Zakup usługi organizacji konferencji o charakterze międzynarodowym

Informacje o zamówieniu

Zamawiający

Nazwa Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Miasto Warszawa

Województwo Mazowieckie

NIP 7010073777

Adres Chmielna 69, 00-801 Warszawa

Email przetargi@ncbr.gov.pl

Strona WWW www.gov.pl/web/ncbr

Lokalizacja zamawiającego

Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Warszawa). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 79952000-2 — Usługi w zakresie organizacji imprez

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00323556

Data publikacji 04.07.2026 08:37

Kody CPV

79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez

79951000-5 Usługi w zakresie organizowania seminariów

80590000-6 Usługi seminaryjne

55520000-1 Usługi dostarczania posiłków

32342400-6 Sprzęt nagłaśniający

32232000-8 Sprzęt wideokonferencyjny

Analiza rynkowa i konkurencja

W skrócie

Zamówienie obejmuje pełną organizację i realizację jednodniowej konferencji naukowej poświęconej sztucznej inteligencji w formacie hybrydowym (stacjonarny i online). Konferencja skierowana do środowiska badawczo-naukowego, wymagająca doświadczenia w zarządzaniu dużymi wydarzeniami międzynarodowymi, koordynacji prelegentów oraz obsługi technicznej transmisji online.

Kluczowe wymagania

• Doświadczenie w organizacji konferencji naukowych i międzynarodowych
• Zdolność do obsługi formatu hybrydowego ze stabilną transmisją online
• Umiejętność koordynacji udziału prelegentów międzynarodowych
• Dostęp do sali konferencyjnej w Warszawie o odpowiedniej pojemności
• Obsługa języków obcych w tym angielskiego na potrzeby międzynarodowych uczestników

Wyłuskane z treści ogłoszenia — pełne i wiążące warunki znajdziesz w dokumentacji (SWZ).

Konkurencja i ceny — Usługi biznesowe i prawne

W kategorii Usługi biznesowe i prawne rozstrzygnięte postępowania otrzymują średnio 3,9 oferty (konkurencja średnia); 73% ma co najmniej dwie oferty. Mediana wartości udzielonych zamówień to 248 200,00 PLN, a typowy przedział cen wynosi od 92 500,00 PLN do 565 545,56 PLN.

Wartość tego przetargu (487 804,88 PLN) wypada w typowym przedziale cen dla tej kategorii — +97% względem mediany.

Na podstawie 20 091 rozstrzygnięć z BZP w tej kategorii. Zobacz wszystkie przetargi: Usługi biznesowe i prawne.

Sprawdź opłacalność startu

Podaj koszt przygotowania oferty i swoją marżę, a my oszacujemy oczekiwaną wartość finansową udziału w tym postępowaniu na podstawie danych z tej kategorii i regionu.

Koszt przygotowania oferty (zł)

zł

Twoja marża (%)

%

Zobacz pełny kalkulator i scenariusze konkurencji.

Załóż darmowe konto, by otrzymywać alerty

Analiza rynkowa

Przedmiot zamówienia

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja i realizacja jednodniowej międzynarodowej konferencji dla Narodowego Centrum Badań i Rozwoju pn. „Jak robić naukę w dobie AI – sztuczna inteligencja jako narzędzie współpracy międzynarodowej” w Warszawie oraz w formie online w dniu 5 listopada 2026 r.

Termin realizacji: 5 miesiące

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Nazwa zamawiającego

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 141032404

Ulica

Chmielna 69

Miejscowość

Warszawa

Kod pocztowy

00-801

Województwo

mazowieckie

Kraj

Polska

Lokalizacja NUTS 3

PL911 - Miasto Warszawa

Adres poczty elektronicznej

przetargi@ncbr.gov.pl

Adres strony internetowej zamawiającego

https://www.gov.pl/web/ncbr

Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - agencja wykonawcza

Przedmiot działalności zamawiającego

Inna działalność

2 Informacje podstawowe

Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Tak

Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Zakup usługi organizacji konferencji o charakterze międzynarodowym

