Dostawa, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do obsługi naboru, oceny, kontraktacji i rozliczania projektów dofinansowanych ze środków unijnych

1. Postępowanie prowadzone jest w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem: https://arp.ezamawiajacy.pl

2. Pełną obsługę techniczną Platformy zakupowej świadczy firma Simplifae Poland S.A. z siedzibą w Warszawie (02-672), ul. Domaniewska 49. W przypadku ewentualnych problemów technicznych prosimy o kontakt z infolinią techniczną pod numerem +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00), lub pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

3. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://arp.ezamawiajacy.pl w sekcji „Korespondencja”.

4. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

5. Ogólne zasady korzystania z Platformy określa SWZ.

Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 i ust. 2, a także art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w dalszej części RODO, Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, zwana w dalszej części Spółką informuje, że:

a. Administrator Danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (adres: Al. Grunwaldzka 472 D, 80 - 309 Gdańsk, tel.: + 48 58 323 31 00, adres e-mail: sekretariat@arp.gda.pl).

b. Inspektor Ochrony Danych

Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod e-mailem: rodo@arp.gda.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

c. Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

d. Odbiorcy danych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień, a także instytucje i podmioty Unii Europejskiej realizujące zadania związane z obsługą Funduszy Europejskich. Nadto, Pani/Pana dane osobowe będziemy przekazywać innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych, usług archiwizacji i niszczenia dokumentów. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu (i uprawnionemu) taką informacją, a także publikowane w BIP.

e. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy i okres przedawnienia roszczeń wynikających z realizowanej przez strony umowy, a także okres obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, związanych z realizowaną umową, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Nadto, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w związku z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach programów krajowych i międzynarodowych realizowanych przez Spółkę do upływu terminów wynikających z zawartych umów do dnia 31 grudnia 2034 r.

f. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora:

i. dostępu do swoich danych;

ii. do sprostowania (poprawiania) swoich danych, z tym zastrzeżeniem, że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z zapytaniem ofertowym oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;

iii. do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;

iv. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

v. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana narusza przepisy RODO.

g. Informacja o dobrowolności podania danych

Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia a konsekwencje niepodania określonych danych będzie brak możliwości wzięcia udziału w postępowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie, zapewnienie hostingu, obsługi technicznej i gwarancyjnej systemu informatycznego (dalej „System”) pozwalającego na obsługę Podmiotowego Systemu Finansowania.

2. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany został wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ oraz w Załączniku nr 1 do SWZ-OPZ.

72420000-0 - Usługi w zakresie rozwijania internetu

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

Zamawiający zastrzega sobie prawo skorzystania z prawa opcji polegającego na przedłużeniu świadczenia usług utrzymania i rozwoju Systemu (w tym serwisu gwarancyjnego i wsparcia technicznego) po zakończeniu okresu podstawowego. Zamawiający jest uprawniony do skorzystania z prawa opcji poprzez przedłużenie okresu świadczenia usług utrzymania i rozwoju Systemu:

- w ramach prawa opcji 1 do dnia 31 grudnia 2029 r.,

- w ramach prawa opcji 2 do dnia 30 czerwca 2030 r. - w ramach prawa opcji 3 do dnia 31 grudnia 2030 r. Zamawiający wykonuje prawo opcji poprzez złożenie Wykonawcy pisemnego oświadczenia nie później niż 30 dni przed upływem podstawowego okresu obowiązywania umowy lub odpowiednio okresu przedłużonego na mocy poprzedniego prawa opcji. W okresie objętym opcją Wykonawca świadczy usługi na zasadach określonych w umowie dla okresu podstawowego, za wynagrodzeniem określonym w formularzu ofertowym. Skorzystanie z prawa opcji jest wyłącznym uprawnieniem Zamawiającego i nie rodzi po stronie Wykonawcy roszczenia o jego realizację. Z prawa opcji 2 Zamawiający może skorzystać pod warunkiem uprzedniego skorzystania z prawa opcji 1, natomiast z prawa opcji 3 – pod warunkiem uprzedniego skorzystania z prawa opcji 2.

Warunki w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, tj.:

1.2.1. Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej dwie usługi obejmujące zaprojektowanie, dostarczenie, konfigurację i wdrożenie systemu informatycznego udostępnianego w modelu Saa S lub równoważnym modelu chmurowym (tj. modelu zapewniającym świadczenie usług przez Internet), przeznaczonego do obsługi procesów naboru, oceny i obsługi:

• wniosków o dofinansowanie lub

• pożyczek lub

• grantów, przy czym każda z usług:

1. miała wartość nie mniejszą niż 250 000,00 zł brutto;

2. obejmowała co najmniej konfigurację elektronicznych formularzy, obieg dokumentów oraz obsługę użytkowników zewnętrznych poprzez portal internetowy. UWAGA:

1) Poprzez 2 usługi rozumie się usługi wykonane na podstawie różnych umów.

