Zakup usługi organizacji konferencji o charakterze międzynarodowym

1. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując w przypadku posiadania konta na Platformie, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący.

2. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 KB/s;

2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB RAM, procesor o wydajności odpowiadającej Intel IV 2 GHz lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

3) zainstalowana dowolna inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer;

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;

6) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.;

7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

3. Dokumenty związane z postępowaniem Zamawiający zamieszcza na Platformie pod zamieszczonym postępowaniem.

4. Do złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą służy Wykonawcom formularz „ZŁÓŻ OFERTĘ".

5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi wypełnić formularz składania oferty i załadować wszystkie wymagane załączniki, kliknąć przycisk „Przejdź do podsumowania” a następnie kliknąć przycisk „Złóż ofertę”.

6. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. W celu skomunikowania się z Zamawiającym (z wyłączeniem złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą), Wykonawca korzysta z polecenia „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” znajdujące się pod zamieszczonym postępowaniem.

7. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie udzielić wyjaśnień, w terminach i na zasadach określonych w art. 284 ustawy Pzp.

8. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ.

9. Treść pytań bez ujawniania źródła zapytania wraz z wyjaśnieniami Zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SWZ a treścią udzielonych wyjaśnień i zmian, jako obowiązującą należy przyjąć treść informacji zawierającej późniejsze oświadczenie Zamawiającego.

10. Za datę wpływu wszelkiej korespondencji do Zamawiającego, w tym złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą, uważa się datę wczytania korespondencji na Platformie.

11. Zamawiający zaleca sporządzenie korespondencji w następujących formatach: .doc, .docx,.rtf, .pdf, .xls.

12. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma Zakupowa Centrum Wsparcia Klienta: adres e-mail: cwk@opennexus.com lub numer telefonu 22 101 02 02.

13. Ofertę, pełnomocnictwa oraz dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu sporządza się i przekazuje w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

32232000-8 - Sprzęt wideokonferencyjny

W przypadku konieczności rozszerzenia zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę lub uczestnictwa w Wydarzeniu osób z niepełnosprawnościami, Zamawiający skorzysta z Prawa opcji. O zamiarze skorzystania z Prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pomocą poczty elektronicznej, wysyłając oświadczenie w tym zakresie na adres mailowy wskazany w § 14 ust. 2 pkt 1 Umowy w terminie na minimum 5 dni roboczych przed Wydarzeniem. Prawo opcji obejmuje:

1) zapewnienie tłumaczenia migowego,

2) przygotowanie napisów na żywo,

3) zapewnienie pętli indukcyjnej w miejscu realizacji Wydarzenia

1. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu i spełnienie warunków udziału w postępowaniu (zgodne w treści z Załącznikiem nr 3 do SWZ), celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt. 1-3 SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie;

2. oświadczenie Podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3a do SWZ);

3. oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia - załącznik nr 5 do SWZ - dotyczy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia);

4. oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;

1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy/usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

2. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług oraz kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty i oświadczenia, każde odpowiednio podpisane zgodnie z działem VIII pkt 4 SWZ:

1) wypełniony formularz ofertowy (sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ). Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do SWZ;

2) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu i spełnienie warunków udziału w postępowaniu (zgodne w treści z Załącznikiem nr 3 do SWZ), celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt. 1-3 SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie;

3) oświadczenie Podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3a do SWZ);

4) oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia - załącznik nr 5 do SWZ - dotyczy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia);

5) dokument potwierdzający uprawnienie do podpisania oferty oraz do podpisania lub poświadczenia za zgodność z oryginałem składanych dokumentów lub oświadczeń. Jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru albo ewidencji, dokumentem właściwym jest odpis albo informacja z Krajowego Rejestru Sądowego albo z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo z innego właściwego rejestru albo dokument na podstawie którego dokonuje się wpisu do właściwego rejestru albo ewidencji, np. uchwała właściwego organu Wykonawcy. Zapisy Rozdziału VIII pkt. 4 ppkt. 7) stosuje się odpowiednio;

6) pełnomocnictwo albo inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku, gdy ofertę lub załączone do niej dokumenty lub oświadczenia podpisuje lub poświadcza za zgodność z oryginałem osoba, której umocowanie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 5) powyżej. Wraz z pełnomocnictwem należy złożyć dokument, o którym mowa w ppkt 5) powyżej;

7) w przypadku złożenia oferty wspólnej – pełnomocnictwo udzielone liderowi;

8) zobowiązanie podmiotu do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (o ile dotyczy) wraz z pełnomocnictwem albo innym dokumentem potwierdzającym umocowanie do reprezentowania podmiotu trzeciego;

9) uzasadnienie, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (o ile dotyczy);

10) Prezentację w formie elektronicznej, w formacie *pdf, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, zawierającej koncepcję (wizualizację) Key Visual (KV) konferencji oraz koncepcję aranżacji przestrzeni znajdującej się w obiekcie, w którym odbędzie się konferencja, w tym: - jednego zdjęcia statycznego slajdu powitalnego konferencji, z uwzględnieniem tytułu wydarzenia, daty oraz logotypu. - aranżacji przestrzeni głównej sali plenarnej wraz ze sceną (uwzględniając zaproponowany KV oraz minimum: 6 foteli, 5 stolików kawowych, mównicę i scenografię zawierającą wymagane logotypy, ekran diodowy oraz krzesła dla uczestników. Prezentacja zawierać musi co najmniej trzy wizualizacje 3 D z różnych perspektyw sali oraz rzut z góry sali. - aranżacja pozostałych przestrzeni poza salą główną uwzględniająca umiejscowienie min: recepcji wydarzenia, strefy networkingowej (stoiska wystawiennicze, strefa meeting point, fotobudka, instalacja interaktywna), strefy cateringowej (przerwy kawowe, lunch, kolacja w dniu wydarzenia). Prezentacja musi zawierać rzut z góry z rozmieszczeniem powyższych stref w obiekcie.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. 1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (zgodnie z art. 58 ustawy Pzp), pod warunkiem spełnienia następujących wymagań:

a) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego;

b) pełnomocnictwo albo inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego należy złożyć razem z ofertą w formie określonej w rozdziale VIII pkt 4 SWZ.

c) Każdy z Wykonawców występujących wspólnie obowiązany jest do złożenia oświadczenia, o którym mowa w rozdziale IX pkt 2 SWZ, celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert żaden z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt 1 i 2 SWZ.

d) Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

e) W odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający może określić wymagania związane z realizacją zamówienia w inny sposób niż w odniesieniu do pojedynczych Wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne do jego przedmiotu.