Świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach Projektu Doradztwa Energetycznego

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach działań doradczych projektu pn. „Projekt Doradztwa Energetycznego”. Projekt finansowany z Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko (FEn IKS) 2021– 2027, Priorytet FENX.01 - Wsparcie sektorów energetyka i środowisko z Funduszu Spójności, Działanie FENX.

01.01 Efektywność energetyczna, Cel szczegółowy EFRR/FS. CP2. I. na terenie województwa mazowieckiego w lokalizacjach wskazanych poniżej oraz terminach zaoferowanych przez Wykonawcę.2. Zakres zamówienia:1) Lokalizacje spotkań: a) Maków Mazowieckib) Ostrołękac) Ostrów Mazowieckid) Pułtuske) Ciechanówf) Wyszkówg) Płońskh) Wolanówi) Pionkij) Sterdyńk) Brudzeń Dużyl) Myszyniec Wykonawca jest zobowiązany do zorganizowania spotkań wyłącznie w miejscowościach wskazanych powyżej. Nie dopuszcza się organizacji spotkań w innych miejscowościach, np. sąsiednich.2) Terminy spotkań (miesiąc październik jest wykluczony): a) Listopad – Wykonawca w „Formularzu oferty” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) poza datami wykluczonymi, tj. 16-17.

11.2026 r. oraz 30.

11.2026 r.b) Grudzień – Wykonawca w „Formularzu oferty” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) w dniach od 01.

12.2026 r. do 04.

12.2026 r. Z uwagi na fakt, że przewidywany czas trwania pojedynczego spotkania to około 2 godziny, Zamawiający dopuszcza, aby jednego dnia odbyły się dwa spotkania spośród wybranych, wskazanych wyżej lokalizacjach, pod warunkiem, że transfer z jednego miejsca na drugie nie będzie zajmował dłużej niż 45-60 minut samochodem osobowym, a drugie w kolejności spotkanie potrwa nie dłużej niż do godziny 17. Przykład:- 03.

11.2026 r. godz. 10-12 spotkanie w Makowie Mazowieckim- 03.

11.2026 r. godz. 14-16 spotkanie w Ostrołęce Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona w przypadku, gdy Wykonawca w Formularzu oferty nie wskaże daty lub godziny jakiekolwiek spotkania.3) Wykonawca w Formularzu oferty, zobowiązany jest podać dane obiektów dla każdej lokalizacji (miejscowości). Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona w przypadku, gdy Wykonawca w Formularzu oferty:- wskaże w danej miejscowości obiekt nie spełniający wymagań Zamawiającego,- wskazany obiekt z podanej nazwy oraz adresu nie będzie odpowiadać standardom i wyposażeniu wskazanym w OPZ,- nie wskaże nazwy, daty oraz adresu obiektu lub wskaże jedynie nazwę obiektu bez daty, adresu lub sam adres, co uniemożliwi jednoznaczną identyfikację zaoferowanego obiektu oraz ocenę zgodności z zapisami SWZ;- jakikolwiek wskazany obiekt będzie się znajdował w innej miejscowości niż określona w SWZ.4) Liczba spotkań – 125) Liczba uczestników: maksymalnie 25 osób podczas każdego ze spotkań, przy czym ostateczna liczba uczestników poszczególnych spotkań zostanie zgłoszona Wykonawcy na 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem – dopuszczamy minimum 20 osób, a maksimum 25 osób.6) Zadania i główne obowiązki Wykonawcy: Usługa zorganizowana zostanie w obiekcie konferencyjnym o wysokim, co najmniej trzygwiazdkowym standardzie. Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia w obiektach konferencyjnych bez nadanej kategoryzacji, natomiast o wysokim, co najmniej trzygwiazdkowym standardzie. Ww. obiekt musi być obiektem przystosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Zamawiający – w sytuacji, gdy we wskazanej lokalizacji nie znajduje obiekt spełniający wymagania trzygwiazdkowego standardu, dopuszcza także możliwość organizacji spotkania w domach kultury/ obiektach sportu i rekreacji pod warunkiem, że w obiektach tych jest dostępna sala konferencyjna/ o charakterze konferencyjnym dla minimum 25 osób z wyposażeniem audiowizualnym, dostępem do Internetu, spełniająca wymagania dla osób z niepełnosprawnościami oraz miejscem przewidzianym na catering. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Załączniku nr 1 do wzoru umowy, stanowiącego Załącznik nr 9 do SWZ.

Termin realizacji: 40 dni