Organizacja 4 zagranicznych wizyt studyjnych w Słowenii, w ramach Projektu „Transformacja – Most do nowego rynku pracy” realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027

W postępowaniu komunikacja miedzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

Szczegóły dotyczące komunikacji między Zamawiającym a Wykonawcą zawarto w Rozdziale XI SWZ, a składania ofert w Rozdziale VIII SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1)Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Urząd Pracy w Jaworznie, z siedzibą w Jaworznie, przy ul. Północnej 9b; Administrującym danymi osobowymi w imieniu Powiatowego Urzędu Pracy w Jaworznie jest Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy, 2)kontakt z inspektorem ochrony danych wyznaczonym w Powiatowym Urzędzie Pracy w Jaworznie możliwy jest za pośrednictwem adresu e-mail: iod@jaworzno.praca.gov.pl lub telefonicznie pod nr 32 6181937, 3)Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym, 4)odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, 5)Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu wskazanego w pkt 3, zgodnie z zasadami przechowywania dokumentacji określonymi w umowie o dofinansowanie projektu oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt dla Powiatowego Urzędu Pracy w Jaworznie. Okres ten może zostać przedłużony w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego albo na wniosek właściwych instytucji, 6)obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp, 7)w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO, 8)posiada Pani/Pan:

a)na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych , c)na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO , d)prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, 9)nie przysługuje Pani/Panu:

a)w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, b)prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, c)na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art.14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji 4 zagranicznych wizyt studyjnych w Słowenii, obejmującej w szczególności opracowanie programu wizyt, zakwaterowanie, transport międzynarodowy i lokalny, wyżywienie, ubezpieczenie uczestników oraz zapewnienie obsługi tłumacza i koordynatora wizyt studyjnych. W wizytach studyjnych udział weźmie maksymalnie 28 uczestników – pracowników Zamawiającego - podzielonych na 4 grupy. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby uczestników w poszczególnych grupach oraz zmniejszenia łącznej liczby uczestników o maksymalnie 5 osób. Czas trwania jednej wizyty studyjnej wynosi 5 dni kalendarzowych i obejmuje 4 noclegi. Wizyta studyjna realizowana będzie w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy obowiązujących w Polsce oraz w Słowenii. Zamawiający wskazuje jako miejsce realizacji wizyt studyjnych – Słowenię - natomiast jako rekomendowane lokalizacje wskazuje w szczególności miasta takie jak:

1) Lublana – jako główne centrum administracyjne, instytucjonalne i edukacyjne kraju, umożliwiające realizację wizyt w instytucjach odpowiedzialnych za kształtowanie polityk rynku pracy oraz systemów edukacyjnych,

2) Maribor – jako ośrodek umożliwiający poznanie praktycznych rozwiązań wdrożeniowych w zakresie aktywizacji zawodowej, kształcenia oraz współpracy z pracodawcami,

3) Koper - jako istotny ośrodek gospodarczy o profilu portowym i logistycznym, umożliwiający poznanie specyfiki lokalnego rynku pracy, w szczególności w kontekście współpracy z sektorem transportu, logistyki i turystyki, a także wdrażania rozwiązań dostosowanych do potrzeb gospodarki regionalnej,

4) opcjonalnie: Celje – jako przykład mniejszego ośrodka, w którym realizowane są lokalne inicjatywy i programy aktywizacji zawodowej. Zamawiający wymaga realizacji wizyt w instytucjach o profilu odpowiadającym celom zamówienia, o znaczeniu lokalnym, regionalnym lub krajowym, w szczególności takich jak: publiczne służby zatrudnienia (np. odpowiedniki urzędów pracy), instytucje administracji publicznej odpowiedzialne za politykę rynku pracy, centra kształcenia zawodowego i ustawicznego, podmioty realizujące działania w obszarze uczenia się przez całe życie, instytucje współpracujące z pracodawcami w zakresie rozwoju kompetencji. Wykonawca może zaproponować inne lokalizacje i instytucje, pod warunkiem wykazania ich równoważności pod względem merytorycznym oraz zgodności z celami wizyty. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia:

1. koordynatora wizyt studyjnych dla każdej z 4 grup uczestników. Koordynator wizyt studyjnych będzie odpowiedzialny za:

1) bieżące wsparcie uczestników: pomoc w poruszaniu się po miejscu docelowym wizyty, komunikacji z lokalnymi instytucjami oraz rozwiązywaniu bieżących problemów logistycznych,

2) koordynację działań organizacyjnych: pomoc w organizacji codziennych działań, takich jak przejazdy, zakwaterowanie, posiłki, kontakt z tłumaczem i organizatorami,

3) współpracę z tłumaczem: zapewnienie płynnej komunikacji pomiędzy tłumaczami a uczestnikami oraz reagowanie na potrzeby uczestników związane z barierą językową,

4) nadzór nad realizacją programu: kontrola, aby wszystkie działania były realizowane zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem i zgodnie z oczekiwaniami uczestników,

5) reagowanie w sytuacjach nieprzewidzianych: szybka reakcja w przypadku opóźnień, problemów z transportem, zakwaterowaniem lub innych problemów logistycznych. Koordynator wizyt studyjnych powinien posiadać umiejętności organizacyjne oraz kompetencje interpersonalne umożliwiające sprawną organizację wizyty studyjnej i efektywną komunikację z uczestnikami. Koordynator zobowiązany jest do osobistej obecności podczas realizacji programu wizyty studyjnej, w każdym dniu jej trwania, przez cały czas realizacji zaplanowanych w programie aktywności, w szczególności spotkań, wizyt w instytucjach oraz innych działań przewidzianych w programie. Poza czasem realizacji programu koordynator pozostaje w gotowości do niezwłocznego podjęcia niezbędnych działań w sytuacjach wymagających jego interwencji.

