ZP 141/2026 - Ochrona fizyczna osób i mienia oraz obsługa szatni w budynkach Sądu Rejonowego w Gdyni

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej - za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zwanej dalej „Platformą”.

Zamawiający nie przewiduje komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu komunikacji elektronicznej.

Platforma jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl

Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania do Platformy.

Wykonawca, który zamierza wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie. Wykonawca, który utworzył konto na Platformie, po zalogowaniu ma możliwość złożenia oferty, wycofania oferty, a także dostęp do formularza do komunikacji.

Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy zostały określone w:

• Regulaminie korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępnym pod adresem internetowym: https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin

• komponencie edukacyjnym „Centrum Pomocy”, który umożliwia zapoznanie się ze wszystkimi funkcjonalnościami Platformy, instrukcjami interaktywnymi, a także z listą najczęściej zadawanych pytań („FAQ”), dostępnym pod adresem internetowym:

https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny

Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji, które dostępne są na Platformie w zakładce „Formularze” (kafelek „Formularz do komunikacji”) w podglądzie przedmiotowego postępowania.

Składanie ofert w niniejszym postępowaniu (a także ich wycofanie) jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem Platformy.

Sposób sporządzenia oraz sposób przekazywania dokumentów elektronicznych (w tym dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej – cyfrowe odwzorowanie) przez Wykonawcę musi być zgodny z wymaganiami określonymi w:

1) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452),

2) rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1824).

Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa”.

W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl - w tym celu należy kliknąć link „Zgłoś problem” (znajdujący się na dole strony).

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e- Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: oddzial.gospodarczy@gdynia.sr.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).

Szczegółowe informacje nt. środków komunikacji elektronicznej w niniejszym postępowaniu znajdują się w Rozdziale XII SWZ.

Administratorem danych osobowych jest Dyrektor Sądu Rejonowego w Gdyni Plac Konstytucji 5, 81-354 Gdynia.

Dane kontaktowe Administratora danych: tel. +48 58 76 56 104, fax. +48 58 661 21 55, e-mail: administracja@gdynia.sr.gov.pl

Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się pod adresem administratora lub pocztą elektroniczną: iodo@gdynia.sr.gov.pl – we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z praw wynikających z RODO.

Dane osobowe będą przetwarzane w celu: przeprowadzenia i udokumentowania postępowania, udostępniania jego dokumentacji oraz archiwizacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą Pzp i przepisami archiwalnymi; podjęcia działań przed zawarciem i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, a w pozostałych przypadkach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO; wykonywania obowiązków rachunkowych, podatkowych, sprawozdawczych i dochodzenia należności publicznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO; wystawiania, odbierania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSe F) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o podatku od towarów i usług; przekazywania i publikacji danych dotyczących umowy w Centralnym Rejestrze Umów jednostek sektora finansów publicznych (CRU), jeżeli w dacie powstania obowiązku istnieje ku temu podstawa prawna i obowiązek obejmuje daną umowę – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO.

Odbiorcami danych mogą być: osoby i podmioty uprawnione do dokumentacji na podstawie art. 18 i art. 74 ustawy Pzp; Urząd Zamówień Publicznych i podmioty zapewniające Platformę e-Zamówienia; Krajowa Administracja Skarbowa w związku z KSe F; minister właściwy do spraw finansów publicznych i użytkownicy publicznej części CRU – w zakresie określonym przepisami; sądy, organy kontroli i inne organy publiczne; podmioty świadczące administratorowi usługi IT, serwisowe, pocztowe, archiwizacyjne i prawne na podstawie umów i przepisów prawa.

Dane będą przechowywane przez okres wynikający z art. 78 ustawy Pzp, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata – przez cały okres obowiązywania umowy; następnie przez okres wynikający z przepisów archiwalnych, rachunkowych i podatkowych oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dane przetwarzane w KSe F i CRU będą przechowywane przez okresy wskazane w przepisach regulujących te systemy.

