Obsługa techniczna konferencji, dostawa materiałów konferencyjnych oraz usługa gastronomiczna – III części.

1. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej, zwanej dalej „platformą zakupową”, z wyjątkiem sposobu złożenia próbki, o którym mowa w rozdziale 11 SWZ.

2. Pod pojęciem „platforma zakupowa” należy rozumieć aplikację/program komputerowy przeznaczony do realizacji procesu związanego z przeprowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w formie elektronicznej:

1) zamawiający wykorzystuje platformę zakupową Open Nexus sp. z o.o.,

2) adres strony internetowej platformy zakupowej: https://platformazakupowa.pl/pn/damon.

3. Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami, za pośrednictwem platformy zakupowej: https://platformazakupowa.pl/pn/damon, z wyjątkiem sposobu złożenia próbki, o którym mowa w rozdziale 11 SWZ. Na platformie zakupowej za pośrednictwem dedykowanego formularza do złożenia oferty można załączyć maksymalnie 10 plików o maksymalnym rozmiarze każdego z plików wynoszącym 150 MB. W przypadku większych plików zaleca się ich spakowanie i podzielenie na mniejsze części, np. o rozmiarze do 150 MB każda. Instrukcja pakowania i podziału plików znajduje się na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl/uploads/Dzielenie_oraz_laczenie_plikow_na_czesci.pdf.

4. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie , określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie zakupowej , tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) szyfrowanie na platformie zakupowej odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3,

7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

5. Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

6. Wykonawca, przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformy zakupowej określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl/strona/regulamin oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do instrukcji korzystania z platformy zakupowej znajdujących się na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z instrukcją korzystania z platformy zakupowej, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 ustawy Pzp.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zamawiający informuje wykonawcę, że:

1) administratorem danych osobowych jest Minister Obrony Narodowej/Ministerstwo Obrony Narodowej z siedzibą w Warszawie, przy al. Niepodległości 218, tel.+48 22 628 00 31,

2) administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez pocztę elektroniczną na adres: iod@mon.gov.pl lub listownie na adres: Ministerstwo Obrony Narodowej, al. Niepodległości 218, 00-911 Warszawa, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”,

3) dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

4) dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, a także osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp,

5) dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej,

6) dane osobowe pozyskane w związku z postępowaniem będą przechowywane, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,

7) w odniesieniu do danych osobowych osób uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO,

8) osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje prawo do:

a) dostępu do danych osobowych (w przypadku korzystania z tego prawa należy sprecyzować we wniosku nazwę lub datę zakończonego postępowania),

b) żądania ich sprostowania lub uzupełnienia przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,

c) ograniczenia przetwarzania, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Informuję przy tym, że wniosek o ograniczenie przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania będzie mógł zostać zrealizowany dopiero po zakończeniu postępowania,

d) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

9) osobie, której dane osobowe dotyczą nie przysługuje:

a) prawo do usunięcia danych osobowych,

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c) prawo do sprzeciwu, o którym mowa w art. 21 RODO,

10) obowiązek podania przez wykonawcę danych osobowych bezpośrednio jego dotyczących oraz danych osobowych osób uczestniczących w postępowaniu jest wymogiem określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

2. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu, w tym obowiązków wynikających z RODO. W związku z powyższym, wykonawca zobowiązany jest do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, zgodnie z treścią zawartą w załączniku do SWZ.

3. Podwykonawca jest zobowiązany podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.

Dokumenty i oświadczenia, które należy złożyć wraz z ofertą:

1) formularz ofertowy – załącznik nr 1 do SWZ;

2) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – załącznik nr 4 do SWZ;

3) pełnomocnictwo / pełnomocnictwa dla osoby / osób podpisujących ofertę, jeżeli oferta jest podpisana przez pełnomocnika (jeżeli dotyczy).

W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy – pełnomocnictwo może być sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ.

Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

aktualnych na dzień złożenia odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. W przypadku oferty składanej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ten składa każdy z wykonawców oddzielnie.