Wymiana systemu projekcji cyfrowej w sali kinowej CKF ZORZA Chełmskiego Domu Kultury

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl.

2. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu formularzy komunikacyjnych dostępnych na Platformie e-Zamówienia.

3. W postępowaniu dopuszcza się również komunikację w sprawach merytorycznych i proceduralnych między Zamawiającym a Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej email: zam.publiczne@chdkchelm.pl

4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.

Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie po tym terminie, Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień ani przedłużania terminu składania ofert. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ.

5. Zamawiający dopuszcza formaty danych zgodne z przepisami wydanymi na podstawie ustawy Pzp, w szczególności: pdf, doc, docx, xls, xlsx, jpg, jpeg, png, zip oraz xml. przy czym Zamawiający zaleca wykorzystywanie plików w formacie pdf.

6. Za datę przekazania oferty, dokumentów elektronicznych, oświadczeń, zawiadomień oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia.

7. Zamawiający zaleca stosowanie następujących formatów podpisu elektronicznego:

- dla dokumentów w formacie PDF – podpis PAd ES,

- dla dokumentów w formatach innych niż PDF – podpis XAd ES.

8. Dokumenty elektroniczne powinny być podpisane zgodnie z wymaganiami dotyczącymi podpisu elektronicznego określonymi w obowiązujących przepisach prawa oraz instrukcjach Platformy e-Zamówienia.

9. W przypadku przekazywania dokumentów elektronicznych w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym jest równoznaczne z opatrzeniem podpisem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku.

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) dane osobowe Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu, przetwarzane są przez Zamawiającego jako administratora danych osobowych;

2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji pn.: Wymiana systemu projekcji cyfrowej w sali kinowej CKF ZORZA Chełmskiego Domu Kultury;

3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;

4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

5) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

6) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

7) w celu rejestracji umowy w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (dalej: „CRU JSFP”) i ich aktualizacji, zawartych przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz, tj. gdyż przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO) w zw. z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1483 ze zm.).

8) Wykonawca posiada:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;

1) Wykonawcy nie przysługuje:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

2) w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

3) skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp;

4) wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) w przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 RODO, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

Zamawiający dokona oceny ofert, które nie podlegają odrzuceniu, na podstawie następujących kryteriów:

1. Cena brutto (C) – 70%

2. Okres gwarancji (OG) – 10%

3. Termin realizacji (TR) – 10%

4. Czas przywrócenia sprawności systemu (S) – 10%

5. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta wynosi 100 punktów.

6. Punkty będą przyznawane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

7. Punkty w kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

C = (Cn / Cob) × 70 gdzie:

C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie,

Cn – najniższa cena brutto spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu,

Cob – cena brutto badanej oferty.

1. W kryterium „Cena” oferta może uzyskać maksymalnie 70 punktów.

2. Punkty w kryterium „Okres gwarancji” zostaną przyznane w następujący sposób:

24 miesiące – 0 punktów, 36 miesięcy – 5 punktów, 48 miesięcy i więcej – 10 punktów.

Okres gwarancji liczony będzie od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego przedmiotu zamówienia. W przypadku niewskazania okresu gwarancji przyjmuje się minimalne 24 miesiące. Okres krótszy niż 24 miesiące oznacza niezgodność oferty z SWZ.

3. Punkty w kryterium „Termin realizacji” zostaną przyznane w następujący sposób:

od 50 do 56 dni – 0 punktów, od 46 do 49 dni – 5 punktów, 45 dni lub krócej – 10 punktów.

Termin realizacji należy podać w formularzu ofertowym.

W przypadku niewskazania terminu realizacji przyjmuje się 56 dni. Termin dłuższy niż 56 dni oznacza niezgodność oferty z SWZ. Dla terminów pośrednich punkty przyznaje się według progu, który oferta spełnia.