2) Jeżeli zakres usług przedstawionych w dokumencie złożonym na potwierdzenie, że usługi zostały wykonane w sposób należyty, jest szerszy od powyżej określonego przez Zamawiającego należy w wykazie usług podać wartość usługi w zakresie potwierdzającym spełnienie warunku udziału w postępowaniu.

3) W przypadku, gdy za wykonane przez Wykonawcę usługi rozliczenie nastąpiło w innej niż w PLN walucie, Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu zobowiązany jest do przeliczenia wartości wykonanych usług przyjmując średni kurs złotego w stosunku do walut obcych określony w tabeli kursów średnich walut obcych Narodowego Banku Polskiego opublikowanych na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu oraz SWZ na Platformie.

4) W przypadku gdy Wykonawca realizował zamówienie jako jeden z grupy Wykonawców (konsorcjum) może powoływać się jedynie na swoje własne, realne doświadczenie, które zdobył realizując daną część zamówienia, która została mu przypisana w ramach grupy, tzn. może wykazywać się doświadczeniem jedynie w zakresie, jaki rzeczywiście dany podmiot wykonywał. Doświadczenia nie uzyskuje się̨ poprzez sam udział w konsorcjum, lecz poprzez konkretne czynności realizowane w jego ramach.

1.2.2. Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia (dysponuje lub będzie dysponował) następującymi osobami:

1. Kierownik Projektu spełniający następujący warunek: w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję kierownika projektu w co najmniej dwóch przedsięwzięciach zakończonych wdrożeniem systemów informatycznych, udostępnianych w modelu Saa S lub równoważnym modelu chmurowym (tj. modelu zapewniającym świadczenie usług przez Internet), przy czym każdy z tych systemów spełniał co najmniej jedno z poniższych kryteriów:

a) liczba zarejestrowanych użytkowników systemu wynosiła co najmniej 2 000;

b) system przetwarzał co najmniej 50 zapytań na sekundę (RPS) w szczytowym obciążeniu;

c) wolumen danych przesyłanych lub przetwarzanych przez system wynosił co najmniej 150 GB miesięcznie (ruch sieciowy in/out);

d) dotyczył obsługi wniosków o dofinansowanie lub pożyczek lub grantów dla minimum 2 000 użytkowników rocznie lub minimum 5 000 wniosków rocznie.

2. Architekt Systemowy spełniający następujący warunek: w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję architekta systemu lub głównego projektanta architektury w co najmniej dwóch projektach, obejmujących wdrożenie systemów informatycznych, działających w modelu Saa S lub równoważnym modelu chmurowym (tj. modelu zapewniającym świadczenie usług przez Internet), przy czym każdy z tych systemów spełniał co najmniej jedno z poniższych kryteriów:

a) liczba zarejestrowanych użytkowników systemu wynosiła co najmniej 2 000;

b) system przetwarzał co najmniej 50 zapytań na sekundę (RPS) w szczytowym obciążeniu;

c) wolumen danych przesyłanych lub przetwarzanych przez system wynosił co najmniej 150 GB miesięcznie (ruch sieciowy in/out);

d) dotyczył obsługi wniosków o dofinansowanie lub pożyczek lub grantów dla minimum 2 000 użytkowników rocznie lub minimum 5 000 wniosków rocznie.

3. Specjalista ds. wydajności i bezpieczeństwa spełniający następujący warunek: w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczył w realizacji co najmniej dwóch projektów obejmujących budowę, wdrożenie, utrzymanie lub rozwój systemów informatycznych działających w modelu Saa S lub równoważnym modelu chmurowym (tj. modelu zapewniającym świadczenie usług przez Internet), w których odpowiadał za testy wydajnościowe, testy bezpieczeństwa lub optymalizację działania systemu. Każdy z tych systemów spełniał co najmniej jedno z kryteriów:

a) liczba zarejestrowanych użytkowników systemu wynosiła co najmniej 2 000;

b) system przetwarzał co najmniej 50 zapytań na sekundę (RPS) w szczytowym obciążeniu;

c) wolumen danych przesyłanych lub przetwarzanych przez system wynosił co najmniej 150 GB miesięcznie (ruch sieciowy in/out);

d) system dotyczył obsługi wniosków o dofinansowanie lub pożyczek lub grantów dla minimum 2 000 użytkowników rocznie lub minimum 5 000 wniosków rocznie. Uwaga:

1) Zamawiający zastrzega, że jedna osoba może zostać wskazana do nie więcej niż dwóch funkcji spośród wskazanych powyżej w pkt 1-3.