Identyfikator postępowania

ocds-148610-7f8b2623-ce42-415b-adb6-acc6cd0522b6

Numer ogłoszenia

2026/BZP 00323556

Wersja ogłoszenia

01

Data ogłoszenia

2026-07-04

Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

Numer planu postępowań w BZP

2026/BZP 00116792/03/P

Identyfikator pozycji planu postępowań

1. 3.11 Zakup usługi organizacji konferencji o charakterze międzynarodowym

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne

Nie

Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr

Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr

Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

1. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując w przypadku posiadania konta na Platformie, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący.2. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 KB/s;2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB RAM, procesor o wydajności odpowiadającej Intel IV 2 GHz lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;3) zainstalowana dowolna inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer;4) włączona obsługa Java Script;5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;6) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.;7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.3. Dokumenty związane z postępowaniem Zamawiający zamieszcza na Platformie pod zamieszczonym postępowaniem.4. Do złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą służy Wykonawcom formularz „ZŁÓŻ OFERTĘ".5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi wypełnić formularz składania oferty i załadować wszystkie wymagane załączniki, kliknąć przycisk „Przejdź do podsumowania” a następnie kliknąć przycisk „Złóż ofertę”.6. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. W celu skomunikowania się z Zamawiającym (z wyłączeniem złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą), Wykonawca korzysta z polecenia „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” znajdujące się pod zamieszczonym postępowaniem.7. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie udzielić wyjaśnień, w terminach i na zasadach określonych w art. 284 ustawy Pzp.8. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ. 9. Treść pytań bez ujawniania źródła zapytania wraz z wyjaśnieniami Zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SWZ a treścią udzielonych wyjaśnień i zmian, jako obowiązującą należy przyjąć treść informacji zawierającej późniejsze oświadczenie Zamawiającego.10. Za datę wpływu wszelkiej korespondencji do Zamawiającego, w tym złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą, uważa się datę wczytania korespondencji na Platformie.11. Zamawiający zaleca sporządzenie korespondencji w następujących formatach: .doc, .docx,.rtf, .pdf, .xls.12. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma Zakupowa Centrum Wsparcia Klienta: adres e-mail: cwk@opennexus.com lub numer telefonu 22 101 02 02.13. Ofertę, pełnomocnictwa oraz dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu sporządza się i przekazuje w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym

Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

RODO (obowiązek informacyjny)

Rozdział XIX. SWZ "INFORMAJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH"

RODO (ograniczenia stosowania)

Rozdział XIX. SWZ "INFORMAJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH"

4 Przedmiot zamówienia

Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

Numer referencyjny

24/26/TPBN

Rodzaj zamówienia

Usługi

Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

Wartość zamówienia

487804,88 PLN

Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja i realizacja jednodniowej międzynarodowej konferencji dla Narodowego Centrum Badań i Rozwoju pn. „Jak robić naukę w dobie AI – sztuczna inteligencja jako narzędzie współpracy międzynarodowej” w Warszawie oraz w formie online w dniu 5 listopada 2026 r.

Główny kod CPV

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

Dodatkowy kod CPV

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 80590000-6 - Usługi seminaryjne 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków 32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający 32232000-8 - Sprzęt wideokonferencyjny

Zamówienie obejmuje opcje

Tak

Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji

W przypadku konieczności rozszerzenia zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę lub uczestnictwa w Wydarzeniu osób z niepełnosprawnościami, Zamawiający skorzysta z Prawa opcji. O zamiarze skorzystania z Prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pomocą poczty elektronicznej, wysyłając oświadczenie w tym zakresie na adres mailowy wskazany w § 14 ust. 2 pkt 1 Umowy w terminie na minimum 5 dni roboczych przed Wydarzeniem. Prawo opcji obejmuje: 1) zapewnienie tłumaczenia migowego, 2) przygotowanie napisów na żywo, 3) zapewnienie pętli indukcyjnej w miejscu realizacji Wydarzenia

Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

5 miesiące

Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Punktowo

Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Nazwa kryterium

Cena

Waga

35

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Koncepcja graficzna KV

Waga

15

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Aranżacja pomieszczeń

Waga

30

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Obiekt

Waga

20

Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

Warunki udziału w postępowaniu

Tak

Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: a) Zamawiający uzna warunek w zakresie zdolności technicznej za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał lub wykonuje należycie, co najmniej 3 (trzy) usługi polegające na organizacji wydarzenia typu konferencja, kongres, gala, które obejmowały zapewnienie scenografii i aranżacji sceny dla minimum 100 (stu) uczestników każda o wartości co najmniej 250 000,00 zł brutto (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych), z czego co najmniej jedna była w formule hybrydowej. W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wyżej wymieniony warunek dotyczący zdolności technicznej musi spełniać, w całości jeden Wykonawca. Zamawiający nie dopuszcza możliwości łącznego wykazywania spełniania warunku udziału w postępowaniu. Pod pojęciem usługi wykonanej należy rozumieć usługę zrealizowaną (zakończoną). Pod pojęciem usługi wykonywanej należy rozumieć usługę będącą w trakcie realizacji (usługę aktualnie wykonywaną), przy czym jeśli Wykonawca powoła się na usługę realizowaną, musi wykazać, że jej już zrealizowana część spełnia ww. wymagania. Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę zawartą z jednym podmiotem b) Zamawiający uzna warunek w zakresie zdolności zawodowej za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował podczas realizacji zamówienia przynajmniej 1 (jedną) osobą, mającą doświadczenie w pełnieniu roli koordynatora, która w ciągu ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, koordynowała minimum 3 (trzy) wydarzenia typu konferencja, kongres, gala, które obejmowały zapewnienie scenografii i aranżacji sceny dla minimum 100 (stu) uczestników stacjonarnych każda. W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wyżej wymieniony warunek dotyczący zdolności zawodowej może spełniać 1 (jeden) Wykonawca lub Wykonawcy mogą spełniać łącznie.

Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

1. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu i spełnienie warunków udziału w postępowaniu (zgodne w treści z Załącznikiem nr 3 do SWZ), celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt. 1-3 SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie;2. oświadczenie Podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3a do SWZ);3. oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia - załącznik nr 5 do SWZ - dotyczy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia);4. oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;

Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy/usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;2. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług oraz kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty i oświadczenia, każde odpowiednio podpisane zgodnie z działem VIII pkt 4 SWZ: 1) wypełniony formularz ofertowy (sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ). Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do SWZ; 2) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu i spełnienie warunków udziału w postępowaniu (zgodne w treści z Załącznikiem nr 3 do SWZ), celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt. 1-3 SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie; 3) oświadczenie Podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3a do SWZ); 4) oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia - załącznik nr 5 do SWZ - dotyczy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia); 5) dokument potwierdzający uprawnienie do podpisania oferty oraz do podpisania lub poświadczenia za zgodność z oryginałem składanych dokumentów lub oświadczeń. Jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru albo ewidencji, dokumentem właściwym jest odpis albo informacja z Krajowego Rejestru Sądowego albo z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo z innego właściwego rejestru albo dokument na podstawie którego dokonuje się wpisu do właściwego rejestru albo ewidencji, np. uchwała właściwego organu Wykonawcy. Zapisy Rozdziału VIII pkt. 4 ppkt. 7) stosuje się odpowiednio; 6) pełnomocnictwo albo inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku, gdy ofertę lub załączone do niej dokumenty lub oświadczenia podpisuje lub poświadcza za zgodność z oryginałem osoba, której umocowanie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 5) powyżej. Wraz z pełnomocnictwem należy złożyć dokument, o którym mowa w ppkt 5) powyżej; 7) w przypadku złożenia oferty wspólnej – pełnomocnictwo udzielone liderowi; 8) zobowiązanie podmiotu do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (o ile dotyczy) wraz z pełnomocnictwem albo innym dokumentem potwierdzającym umocowanie do reprezentowania podmiotu trzeciego; 9) uzasadnienie, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (o ile dotyczy); 10) Prezentację w formie elektronicznej, w formacie *pdf, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, zawierającej koncepcję (wizualizację) Key Visual (KV) konferencji oraz koncepcję aranżacji przestrzeni znajdującej się w obiekcie, w którym odbędzie się konferencja, w tym: - jednego zdjęcia statycznego slajdu powitalnego konferencji, z uwzględnieniem tytułu wydarzenia, daty oraz logotypu. - aranżacji przestrzeni głównej sali plenarnej wraz ze sceną (uwzględniając zaproponowany KV oraz minimum: 6 foteli, 5 stolików kawowych, mównicę i scenografię zawierającą wymagane logotypy, ekran diodowy oraz krzesła dla uczestników. Prezentacja zawierać musi co najmniej trzy wizualizacje 3 D z różnych perspektyw sali oraz rzut z góry sali. - aranżacja pozostałych przestrzeni poza salą główną uwzględniająca umiejscowienie min: recepcji wydarzenia, strefy networkingowej (stoiska wystawiennicze, strefa meeting point, fotobudka, instalacja interaktywna), strefy cateringowej (przerwy kawowe, lunch, kolacja w dniu wydarzenia). Prezentacja musi zawierać rzut z góry z rozmieszczeniem powyższych stref w obiekcie.

6 Warunki zamówienia

Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

Zamawiający wymaga wadium

Nie

Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. 1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (zgodnie z art. 58 ustawy Pzp), pod warunkiem spełnienia następujących wymagań: a) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego; b) pełnomocnictwo albo inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego należy złożyć razem z ofertą w formie określonej w rozdziale VIII pkt 4 SWZ. c) Każdy z Wykonawców występujących wspólnie obowiązany jest do złożenia oświadczenia, o którym mowa w rozdziale IX pkt 2 SWZ, celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert żaden z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt 1 i 2 SWZ. d) Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. e) W odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający może określić wymagania związane z realizacją zamówienia w inny sposób niż w odniesieniu do pojedynczych Wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne do jego przedmiotu.

Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

Zmiany w Umowie zostały określone w § 13 PPU

Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8 Procedura

Termin składania ofert

2026-07-17 10:00

Miejsce składania ofert

https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr

Termin otwarcia ofert

2026-07-17 10:15

Termin związania ofertą

30 dni

Warunki i informacje dodatkowe

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-7f8b2623-ce42-415b-adb6-acc6cd0522b6