Dostawa centrali telefonicznej VoIP wraz z infrastrukturą sprzętową i oprogramowaniem na potrzeby Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

1. Zamawiający informuje, iż w zakresie pytań dotyczących funkcjonowania platformy zakupowej należy kontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformazakupowa.pl pod numerem 22 10 10 202, cwk@platformazakupowa.pl .

2. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformy zakupowej znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje .

3. Wymagania techniczne i organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej opisane zostały w regulaminie platformazakupowa.pl https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin .

4. Zamawiający określa minimalne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie zakupowej:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf

6) platforma działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar,

8) maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

5. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do instrukcji składania ofert/wniosków dostępne pod linkiem: https://drive.google.com/file/d/1Kd1DttbBeiNWt4q4slS4t76lZVKPbkyD/view

6. Ofertę, oświadczenia składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Administrator Państwa danych, który jest zobowiązany do tego, aby w zgodzie z art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; sprostowania: Dz. Urz. UE. L. z 2018 r. Nr 127, str. 2; Dz. Urz. UE. L z 2021 r. Nr 74, str. 35) – zwanego dalej jako RODO, udzielić Państwu wszelkich informacji, o zasadach przetwarzania danych oraz o przysługujących Państwu prawach w związku z realizacją wymogów określonych w art. 13 ust. 1 i 2 RODO.

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu jest Prezydent Grudziądza, z siedzibą w Grudziądzu. Kontaktować się z Administratorem można w następujący sposób:

− listownie: ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz,

− telefonicznie: +48 56 45 10 200,

− e-mail: bip@um.grudziadz.pl, sekretariat@um.grudziadz.pl.

− adres skrytki podawczej na platformie e PUAP /r52x2ncx64/Skrytka ESP.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych - nr tel. 0 56 451 04 70 lub +48 693 721 077, e-mail: p.mazur@um.grudziadz.pl oraz pisemnie na adres Administratora.

3. Przekazane przez Państwa dane osobowe w zakresie danych dotyczących osób reprezentujących Państwa firmę lub zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, przetwarzane będą w celu wyłonienia wykonawcy na wykonanie robót budowlanych na podstawie przepisów ustawy Pzp oraz na podstawie przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a następnie dane te będziemy przechowywać w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

4. Dane będą przechowywane przez okres 5 lat licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym dokonano wyboru Wykonawcy i podpisano z nim umowę.

5. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

6. Prawa osoby, której dane są przetwarzane.

1) posiadają Państwo:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz na Państwa wniosek administrator dostarczy kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu, przy czym za wszelkie kolejne kopie, o które się Państwo zwrócicie administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

− na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO w odniesieniu do celu określonego w punkcie 3 prawo sprzeciwu;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie przez Administratora danych osobowych dotyczących Państwa narusza przepisy RODO. Adres PUODO, ul. Moniuszki 1 A, 00-014 Warszawa, telefon: 22 531 03 00, e PUAP: UODO/Skrytka ESP,

2) nie przysługuje Państwu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO w odniesieniu do celu określonego w punkcie 3 prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż przesłanką przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, ponieważ niepodanie tych danych spowoduje odrzucenie złożonej przez Państwa oferty.

8. Dane pozyskane od Państwa nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, a także nie będą poddawane procesowi profilowania.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa centrali telefonicznej Vo IP wraz z infrastrukturą sprzętową i oprogramowaniem na potrzeby Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje:

1) System zunifikowanej komunikacji;

2) Licencje podstawową dla pojedynczego telefonu IP lub komunikatora softphone;

3) Licencje zaawansowaną pozwalającą na obsługę większej ilości urządzeń końcowych przez danego użytkownika, np. telefon IP, komunikator softphone na urządzenia mobilne i komunikator softphone na komputer PC;

4) Licencje uproszczoną przeznaczoną na telefony lub faksy analogowe dołączone do bram oraz adapterów;

