Zapewnienie usług kompleksowego wsparcia technicznego z obsługą i serwisem naprawczym oraz oprawy audiowizualnej międzynarodowego wydarzenia on-line

Wykonawca przygotowuje ofertę przy pomocy »Formularza ofertowego« udostępnionego przez Zamawiającego na Platformie e-Zamówienia. Zalogowany Wykonawca, jest zobowiązany do zweryfikowania poprawności danych automatycznie pobranych przez system z jego konta i uzupełnienia pozostałych informacji dotyczących wykonawcy /wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych .doc, .docx lub .pdf i podpisana podpisem elektronicznym przez osobę/y upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Sposób złożenia Oferty, w tym zaszyfrowania Oferty opisany został w Regulaminie Platformy e Zamówienia dostępnym oraz w „Instrukcji interaktywnej” pod adresem:

https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Oferty-5.2.pdf

Za datę złożenia oferty przyjmuje się datę jej przekazania na Platformie e-Zamówienia. Wykonawca może przed upływem terminu składania oferty zmienić lub wycofać ofertę za pośrednictwem formularza do „złożenia”, „zmiany”, „wycofania oferty lub wniosku” dostępnego na Platformie e-Zamówienia. Sposób zmiany i wycofania oferty został opisany w Regulaminie Platformy e-Zamówienia dostępnym oraz w „Instrukcji interaktywnej” pod adresem: https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Oferty-5.2.pdf

Administratorem danych osobowych jest UKNF. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, na adres siedziby lub pocztą elektroniczną na adres: knf@knf.gov.pl Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych („IOD”). Kontakt z IOD na adres Administratora. Z IOD można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych. Podstawą prawną i celem przetwarzania danych osobowych jest: a)art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z ustawy z dnia 11.09.2019 ustawa Pzp ; b)art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z koniecznością archiwizacji dokumentacji; c)art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na konieczności ustalania, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 Ustawy Pzp, a także Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, jako administrator danych osobowych użytkowników platformy e-zamówienia, na której UKNF prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Administrator może udostępniać dane osobowe także podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie odrębnych przepisów prawa lub umowy zawartej z Administratorem, w szczególności podmiotom świadczącym usługi z zakresu informatycznego oraz w ramach przesyłanej korespondencji oraz w ramach realizowanego Projektu. Administrator nie planuje przewiduje możliwość przekazywania danych osobowych odbiorcom w państwach trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego) lub organizacjom międzynarodowym w związku z realizacją Projektu. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zarządzeniami wewnętrznymi określającymi czas przechowywania dokumentacji w Urzędzie Komisji Nadzoru Finansowego. Dane osobowe zawarte w protokole postępowania i załącznikach do niego będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, jednak nie krócej niż przez 10 lat począwszy od dnia 1 stycznia roku następującego po dniu dokonania płatności salda końcowego, tj. ostatecznego rozliczenia Projektu przez Delegaturę Unii Europejskiej na Ukrainie.

Osobie, której dane dotyczą przysługuje:

a)na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do swoich danych osobowych; b)na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;

c)na podstawie art. 18 RODO – prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

d)na podstawie art. 21 RODO – prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w przypadku przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą; e)prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO – prawo do usunięcia danych osobowych; Ogłoszenie nr z dnia Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu -Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Roboty budowlane

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO – prawo sprzeciwu, wobec Ogłoszenie nr z dnia Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obowiązek podania przez Wykonawców danych osobowych bezpośrednio ich dotyczących oraz innych wymaganych danych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, stosowanie do art. 22 RODO.

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa Wydarzenia realizowanego w trybie zdalnym ze studia we wskazanej sali konferencyjnej w siedzibie Zamawiającego, obejmująca zapewnienie w szczególności:

1) sprzętu technicznego wraz z kompleksową obsługą techniczną;

2) platformy komunikacji zoom wraz z montażem, wgraniem i wyświetleniem 4 migawek w formacie dżingli;

3) wirtualnej ścianki („virtual background”);

4) tłumaczenia symultanicznego w kombinacjach językowych angielski-ukraiński-angielski;

79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

92370000-5 - Usługi techników dźwięku

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy (dot. także podwykonawców),, którzy spełniają zasadę narodowości (ang. nationality rule) określoną w art. 2 Załącznika A4 do wzoru umowy w sprawie dotacji na rzecz współpracy partnerskiej Komisji Europejskiej zawartej w podręczniku współpracy partnerskiej. Zamówienie może zostać udzielone wyłącznie osobie fizycznej posiadającej obywatelstwo państwa uprawnionego lub osobie prawnej mającej siedzibę w państwie, terytorium lub regionie uprawnionym, zgodnie z listą programową KE dla instrumentu finansowego NDICI – Global Europe (katalog państw uprawnionych obejmuje:

1) Państwa Członkowskie UE i państwa EOG,

2) Kraje Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej (IPA III),

3) Kraje Partnerskie Sąsiedztwa objęte NDICI (ang. Neighbourhood partner countries),

4) Kraje rozwijające się z listy ODA OECD-DAC,

5) Kraje i Terytoria Zamorskie (OC Ts)).

2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – również wykonuje) co najmniej 2 odrębne usługi (tj. w ramach 2 oddzielnych kontraktów), z których każda polegała na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia w formule on-line dla minimum 100 zalogowanych/ zarejestrowanych uczestników jednocześnie i obejmowała swoim zakresem łącznie:

a) przeprowadzenie wydarzenia na platformie komunikacji elektronicznej typu zoom lub webex lub teams z rejestracją uczestników i prelegentów oraz zapewnieniem wystąpień więcej niż 2 prelegentów,

b) obsługę tłumaczenia symultanicznego online (w czasie rzeczywistym) na co najmniej jeden język obcy, wraz z zapewnieniem infrastruktury technicznej (wirtualnych kabin tłumaczy lub integracji kanałów audio w ramach platformy).

3. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia co najmniej 2 osoby (tłumaczy symultanicznych), z których każda spełnia łącznie następujące wymagania:

a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonała co najmniej 2 usługi polegające na tłumaczeniu symultanicznym w formule on-line w kombinacji językowej angielski-ukraiński-angielski (w obie strony).

b) każda z usług, o których mowa w pkt 7.2.4.2. a), musiała być świadczona podczas zdalnego wydarzenia np. konferencji, seminarium, kongresu, forum lub webinarium i trwać nieprzerwanie przez minimum 2 godziny zegarowe (wliczając w to regulaminowe przerwy w trakcie trwania wydarzenia).

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, jednak nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 7.2.2. i w pkt. 7.2.4 SWZ, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:

1. Dla osób prawnych: aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), właściwego rejestru handlowego lub innego równoważnego dokumentu rejestrowego wystawionego w kraju siedziby Wykonawcy, potwierdzający rejestrację i lokalizację siedziby na terytorium państwa uprawnionego.

2. Dla osób fizycznych: dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo (np. kopia/skan dowodu osobistego lub paszportu).

3. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich zakresu przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy zamówienia te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia zostały wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

4. Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia zawodowego, niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami – Załącznik nr 7 do SWZ.

1. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w Załączniku nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te, potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

2. Pełnomocnictwo (jeżeli oferta jest podpisana przez Pełnomocnika).

3. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego) do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do SWZ .