4. Punkty w kryterium „Czas przywrócenia sprawności systemu” zostaną przyznane w następujący sposób:

od 49 do 72 godzin zegarowych – 0 punktów od 25 do 48 godzin zegarowych – 5 punktów od 1 do 24 godzin zegarowych – 10 punktów

W przypadku niewskazania czasu przywrócenia sprawności systemu Zamawiający przyjmie maksymalny dopuszczalny czas 72 godzin zegarowych (0 pkt). Czas dłuższy niż 72 godziny lub krótszy niż 1 godzina jest niezgodny z SWZ. Deklarowany czas stanowi zobowiązanie umowne Wykonawcy.

Ocenie podlega maksymalny czas przywrócenia sprawności systemu w przypadku awarii objętej gwarancją, uniemożliwiającej prawidłową realizację seansów kinowych.

Przywrócenie sprawności następuje przez skuteczne usunięcie awarii albo zapewnienie, dostarczenie, zainstalowanie, skonfigurowanie i uruchomienie sprzętu zastępczego, zgodnie z wymaganiami punktu 8 OPZ.

Czas należy podać w pełnych godzinach zegarowych. Jest on liczony od momentu skutecznego zgłoszenia awarii przez Zamawiającego, zgodnie z procedurą określoną w projektowanych postanowieniach umowy. Bieg terminu obejmuje również soboty, niedziele i dni ustawowo wolne od pracy.

5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczoną według wzoru:

OC = C + OG + TR + S gdzie:

OC – łączna liczba punktów,

C – liczba punktów w kryterium „Cena”,

OG – liczba punktów w kryterium „Okres gwarancji”,

TR – liczba punktów w kryterium „Termin realizacji”,

S — liczba punktów w kryterium “Czas przywrócenia sprawności system”.

- wykaz parametrów oferowanego systemu,

- wskazanie producenta i modelu kluczowych urządzeń - karty katalogowe lub inne dokumenty techniczne potwierdzające parametry projektora, serwera i obiektywu. Dokumenty powinny potwierdzać zgodność z Załącznikiem nr 5. Zasady ewentualnego uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych określa art. 107 Pzp.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa.

2. Pełnomocnictwa winny być złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku gdy pełnomocnictwo zostało wystawione jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej dokonuje mocodawca. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w rozdziale 6 pkt 1 SWZ składa wraz z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie według wymogów załącznika nr 4 do SWZ. Zobowiązani są również na wezwanie Zamawiającego złożyć podmiotowe środki dowodowe.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.

5. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w przypadkach określonych w art. 455 ustawy Pzp oraz w niżej wskazanym zakresie.

2. Dopuszcza się zmianę terminu realizacji umowy w przypadku:

1) wystąpienia siły wyższej rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec mimo zachowania należytej staranności;

2) wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, których nie można było przewidzieć na etapie zawarcia umowy, mających wpływ na termin realizacji zamówienia;

3) opóźnień wynikających z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;

4) konieczności wykonania dodatkowych czynności technicznych niezbędnych do prawidłowego uruchomienia i integracji systemu projekcyjnego, jeżeli wystąpią okoliczności uzasadniające zmianę umowy zgodnie z art. 455 Pzp;

5) braku dostępności urządzeń, materiałów lub komponentów przewidzianych do realizacji zamówienia, przy czym dopuszcza się zastosowanie rozwiązań równoważnych o parametrach nie gorszych niż określone w SWZ.

3. Dopuszcza się zmianę urządzeń, materiałów lub rozwiązań technicznych wskazanych w ofercie lub dokumentacji, jeżeli:

1) wycofano je z produkcji;

2) stały się niedostępne na rynku;

3) proponowane rozwiązania zamienne posiadają parametry techniczne, funkcjonalne i użytkowe nie gorsze od wymaganych przez Zamawiającego.

4. Warunkiem dokonania zmiany umowy jest przedstawienie przez Stronę wnioskującą o zmianę uzasadnienia faktycznego i prawnego.

5. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.