5) Licencje dla urządzeń wideokonferencyjnych;

6) Licencje umożliwiającą połączenia wideokonferencyjne typu B2 B tj. poza własną sieć;

7) Licencje dla 10 jednoczesnych sesji IVR;

8) Platformę wirtualnej współpracy;

9) Terminal osobisty wideo;

10) Telefon zaawansowany TYP 1;

11) Telefon zaawansowany TYP 2;

12) Telefon podstawowy TYP 3;

13) Telefon bezprzewodowy IP DECT SIP TYP 4;

14) Terminal wideokonferencyjny grupowy TYP 5;

15) Przystawkę do telefonu zaawansowanego;

16) System nagrywania rozmów Vo IP;

17) Router - brama głosowa;

18) Adapter portów analogowych;

19) Wdrożenie systemu zunifikowanej komunikacji;

20) Patchcord RJ45;

21) Parchcord FTTH LC/LC, SM;

22) Wkładki SFP 1 Gb/s SM.

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty z ofert ważnych przy zastosowaniu kryteriów:

1)Cena oferty (Pc)–60 pkt. Pc=Cn/Cox60 pkt. Pc–liczba punktów za kryterium ceny

Cn–oferowana cena zamówienia najniższa spośród złożonych ofert

Co–oferowana cena zamówienia badanej oferty 2)Dodatkowa funkcjonalność(Wd)–40 pkt. a)Zapewnienie pojedynczego punktu zgłaszania problemów oraz awarii bezpośrednio u producenta w trybie 24x7 dla wszystkich komponentów systemu komunikacyjnego łącznie z urządzeniami końcowymi stanowiącymi wyposażenie użytkownika (z wyłączeniem systemu nagrywania rozmów)–4 punkty b)Administracja: System komunikacyjny obsługuje funkcje telefonii,wideo–terminali, komunikacji z PSTN, komunikator czat/głos/wideo, pocztę głosową oraz IVR na platformie aplikacyjnej umożliwiającej spójne zarządzeniem urządzeń końcowych, uprawnień abonenckich, planu numeracyjnego wewnętrznego i PSTN w oparciu o standard E.164, numerację wewnętrzną oraz SIP URI–4 punkty c)Obsługa przez użytkownika: Telefony nabiurkowe, przenośne,komunikatory oraz urządzenia do komunikacji wideo pochodzą od jednego producenta i posiadają spójny interfejs użytkownika w tym jednakową lub zbliżoną ikonografię–4 punkty d)Bezpieczeństwo: System komunikacyjny obsługuje TLS w wersji 1.3 i umożliwia wyłączenia starszych wersji TLS, a także umożliwia automatyczną dystrybucje certyfikatów do nabiurkowych telefonów IP–4 punkty e)Integracja z siecią LAN: Współpraca telefonów nabiurkowych IP z siecią LAN poprzez funkcję automatycznej negocjacji klasy Po E, automatyzacji przydzielenia VLAN dla głosu oraz automatycznej konfiguracji szablonów Qo S w sieci LAN,a także mechanizmy oszczędności energii poprzez harmonogram wyłączania portów na switchach LAN w godzinach poza pracą urzędu oraz tryb uśpienia telefonów nabiurkowych IP konfigurowany w systemie zarządzania połączeniami–4 punkty f)Bezpieczeństwo: Przyciski akcji w telefonach IP dają możliwość współpracy z systemem komunikacyjnym w zakresie wywoływania skomplikowanych scenariuszy powiadamiania o incydentach bezpieczeństwa poprzez integracje z aplikacjami zewnętrznymi–4 punkty g)Funkcje wideo dla mieszkańców: System w części chmurowej daje możliwość budowy portalu do komunikacji audio i wideo z mieszkańcami dla scenariuszy niewymagających rejestracji i logowania w systemie przez mieszkańca. Daje możliwość udziału w spotkaniach wirtualnych i webinariach bez konieczności posiadania konta w systemie–4 punkty h)Integracja z platformą Microsoft Teams oraz niższe koszty rozbudowy i utrzymania: Zwiększenie ilości CVI bez ponoszenia kosztów od strony zasobów chmurowych Microsoft Azure, a jedynie poprzez zwiększenie licencjonowania producenta–4 punkty i)Integracja z innymi aplikacjami: Wszystkie integracje API są nieodpłatne i publicznie dostępne oraz udokumentowane na stronach producenta, a także nie wymagają nakładów od strony sprzętowej od strony systemu komunikacyjnego i są wbudowane w system–4 punkty j)Wszystkie wdrażane sprzętowe elementy systemu komunikacyjnego od strony platformy zarządzania (co najmniej bramy głosowe oraz urządzenia wideokonferencyjne) będą fabrycznie nowe, tj. wyprodukowane nie wcześniej niż w 2025 r. W przypadku telefonów IP dopuszcza się zastosowanie urządzeń odnawianych, ale muszą zostać zakupione w autoryzowanym kanale sprzedaży producenta oraz być objęte serwisem lub gwarancją–4 punkty

