/arimr.

20. Dodatkowo Zamawiający przewiduje zgodnie z art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U.UE.L.2014.229.1) zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich m.in. zamówień publicznych na rzecz lub z udziałem:

a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;

b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) niniejszego ustępu; lub c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego ustępu, d) w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

12. Przesłanka wykluczenia wskazana w ust. 11 będzie wstępnie weryfikowana w ramach oświadczenia wstępnego wykonawcy (art. 125 ust. 1 uPzp – dokument z załącznika nr 9 do SWZ) poprzez wypełnienie i podpisanie przez wykonawcę oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ.

Odwołanie wnosi się w przypadku niniejszego zamówienia, w terminie:

- 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

- 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony wyżej; Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. Pozostałe regulacje dotyczące postępowania odwoławczego oraz samego odwołania można znaleźć w dziale IX ustawy Prawo zamówień publicznych.

Odwołanie wnosi się w przypadku niniejszego zamówienia, w terminie:

- 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

- 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony wyżej; Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. Pozostałe regulacje dotyczące postępowania odwoławczego oraz samego odwołania można znaleźć w dziale IX ustawy Prawo zamówień publicznych