2. profesjonalnych usług tłumaczeniowych dla każdej z 4 grup uczestników przez cały okres trwania wizyty studyjnej, obejmujących tłumaczenie z języka lokalnego na język polski w następujących zakresach:

1) tłumaczenie konsekutywne: tłumaczenie podczas spotkań, wizyt studyjnych oraz rozmów z przedstawicielami instytucji i ekspertami,

2) wsparcie językowe w sytuacjach bieżących: pomoc tłumaczeniowa podczas interakcji uczestników z lokalnymi instytucjami, przedsiębiorstwami oraz w codziennych sytuacjach wymagających tłumaczenia. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej jednego tłumacza przez cały okres realizacji programu wizyty studyjnej. Tłumacz zobowiązany jest do osobistej obecności podczas realizacji programu wizyty studyjnej, przez cały czas trwania zaplanowanych aktywności uczestników, w szczególności spotkań, wizyt w instytucjach oraz innych działań przewidzianych w programie. Poza godzinami realizacji programu tłumacz pozostaje w gotowości do udzielenia niezbędnego wsparcia tłumaczeniowego w sytuacjach wymagających jego interwencji. Tłumacz powinien posiadać znajomość terminologii z zakresu rynku pracy oraz transformacji społeczno-gospodarczej. Opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 7 do SWZ.

63511000-4 - Organizacja wycieczek

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

60172000-4 - Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

66510000-8 - Usługi ubezpieczeniowe

Zdolność techniczna lub zawodowa: Warunek udziału w postępowaniu w tym zakresie zostanie spełniony, jeśli:

a) Wykonawca wykaże się doświadczeniem, jeżeli w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał należycie usługę polegającą na zorganizowaniu i zrealizowaniu co najmniej 2 zagranicznych wyjazdów, każdy dla grupy liczącej co najmniej 5 osób i każdy trwający minimum 3 dni.

b) Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym: - Koordynatorem wizyty studyjnej odpowiedzialnym za organizację i realizację wizyty studyjnej, posiadającym doświadczenie w koordynowaniu lub organizacji co najmniej 2 zagranicznych wyjazdów dla grup liczących co najmniej 5 osób, trwających minimum 3 dni każdy, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, oraz - Tłumaczem – posiadającym: biegłą znajomość języka urzędowego kraju realizacji wizyty studyjnej oraz języka polskiego; wykształcenie kierunkowe (filologiczne lub lingwistyczne) lub certyfikat potwierdzający znajomość języka na poziomie co najmniej C1/C2 lub wpis do rejestru tłumaczy przysięgłych; doświadczenie w wykonywaniu tłumaczeń ustnych podczas co najmniej 2 spotkań, konferencji, wizyt studyjnych lub innych przedsięwzięć o charakterze międzynarodowym, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość łączenia funkcji koordynatora wizyty studyjnej oraz tłumacza przez jedną osobę, pod warunkiem, że osoba ta spełnia łącznie wszystkie wymagania określone dla obu funkcji, wskazane w niniejszym punkcie.

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

1. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) wykazu usług (Załącznik nr 8) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem nazw wykonanych usług, nazw podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, kraju wykonania usługi, liczby uczestników, czasu trwania usługi, daty wykonania usługi, wraz z załączeniem dowodów określających czy usługi te zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi te zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył,

2) wykazu osób (dot. Koordynatora wizyt studyjnych oraz tłumacza – Załącznik nr 9 oraz Załącznik nr 10) wraz z podaniem imienia i nazwiska, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez te osoby czynności oraz informację o podstawie dysponowania tymi osobami.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa złożonego wraz z ofertą, przekazanego:

1) w postaci elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,

2) jako cyfrowe odwzorowanie dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

2. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 1, dokonuje mocodawca lub notariusz.

3. Zaleca się, aby pełnomocnictwo, o którym mowa w ust. 1, zawierało w szczególności wskazanie:

1) postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,

2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

3) ustanowionego Pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania. Zakres umocowania musi obejmować prawo do dokonywania wszelkich czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w szczególności: podpisania i złożenia oferty wraz z załącznikami, składania w toku postępowania wszelkich wyjaśnień, oświadczeń i dokonywania czynności przewidzianych przepisami prawa oraz składania innych dokumentów w toczącym się postępowaniu, zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4. Wykonawcy działający w ramach spółki cywilnej zamiast pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1, mogą załączyć do oferty odpis aktualnej umowy spółki, jeżeli będzie z niej wynikać zakres umocowania wspólników.

5. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, o ile nie została ona załączona do oferty. Szczegółowe wymagania dotyczące oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających sie o udzielenie zamówienia zawarte są w SWZ.

1. Wybrany Wykonawca ma obowiązek zawrzeć umowę w sprawie zamówienia na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią Załącznik nr 5 do SWZ. Umowa zostanie uzupełniona o zapisy wynikające ze złożonej oferty.

2. Wykonawca składając ofertę akceptuje wszystkie warunki zawarte we wzorze umowy.

3. Dodatkowo Wykonawca zawrze umowę powierzenia danych osobowych, zgodnie ze wzorem umowy, który stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

4. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w zawartej umowie (art. 455 ustawy Pzp).

5. Postanowienia odnośnie przewidywanych zmian umowy określono w projektowanych postanowieniach umowy.