Wykonawca, który zaoferuje wszystkie funkcjonalności może otrzymać maksymalnie 40 punktów.

1. Zamawiający żąda od Wykonawców składających ofertę wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert w wysokości 10 000,00 złotych (dziesięć tysięcy złotych 00/100).

2. Wykonawca jest zobowiązany wnieść wadium na termin związania ofertą.

3. W przypadku nie wniesienia wadium, lub wniesienia wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywania wadium nieprzerwalnie do upływu terminu związania ofertą lub złożenia wniosku o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona z postępowania o udzielenie zamówienia.

4. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) gwarancjach bankowych;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r., poz. 98).

5. W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 2 - 4 wyżej z jej treści winno wynikać bezwarunkowe, nieodwołalne i na pierwsze pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego (w terminie związania ofertą) zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.

6. Wadium wnoszone w formie gwarancji lub poręczeń, o których mowa w ust. 4 pkt 2 – 4 należy przekazać Zamawiającemu w formie oryginału gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej i należy przekazać Zamawiającemu przed terminem składania ofert.

7. Wadium wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego - Bank PKO BP SA numer 31 1020 5040 0000 6902 0085 9652:

1) o uznaniu przez Zamawiającego, że wadium w pieniądzu wpłacono w wymaganym terminie, decyduje data i godzina wpływu środków na rachunek Zamawiającego;

2) przy wnoszeniu wadium Wykonawca winien podać nazwę przedmiotu zamówienia oraz numer sprawy.

8. Zamawiający zwraca lub zatrzymuje wadium na zasadach określonych w art. 98 ustawy Pzp.

1. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

2. Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy.

3. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty i powinno zawierać w szczególności wskazanie:

- postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,

- wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym. Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza.

§ 6 Wzoru umowy - Zmiany Umowy 1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej Umowy w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie następującym:

1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów - w takim zakresie w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień Umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego;

2) wystąpienia siły wyższej - rozumianej jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W razie wystąpienia siły wyższej Strony niniejszej Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałych na skutek działania siły wyższej;

3) zmiany Przedmiotu umowy na Przedmiot umowy o równych lub wyższych parametrach przy zachowaniu cen wskazanych w Umowie pod warunkiem, że Wykonawca wystąpi z takim wnioskiem do Zamawiającego i wykaże, że wystąpiły okoliczności od niego niezależne, których - działając z należytą starannością - nie mógł przewidzieć, a nowo proponowany Przedmiot umowy spełnia wymagania Zamawiającego;

4) zmiany terminu realizacji Przedmiotu zamówienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego. 2. Dokonanie powyżej wskazanych zmian, wymaga pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej (aneks) oraz pisemnego wniosku jednej ze Stron o zmianę wraz z uzasadnieniem.