Organizacja 4 zagranicznych wizyt studyjnych w Słowenii, w ramach Projektu „Transformacja – Most do nowego rynku pracy” realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji 4 zagranicznych wizyt studyjnych w Słowenii, obejmującej w szczególności opracowanie programu wizyt, zakwaterowanie, transport międzynarodowy i lokalny, wyżywienie, ubezpieczenie uczestników oraz zapewnienie obsługi tłumacza i koordynatora wizyt studyjnych. W wizytach studyjnych udział weźmie maksymalnie 28 uczestników – pracowników Zamawiającego - podzielonych na 4 grupy. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby uczestników w poszczególnych grupach oraz zmniejszenia łącznej liczby uczestników o maksymalnie 5 osób. Czas trwania jednej wizyty studyjnej wynosi 5 dni kalendarzowych i obejmuje 4 noclegi. Wizyta studyjna realizowana będzie w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy obowiązujących w Polsce oraz w Słowenii. Zamawiający wskazuje jako miejsce realizacji wizyt studyjnych – Słowenię - natomiast jako rekomendowane lokalizacje wskazuje w szczególności miasta takie jak:1) Lublana – jako główne centrum administracyjne, instytucjonalne i edukacyjne kraju, umożliwiające realizację wizyt w instytucjach odpowiedzialnych za kształtowanie polityk rynku pracy oraz systemów edukacyjnych,2) Maribor – jako ośrodek umożliwiający poznanie praktycznych rozwiązań wdrożeniowych w zakresie aktywizacji zawodowej, kształcenia oraz współpracy z pracodawcami,3) Koper - jako istotny ośrodek gospodarczy o profilu portowym i logistycznym, umożliwiający poznanie specyfiki lokalnego rynku pracy, w szczególności w kontekście współpracy z sektorem transportu, logistyki i turystyki, a także wdrażania rozwiązań dostosowanych do potrzeb gospodarki regionalnej,4) opcjonalnie: Celje – jako przykład mniejszego ośrodka, w którym realizowane są lokalne inicjatywy i programy aktywizacji zawodowej. Zamawiający wymaga realizacji wizyt w instytucjach o profilu odpowiadającym celom zamówienia, o znaczeniu lokalnym, regionalnym lub krajowym, w szczególności takich jak: publiczne służby zatrudnienia (np. odpowiedniki urzędów pracy), instytucje administracji publicznej odpowiedzialne za politykę rynku pracy, centra kształcenia zawodowego i ustawicznego, podmioty realizujące działania w obszarze uczenia się przez całe życie, instytucje współpracujące z pracodawcami w zakresie rozwoju kompetencji. Wykonawca może zaproponować inne lokalizacje i instytucje, pod warunkiem wykazania ich równoważności pod względem merytorycznym oraz zgodności z celami wizyty. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia:

1. koordynatora wizyt studyjnych dla każdej z 4 grup uczestników. Koordynator wizyt studyjnych będzie odpowiedzialny za: 1) bieżące wsparcie uczestników: pomoc w poruszaniu się po miejscu docelowym wizyty, komunikacji z lokalnymi instytucjami oraz rozwiązywaniu bieżących problemów logistycznych, 2) koordynację działań organizacyjnych: pomoc w organizacji codziennych działań, takich jak przejazdy, zakwaterowanie, posiłki, kontakt z tłumaczemi organizatorami, 3) współpracę z tłumaczem: zapewnienie płynnej komunikacji pomiędzy tłumaczami a uczestnikami oraz reagowanie na potrzeby uczestników związane z barierą językową,4) nadzór nad realizacją programu: kontrola, aby wszystkie działania były realizowane zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem i zgodnie z oczekiwaniami uczestników, 5) reagowanie w sytuacjach nieprzewidzianych: szybka reakcja w przypadku opóźnień, problemów z transportem, zakwaterowaniem lub innych problemów logistycznych. Koordynator wizyt studyjnych powinien posiadać umiejętności organizacyjne oraz kompetencje interpersonalne umożliwiające sprawną organizację wizyty studyjnej i efektywną komunikację z uczestnikami. Koordynator zobowiązany jest do osobistej obecności podczas realizacji programu wizyty studyjnej, w każdym dniu jej trwania, przez cały czas realizacji zaplanowanych w programie aktywności, w szczególności spotkań, wizyt w instytucjach oraz innych działań przewidzianych w programie. Poza czasem realizacji programu koordynator pozostaje w gotowości do niezwłocznego podjęcia niezbędnych działań w sytuacjach wymagających jego interwencji.

2. profesjonalnych usług tłumaczeniowych dla każdej z 4 grup uczestników przez cały okres trwania wizyty studyjnej, obejmujących tłumaczenie z języka lokalnego na język polski w następujących zakresach: 1) tłumaczenie konsekutywne: tłumaczenie podczas spotkań, wizyt studyjnych oraz rozmów z przedstawicielami instytucji i ekspertami, 2) wsparcie językowe w sytuacjach bieżących: pomoc tłumaczeniowa podczas interakcji uczestników z lokalnymi instytucjami, przedsiębiorstwami oraz w codziennych sytuacjach wymagających tłumaczenia. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej jednego tłumacza przez cały okres realizacji programu wizyty studyjnej. Tłumacz zobowiązany jest do osobistej obecności podczas realizacji programu wizyty studyjnej, przez cały czas trwania zaplanowanych aktywności uczestników, w szczególności spotkań, wizyt w instytucjach oraz innych działań przewidzianych w programie. Poza godzinami realizacji programu tłumacz pozostaje w gotowości do udzielenia niezbędnego wsparcia tłumaczeniowego w sytuacjach wymagających jego interwencji. Tłumacz powinien posiadać znajomość terminologii z zakresu rynku pracy oraz transformacji społeczno-gospodarczej. Opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 7 do SWZ.

Termin realizacji: do 2026-12-18