Podanie danych wymaganych ustawą Pzp jest obowiązkiem ustawowym i warunkiem udziału w postępowaniu; niepodanie danych może uniemożliwić udział, ocenę oferty lub zawarcie i wykonanie umowy. W pozostałym zakresie podanie danych jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy albo wykonania obowiązków prawnych administratora.

Jeżeli administrator nie pozyskał danych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, dane mogą pochodzić od wykonawcy, podwykonawcy, pełnomocnika, pracodawcy, z dokumentów postępowania albo z publicznych rejestrów. Mogą obejmować w szczególności dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko lub funkcję, dane o umocowaniu, kwalifikacjach i zatrudnieniu oraz dane rozliczeniowe – wyłącznie w zakresie niezbędnym do postępowania i realizacji umowy.

Wykonawca, wypełniając obowiązki informacyjne wynikający z art. 13 lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w tym postępowaniu składa stosowne oświadczenie zawarte w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do SWZ).

Szczegółowe informacje dot. RODO znajdują się w Rozdziale XXIV SWZ.

1. Zamawiający informuje, iż podczas realizacji zamówienia przewiduje prawo opcji. Zwiększenie zakresu zamówienia w ramach prawa opcji obejmuje zwiększenie obsady posterunku w budynku przy ul. Jana z Kolna 55 o dwóch pracowników w godzinach pracy Sądu (poniedziałki w godzinach 7.30-18.00, od wtorku do piątku w godzinach 7.30-15.30)

2. Realizacja zamówienia w zakresie objętym prawem opcji uzależniona jest od wzrostu zapotrzebowania Zamawiającego związanego z rozpoczęciem działalności budynków B, C, D, E przy ul. Jana z Kolna 55.

3. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację zamówienia w zakresie objętym prawem opcji.

4. Zamawiający może z prawa opcji nie skorzystać albo skorzystać częściowo, jedno lub wielokrotnie z zachowaniem ciągłości świadczenia usługi stanowiącej przedmiot zamówienia. Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego.

5. Zamówienie objęte opcją Wykonawca będzie zobowiązany wykonać po uprzednim otrzymaniu zawiadomienia od Zamawiającego o realizacji prawa opcji ze wskazaniem zakresu tej opcji.

6. Zawiadomienie, o którym mowa w pkt. 5. Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie nie krótszym niż 10 dni przed rozpoczęciem realizacji zamówienia objętego prawem opcji.

7. W przypadku skorzystania z prawa opcji Wykonawca zobowiązany jest kontynuować świadczenie usług na dotychczasowych warunkach (w tym cenowych) wynikających z oferty.

8. Zasady i sposób realizacji przedmiotu Umowy objętego opcją będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji podstawowego zakresu przedmiotu umowy.

1. Zamawiający informuje, iż podczas realizacji zamówienia przewiduje prawo opcji. Zwiększenie zakresu zamówienia w ramach prawa opcji obejmować będzie przedłużenie terminu ob-owiązywania umowy do dnia 04.12.2027 r.

2. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w sytuacji przedłużenia umowy najmu powierzchni w budynku przy ul. Podolskiej 21 gdzie wykonywana jest usługa.

3. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację zamówienia w zakresie objętym prawem opcji.

4. Zamawiający może z prawa opcji nie skorzystać albo skorzystać jedno lub wielokrotnie z zachowaniem ciągłości świadczenia usługi stanowiącej przedmiot zamówienia. Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego.

5. Zamówienie objęte opcją Wykonawca będzie zobowiązany wykonać po uprzednim otrzymaniu zawiadomienia od Zamawiającego o realizacji prawa opcji ze wskazaniem zakresu tej opcji.

6. Zawiadomienie, o którym mowa w pkt. 5. Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie nie krótszym niż 30 dni przed rozpoczęciem realizacji zamówienia objętego prawem opcji.

7. W przypadku skorzystania z prawa opcji Wykonawca zobowiązany jest kontynuować świadczenie usług na dotychczasowych warunkach (w tym cenowych) wynikających z oferty.

