Przeprowadzenie audytów

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej (dalej: „Platforma”) pod dresem: https://ezamowienia.krus.gov.pl, która spełnia wymagania opisane w art. 64 ustawy Pzp.

2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

3. Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy określa Regulamin Platformy (dostępny pod adresem internetowym: https://ezamowienia.krus.gov.pl. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w przypadku posiadania konta w Platformie), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący.

4. Wszelkie dokumenty, oświadczenia, informacje, o których mowa w SWZ, należy wczytać jako załączniki na Platformie, według Instrukcji korzystania z Platformy, dostępnej dla zalogowanych użytkowników w zakładce „Pomoc” – „Instrukcje”.

1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu recertyfikacyjnego (odnowienia) Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz dwóch audytów nadzoru, polegających na sprawdzeniu stanu zgodności systemu zarządzania jakością oraz systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji funkcjonujących w KRUS z wymaganiami norm: PN-EN ISO 9001:2015-10 i PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08.

2. W Zintegrowanym Systemie Zarządzania KRUS wyodrębniono 15 procesów, w tym 5 procesów głównych i 10 procesów pomocniczych.

3. Aktualnie KRUS posiada ważny do 20 listopada 2026 r. certyfikat potwierdzający, że system zarządzania jakością oraz system zarządzania bezpieczeństwem informacji są zgodne z wymaganiami norm PN-EN ISO 9001:2015-10 i PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08 w obszarze: obsługa ubezpieczonych i świadczeniobiorców w zakresie zadań wynikających z ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników oraz organizacja wsparcia rolników. Przedmiotowy certyfikat stanowi ważny element mający na celu podniesienie efektywności oraz skuteczności systemu zarządzania, minimalizację ryzyk oraz uzyskanie satysfakcji z obsługi stron zainteresowanych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

4. Certyfikat obejmuje Centralę KRUS oraz oddziały regionalne wraz z podległymi Placówkami Terenowymi.

5. Struktura organizacyjna KRUS, w tym dane adresowe Centrali, poszczególnych Oddziałów Regionalnych i Placówek Terenowych KRUS, znajduje się pod adresem: www.krus.gov.pl/krus/struktura/. Obecnie KRUS zatrudnia 6212 pracowników (stan na dzień 01.04.2026 r), pracujących w systemie jednozmianowym. Wykaz jednostek organizacyjnych Zamawiającego wraz z liczbą osób w nich zatrudnionych stanowi załącznik nr 1 do umowy.

6. Zamawiający wymaga, aby usługa była świadczona przez Wykonawcę, który przez cały okres trwania umowy będzie posiadał Certyfikat Akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji dla jednostek certyfikujących systemy zarządzania w rozumieniu ustawy z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku (t.j. Dz. U. 2025, poz. 568) i/lub równoważne zgodnie z wielostronnym porozumieniem z podmiotami certyfikującymi system zarządzania jakością, uprawniające Wykonawcę do certyfikacji systemów zarządzania na zgodność z normami PN-EN ISO 9001 i PN-EN ISO/IEC 27001.

7. Zamawiający wymaga aby usługa była świadczona przez audytora wiodącego i audytorów technicznych, którzy, w okresie ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert, uczestniczyli w co najmniej 2 audytach certyfikacyjnych lub recertyfikacyjnych w charakterze odpowiednio: audytora wiodącego/audytora technicznego, zakończonych przyznaniem certyfikatu zgodności systemu zarzadzania z wymaganiami norm: PN-EN ISO 9001:2015-10 oraz PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08, zakończonych wydaniem certyfikatu.

