Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w OPEC SP. z o.o. wraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego

1. Przedmiotem Zamówienia jest zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w OPEC SP. z o.o. wraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego i obejmuje następujące obszary wdrożenia:

1)Finanse i Księgowość oraz środki trwałe – moduł odpowiedzialny za przepływy finansowe w firmie, właściwa ewidencja zdarzeń gospodarczych, rozliczanie podatków, zobowiązań i majątku oraz zarządzanie środkami trwałymi; uwzględniający obowiązujące wymogi prawne oraz zmiany prawne, wobec których trwa vacatio legis.

2)Zakupy, łańcuch dostaw, gospodarka magazynowa - moduł ukierunkowany na zarządzanie procesem zakupowym w zakresie: wewnętrznego definiowania potrzeb zakupowych, obsługi zamówień dedykowanych podmiotom zewnętrznym i obsługi obszaru magazynowego.

3)Kontroling - moduł umożliwiający pogłębione analizy finansowe w oparciu o zintegrowane narzędzia.

4)Płace - moduł odpowiedzialny za dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia wraz z możliwością obsługi PPE i PPK.

5)Kadry wraz z aplikacją zewnętrzną dla pracowników - moduł odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji pracowników wraz z portalem pracowniczym (narzędzie, które umożliwia pracownikom dostęp do informacji związanych z pracą w firmie. Zapewnia bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia -komputer, smartfon, tablet).

6) ZMIANA II: Biling - moduł odpowiedzialny za rozliczenia wskazań urządzeń pomiarowych importowanych z systemu zdalnego odczytu oraz wprowadzanych przez użytkownika, posiadający możliwość prognozowania i obliczania średnich zużyć w przypadku uszkodzeń układów pomiarowo–rozliczeniowych, umożliwiający kontrolę poprawności odczytów oraz posiadający kartotekę licznikową zawierającą informacje techniczne o opomiarowaniu wraz z historią wymian licznika. System powinien umożliwiać dokonywanie rozliczeń na węzłach grupowych, jak poniżej:

Urządzenia pomiaru ciepła biorące udział w rozliczeniu węzłów grupowych:

• Ciepłomierz – GJ,

• Ciepłomierz liczący ciepło wspólne - GJ ( np. C. O. + C. W. U. , C. O. + K. L.),

• Ciepłomierze w układzie – GJ (różnica zużyć),

• Wodomierz - m3,

• Układ wodomierzy – m3 ( zasilanie, cyrkulacja - różnica).

W rozliczeniu bierze udział licznik główny minus licznik podzielnik. Mogą występować jeszcze: podlicznik lub licznik letni (na stacji). Dopiero za tymi licznikami, w rozliczeniu biorą udział liczniki lub wodomierze w obiektach. Zależne jest to od sposobu poprowadzenia instalacji, dlatego też, często za licznikami głównymi zachodzi jeszcze zależność między urządzeniami – podzielnikami lub układem liczników. Może zaistnieć również sytuacja, w której jeden licznik mierzy zużycie dla kilku odbiorców. Wtedy konieczny jest podział % lub według klucza (np. powierzchni ogrzewanej lub mocy zamówionej).

Wszystkie zdarzenia pomiędzy urządzeniami potrzebują odpowiednich algorytmów rozliczenia zużyć względem siebie. Rozliczenie zależne jest również od własności węzła (przypisanie strat).

Niezbędna jest możliwość bilansowania zużyć z licznika głównego względem sumy zużyć podzielników, z zachowaniem odpowiednich jednostek (GJ, M3) urządzeń, uwzględniając dopuszczalny współczynnik dla C. O. i C. W. U.

W przypadku uszkodzenia licznika, do pełnego rozliczenia, niezbędne są przypisane urządzeniom odpowiednie algorytmy wyliczenia średnich zużyć w oparciu o temperatury powietrza i liczbę dni w odpowiednich okresach (prognozy).

System powinien umożliwiać obliczanie oraz rozliczanie strat na licznikach głównych i podłączonych do nich podlicznikach.

7)Sprzedaż - moduł odpowiedzialny za wystawianie faktur sprzedaży w powiązaniu z modułem bilingowym.

8)EBOK wraz z aplikacją zewnętrzną na potrzeby obsługi klientów - moduł zarządzający klientami, umowami i sprawami, zintegrowany z elektronicznym systemem obiegu dokumentów oraz portalem EBOK zawierającym informacje o zobowiązaniach klientów, umożliwiający dokonanie płatności, posiadający repozytorium dokumentów indywidualnych dla każdego użytkownika, przedstawiający parametry usług z innych systemów.

9)Raportowanie - moduł odpowiedzialny za budowanie raportów indywidualnych przez użytkowników systemu bez konieczności posiadania wiedzy specjalistycznej (programistycznej), moduł będzie posiadać funkcjonalność przyznawania indywidualnych uprawnień w stosunku do raportu.

10)Kancelaria - moduł posiadający w sobie procesy przyjmowania i wydawania pism oraz książka podawczo-odbiorcza, książka pocztowa, elektroniczny system obiegu dokumentów z możliwością późniejszej rozbudowy o procesy niepowiązane - moduł posiada proste narzędzie umożliwiające budowę procesów przez lokalnego administratora systemu. Do zadań kancelarii należy prowadzenie archiwum.

11)Panel administracyjny systemu - rozbudowany system zarządzania uprawnieniami dostępu, rejestracja każdego kroku systemu (pełny log pracy).

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Umowy stanowią:

1)Opis Przedmiotu Zamówienia, zwany dalej OPZ - załącznik nr 1 do SWZ;

2)Wymagania funkcjonalne ERP – załącznik nr 2 do SWZ – załącznik określa wymagane funkcjonalności Systemu w zakresie poszczególnych Modułów;

3)Infrastruktura Zamawiającego- załącznik nr 3 do SWZ.

3. Przedmiot Umowy obejmuje wszystkie usługi niezbędne do uruchomienia i eksploatacji Systemu w deklarowanej funkcjonalności, w szczególności:

3. Przedmiot Umowy obejmuje wszystkie usługi niezbędne do uruchomienia i eksploatacji Systemu w deklarowanej funkcjonalności , w szczególności określone w pkt.

3.4 SWZ.

4. Zgodnie z zapisem w Rozdz. II pkt 7 ppkt 1 OPZ System zaoferowany przez Wykonawcę winien spełniać następujące wymagania: na dzień składania Ofert System winien posiadać funkcjonujące łącznie w ramach zintegrowanego Systemu przynajmniej następujące moduły (obszary wdrożenia): Finanse i Księgowość oraz środki trwałe (zgodnie z pkt

3.2. ppkt 1 SWZ), Sprzedaż (zgodnie z pkt

3.2 ppkt 7 SWZ), Billing (zgodnie z pkt

3.2 ppkt 6 SWZ), które na Etapie Wdrożenia będą dostosowywane do wymagań Zamawiającego.

5. Pozostały opis przedmiotu zamówienia w pkt 3.6-3.18 SWZ.