Kompleksowa organizacja i realizacja uroczystej konferencji dla maksymalnie 200 uczestników/uczestniczek, na terenie m.st. Warszawy

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej, o której mowa w § 1 SWZ i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego” dostępnego na stronie Platformy dotyczącej danego postępowania. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy Zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

2. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Informacje dotyczące przedmiotowego postępowania zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej do konkretnego wykonawcy. Wykonawca w trakcie toczącego się postępowania powinien sprawdzać komunikaty i wiadomości przesłane przez zamawiającego bezpośrednio na Platformie Zakupowej, gdyż system powiadomień Platformy może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

3. Zamawiający, zgodnie z art. 67 u Pzp, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s;

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;

3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, Fire Fox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki;

4) komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3.;

5) czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głównego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.

4. Wykonawca za pośrednictwem Platformy Zakupowej składa ofertę, przygotowaną w języku polskim, sporządzoną pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) poniżej przekazuję następujące informacje:

Administrator Danych Osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie, ul. Chłodna 52, 00-872 Warszawa, z którym można się skontaktować poprzez adres mailowy: wup@wup.mazowsze.pl, telefonicznie

(22) 578 44 00 lub pisemnie na w/w adres siedziby administratora.

Inspektor Ochrony Danych We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres mailowy: iod@wup.mazowsze.pl

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

a) udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji.

b) zawarcia, wykonania i rozliczenia wykonania umowy w przypadku wybrania Pani/Pana oferty jako Wykonawcy zamówienia publicznego. Podstawami prawnych przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są:

1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, który wynika z ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Okres przechowywania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

Okresy wskazane powyżej mogą zostać przedłużone do czasu, upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeśli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia lub obrony przed takimi roszczeniami lub jeżeli przetwarzanie jest niezbędne na podstawie innych przepisów prawa.

Ponadto dane osobowe będą przechowywane w archiwum zakładowym zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt który stosowany jest w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie na mocy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez okres 5 lat licząc od dnia 1 stycznia roku następującego od daty zakończenia sprawy.

W przypadku zamówień współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego okresy przechowywania dokumentacji wynikają dodatkowo z wytycznych/instrukcji dotyczących realizacji poszczególnych programów operacyjnych.

Odbiorcy danych osobowych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o jawność postępowania (m.in. art. 18, art. 74, art. 118, art. 252 art. 260 ustawy PZP).

Prawa osób, których dane dotyczą W granicach i na zasadach opisanych w przepisach prawa przysługuje Pani/Panu prawo żądania od administratora:

1) dostępu do swoich danych osobowych;

2) sprostowania danych osobowych (korzystanie z tego prawa nie będzie skutkowało zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego),

3) usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych

Osobowych (szczegóły na stronie internetowej https://uodo.gov.pl/).

Informacje o zbieranych danych osobowych Podanie danych osobowych w związku prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego jest niezbędne, aby wziąć w nim udział.

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej odnoszącej się do:

1) Doświadczenia wykonawcy. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi z których każda obejmowała kompleksową organizację uroczystej konferencji, gali, ceremonii lub uroczystości z udziałem zaproszonych gości i publiczności. Ponadto każde z wydarzeń, o których mowa powyżej, zostało zrealizowane dla co najmniej 150 uczestników/uczestniczek za kwotę co najmniej 100 000,00 zł brutto. Za spełniające powyższy warunek nie uznaje się usług polegających wyłącznie na organizacji szkoleń, warsztatów, webinariów, spotkań informacyjnych lub kursów, niezależnie od liczby uczestników.

2) Doświadczenie koordynatora/koordynatorki Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca dysponuje/będzie dysponował na etapie realizacji zamówienia koordynatorem/koordynatorką posiadających doświadczenie w organizacji wydarzeń, polegające na pełnieniu funkcji koordynatora/koordynatorki lub głównego organizatora/głównej organizatorki przy realizacji co najmniej 3 wydarzeń o charakterze konferencji, forów, kongresów lub innych wydarzeń o podobnym charakterze, przeznaczonych dla co najmniej 150 uczestników/uczestniczek każde. Za wydarzenia o podobnym charakterze nie uznaje się szkoleń, webinariów, spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz konkursów. W przypadku, gdy wskazane przez Wykonawcę osoby skierowane do realizacji zamówienia, z przyczyn losowych nie będą mogły uczestniczyć w wydarzeniu, Wykonawca zapewni zastępstwo, przedstawiając pisemnie osobę spełniającą wymagania określone w zamówieniu i spełniającą kryteria kwalifikacji w stopniu nie mniejszym niż zawarte w ofercie oraz uzyskując jej akceptację przez Zamawiającego na zasadach określonych w opisie przedmiotu zamówienia

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 2, potwierdzających brak podstaw do wykluczenia.

2. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawca złoży następujące oświadczenia i dokumenty:

1) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 u Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

2) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 u Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w przypadku braku wskazania w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 u Pzp, danych umożliwiających dostęp do tych środków.

3) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 u Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w:

a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 u Pzp;

b) art. 108 ust. 1 pkt 3 u Pzp,

c) art. 108 ust. 1 pkt 4 u Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

d) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji;

e) art. 108 ust. 1 pkt 6 u Pzp;

f) w zakresie wskazanym w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514 t.j.).

Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 3, potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu

3. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający będzie żądał złożenia następujących oświadczeń i dokumentów:

1) Wykaz wykonanych usług- wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu oraz dat realizacji. Wykonawca załączy dowody określające, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz, którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie.

Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 2a do SWZ

2) Wykaz doświadczenia koordynatora/koordynatorki ( w przypadku nie złożenia wraz z ofertą) – wykaz potwierdzający doświadczenie w organizacji wydarzeń, polegające na pełnieniu funkcji koordynatora/koordynatorki lub głównego organizatora/głównej organizatorki przy realizacji co najmniej 3 wydarzeń o charakterze konferencji, forów, kongresów lub innych wydarzeń o podobnym charakterze, przeznaczonych dla co najmniej 150 uczestników/uczestniczek każde wraz z podaniem ich przedmiotu, liczby uczestników/uczestniczek, dat wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te były realizowane.

Wzór wykazu doświadczenia koordynatora/koordynatorki stanowi załącznik nr 2b do SWZ

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty w postępowaniu.

4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 u Pzp, składa każdy z Wykonawców.

5. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oferta musi być opatrzona nazwami wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia.

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowią załącznik nr 3 do SWZ.

2. Dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane zostały w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 3 do SWZ.