8. W przypadku podmiotów występujących wspólnie usługa winna być Wykonywana przez tego wykonawcę, który posiada dokument wskazany w pkt 6. Termin wykonania zamówienia 1. Wykonawca jest zobowiązany zrealizować przedmiot zamówienia w terminie do 20 listopada 2029 r., przy czym:

a) audyt recertyfikacyjny zostanie przeprowadzony w terminie gwarantującym utrzymanie ciągłości posiadanego przez Zamawiającego certyfikatu, z uwzględnieniem czasu na usunięcie ewentualnych niezgodności lub wprowadzenie działań korygujących i podjęcia przez Wykonawcę jako jednostkę recertyfikującą decyzji o przyznaniu certyfikatu najpóźniej do dnia 20 listopada 2026 r.,

b) pierwszy audyt nadzoru – zostanie przeprowadzony po upływie jednego roku od daty przeprowadzenia audytu recertyfikacyjnego,

c) drugi audyt nadzoru – zostanie przeprowadzony po upływie dwóch lat od daty przeprowadzenia audytu recertyfikacyjnego.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytów zgodnie z planami uprzednio ustalonymi z Zamawiającym.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej tj. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonuje:

a) co najmniej trzy usługi certyfikacji lub recertyfikacji zakończone przyznaniem certyfikatów zgodności systemów zarządzania z normą PN-EN ISO 9001:2015-10 dla różnych organizacji o strukturze rozproszonej obejmującej co najmniej 5 lokalizacji lub organizacji zatrudniających minimum 250 pracowników;

b) co najmniej trzy usługi certyfikacji lub recertyfikacji zakończone przyznaniem certyfikatów zgodności systemów zarządzania z normą PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08 dla różnych organizacji o strukturze rozproszonej obejmującej co najmniej 5 lokalizacji lub organizacji zatrudniających minimum 250 pracowników. Zamawiający dopuszcza, aby usługi wymienione powyżej były częścią zamówienia o szerszym zakresie.

2. Sposób spełniania warunku udziału w postępowaniu przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilku Wykonawców, ocena wymagań określonych w pkt 1 będzie dla tych Wykonawców dokonana łącznie, z zastrzeżeniem ppkt 2.1., przy czym Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach w zakresie doświadczenia tych z Wykonawców, którzy wykonują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ). 2.1. W przypadku oferty składanej przez kilku Wykonawców Zamawiający wymaga, aby usługa była świadczona przez Wykonawcę wykazującego spełnienie warunku udziału w postępowaniu dla co najmniej 2 usług wskazanych w pkt 1 lit. a) oraz co najmniej 2 usług wskazanych w pkt 1 lit. b).

3. Wykonawca może, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5. Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

6. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5, potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostepniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w celu spełnienia warunku udziału w postępowaniu, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

7. Zamawiający oceni, czy udostępnione Wykonawcy przez podmiot udostępniający zasoby zdolności techniczne lub zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełnienia warunku udziału w postępowaniu, a także zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane w Sekcji V pkt 5.6.) Ogłoszenia.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:

1. w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, określonego w sekcji V pkt. 5.4.) Ogłoszenia:

- wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenia Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

Termin 3 lat i 3 miesięcy liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

2. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa powyżej, powinien zawierać usługi, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

1. Wykonawca dołączy do oferty następujący przedmiotowy środek dowodowy: wykaz osób dedykowanych do realizacji zamówienia, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

2. W przypadku niezłożenia ww. przedmiotowego środka dowodowego lub gdy wymagany przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy Pzp, Zamawiający nie wezwie do jego złożenia lub uzupełnienia, a oferta tego Wykonawcy będzie podlegać odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp.

3. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia / podmiotów udostępniających zasoby, każdy z tych Wykonawców / podmiotów nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunku udziału w postępowaniu, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunku udziału w postępowaniu.

3. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 2, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunku udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Pełnomocnikiem jest Wykonawca, który zaloguje się na swoim profilu Wykonawcy i składając ofertę w zakładce „Wykonawcy” doda pozostałych Wykonawców wpisując ich dane. Pełnomocnik, o którym mowa powyżej, pozostaje w kontakcie z Zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje informacje, korespondencję itp. Wszelkie oświadczenia pełnomocnika Zamawiający uzna za wiążące dla wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

5. Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w więcej niż jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.