8. Zasady i sposób realizacji przedmiotu Umowy objętego opcja będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji podstawowego zakresu przedmiotu umowy.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

1. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się posiadaniem koncesji na działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 532) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum) przedmiotową koncesją winien wykazać się Wykonawca bezpośrednio realizujący usługi objęte przedmiotem zamówienia.

2. sytuacji ekonomicznej lub finansowej – na potwierdzenie niniejszego warunku należy przedstawić dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia o wartości min.: dla CZĘŚCI I. – 1.000.000,00 zł (słownie jeden milion złotych) dla CZĘŚCI II – 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia minimum 1 z Wykonawców musi w całości spełnić ten warunek. W przypadku składania oferty na obie części zamówienia wystarczające będzie wykazanie spełniania warunku w zakresie wskazanym dla części 1.

3. zdolności technicznej lub zawodowej – Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub nadal wykonuje należycie co najmniej dwie (2) usługi (rozumiane jako dwie umowy/zamówienia), polegające na ochronie osób i mienia w budynkach użyteczności publicznej*, z których każda realizowana była/jest na podstawie jednej umowy/zamówienia w sposób ciągły przez okres minimum 12 miesięcy oraz każda z nich jest o wartości co najmniej:

1) 600 000,00 zł brutto (słownie: sześćset tysięcy złotych), licząc w skali 12 miesięcy - w przypadku składania oferty na część nr 1 zamówienia,

2) 100 000,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych), licząc w skali 12 miesięcy - w przypadku składania oferty na część nr 2 zamówienia; w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek ten musi być spełniony przez co najmniej jednego z tych Wykonawców. W przypadku składania oferty na obie części zamówienia wystarczające będzie wykazanie spełniania warunku w zakresie wskazanym dla części 1. Uwagi:

• sumowaniu nie podlegają wartości poszczególnych usług - każda z wykazanych usług musi być co najmniej o wartości 600 000,00 zł brutto - w przypadku składania oferty na część nr 1 lub 100 000,00 zł brutto - w przypadku składania oferty na część nr 2, licząc w skali 12 miesięcy;

• *Przez budynki użyteczności publicznej należy rozumieć obiekty wg definicji zawartej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002r. w sprawie warunków technicznych, jakimi powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, tj. „budynki przeznaczone na potrzeby administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości, kultury, kultu religijnego, oświaty, szkolnictwa wyższego, nauki, wychowania, opieki zdrowotnej, społecznej lub socjalnej, obsługi bankowej, handlu, gastronomii, usług, w tym usług pocztowych lub tele-komunikacyjnych, turystyki, sportu, obsługi pasażerów w transporcie kolejowym, drogo-wym, lotniczym, morskim lub wodnym śródlądowym, oraz inny budynek przeznaczony do wykonywania podobnych funkcji; za budynek użyteczności publicznej uznaje się także budynek biurowy lub socjalny".

• jeżeli Wykonawca na potwierdzenie spełnienia ww. warunku udziału wykaże usługę nadal wykonywaną (będącą w trakcie realizacji), Zamawiający wymaga, aby na dzień składania ofert była ona realizowana przez okres co najmniej 12 miesięcy, a wartość wykonanej dotychczas usługi nie była niższa niż 600 000,00 zł brutto - w przypadku składania oferty na część nr 1 lub 100 000,00 zł brutto - w przypadku składania oferty na część nr 2.

Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy (składane na wezwanie Zamawiającego) obejmują:

1) aktualną koncesję na działalność gospodarczą w zakresie usług ochrony osób i mienia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2025r. poz.532) - potwierdzającą spełnienie warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdz. VI ust.2 pkt 2) SWZ

2) aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wraz z potwierdzeniem opłacenia składki - na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdz. VI ust.2 pkt.3) SWZ;

3) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, oraz załączeniem dowodów określających czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykaz należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 6 do SWZ - na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdz. VI ust.2 pkt 4) SWZ,

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

4. W przypadku, o którym mowa w ust.3 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do Oferty oświadczenie, na podstawie art.117 ust.4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodnie z Załącznikiem Nr 4 do SWZ.

5. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.