2) Dopuszcza się wskazanie tego samego projektu w odniesieniu do różnych funkcji, pod warunkiem nabycia doświadczenia wymaganego dla każdej z tych funkcji. Zamawiający określając warunki udziału w postępowaniu nie stosuje poziomów zdolności określonych w przepisach, ponieważ nie jest to możliwe ze względu na charakter zamówienia, jak również dla danego przedmiotu zamówienia poziomy zdolności nie zostały określone.

2. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 1.2. SWZ, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.

4. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór treści zobowiązania stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.

5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 4, potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:

1) wykazu usług (w zakresie wskazanym w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2 ppkt 1.2.1 SWZ) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, wartości i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ);

2) wykazu osób (w zakresie wskazanym w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2 ppkt 1.2.2 SWZ), skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ);

3) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, w celu wykazania spełnienia w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia:

1) w przypadku spółki cywilnej Zamawiający przyjmuje, że Wykonawcami są wspólnicy spółki cywilnej, których udział w postępowaniu traktowany jest jako wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 58 ust. 1 ustawy Pzp;

2) Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

3) Pełnomocnictwo do dokonywania czynności, o których mowa w pkt 2 powinno mieć postać dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnika, podpisanego przez uprawnionych do ich reprezentacji przedstawicieli wszystkich pozostałych Wykonawców. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty;

4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy;

5) Oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie;

6) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą z Wykonawcą występującym jako pełnomocnik pozostałych (liderem);

7) Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców;

8) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają łącznie Formularz ofertowy.

9) W odniesieniu do warunku określonego w ust. 1 pkt 1.2 ppkt 1.2.1 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w zakresie: a. terminu realizacji przedmiotu umowy lub poszczególnych obowiązków, b. sposobu realizacji zamówienia, c. osób wskazanych w § 5 ust. 5 umowy, skierowanych do realizacji zamówienia, d. wynagrodzenia Wykonawcy.

2. Zamiana terminu realizacji przedmiotu umowy lub poszczególnych obowiązków Wykonawcy, o której mowa w ust. 1 lit. a, może nastąpić w przypadku:

1) wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy i Zamawiającego, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, a powodujących, że nie jest możliwe dotrzymanie terminu wykonania przedmiotu umowy,

2) konieczności wykonania prac dodatkowych lub zamiennych niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy, których konieczności nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, jeżeli ich wykonanie wpływa na termin realizacji przedmiotu umowy lub danego obowiązku, z zastrzeżeniem, że w przypadku zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy lub poszczególnych obowiązków mogę one ulec odpowiedniemu przedłużeniu o czas niezbędny do zakończenia wykonywania przedmiotu umowy lub poszczególnego obowiązku w sposób należyty, nie dłużej jednak niż o okres trwania okoliczności uzasadniających zmianę.

3. Zmiana sposobu realizacji zamówienia, o której mowa w ust. 1 lit. b, może nastąpić w przypadku:

1) konieczności wykonania prac dodatkowych lub zamiennych niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy, których konieczności nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy,

2) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub innych uwarunkowań związanych z realizacją projektu WEKTOR, mających bezpośredni wpływ na zakres lub sposób realizacji przedmiotu Umowy – w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmienionych wymagań,

3) jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczynią się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czym zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, 4. Zmiana osób skierowanych do realizacji zamówienia, o której mowa w ust. 1 lit. c, może nastąpić, jeśli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy i niemożliwych do przewidzenia w chwili upływu terminu składania ofert wykonywanie umowy z udziałem danej osoby jest niemożliwe, przy czym zmiana możliwa jedynie po wskazaniu przez Wykonawcę osoby mającej zastąpić osobę wskazaną w § 5 ust. 5 umowy, która będzie mieć doświadczenie nie mniejsze niż osoba zastępowana w zakresie, w jakim doświadczenie osoby zastępowanej było brane pod uwagę przy badaniu spełnienia warunku udziału w postępowaniu przez Wykonawcę i ocenie w ramach kryterium oceny ofert.

5. Zmiana wynagrodzenia Wykonawcy, o której mowa w ust. 1 lit. d, może nastąpić w przypadku konieczności wykonania prac dodatkowych lub zamiennych niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy, których konieczności nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, a które wpływają na koszt realizacji zamówienia.

6. Strona występująca o zmianę postanowień zawartej Umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę, a w przypadku zmiany wysokości wynagrodzenia – do przedłożenia szczegółowego sposobu wyliczenia określającego wysokość wynagrodzenia po zmianie. Wniosek o zmianę postanowień Umowy musi być sporządzony na piśmie.

7. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.