Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego wraz z elektronicznym rozliczaniem czasu pracy i portalem pracownika

Wymagania techniczne i organizacyjne sporządzenia, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej opisane zostały w instrukcji dla wykonawcy dostępnej na platformie pod linkiem: https://ropsbranice.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=ipczd&USER_MENU_HOVER=publicFilesList

5. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformie Marketplanet: https://ropsbranice.ezamawiajacy.pl przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM

6. Sposób sporządzenia oraz sposób przekazywania ofert, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych, wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej służące do odbioru dokumentów elektronicznych jak również sposób ich sporządzenia określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. 2020 poz. 2452).

Ofertę i oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp składa się pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnie z art. 63 ust. 1 ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Regionalny Ośrodek Psychiatrii Sądowej w Branicach, siedzibą przy ul. Szpitalnej 19, 48-140 Branice, adres e-mail: sekretariat@ropsbranice.pl, tel. 77/44-42-700;

2) sposób kontaktu z inspektorem ochrony danych osobowych w ROPS w Branicach: ul. Szpitalna 19, 48-140 Branice, adres e-mail: iod@ropsbranice.pl, tel. 77/44-42-700;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 Pzp, ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach postępowania mogą być podmioty, z którymi administrator zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych, przy czym zakres przekazanych danych tym odbiorcom ograniczony jest do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku,

Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (przy czym korzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

- wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO , nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

Informacja o ograniczeniach w realizacji praw określonych w art. 15, 16 i 18 rozporządzenia 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Zamawiający informuje, iż w związku z:1) art. 75 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Wykonawcy obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z Pzp.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu kadrowo-płacowego wraz z elektronicznym rozliczaniem czasu pracy i portalem pracownika.

2. Realizacja przedmiotu umowy obejmuje świadczenie stałego 12 miesięcznego serwisu eksploatacyjnego, w tym: aktualizacji, konfiguracji i modyfikacji oprogramowania, usuwania awarii, tworzenie kopii zapasowych w okresie trwania umowy.

3. Prawo opcji. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu umowy, zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie:

1) dodatkowego 24 miesięcznego okresu gwarancji i wsparcia serwisowego poza okresem 12 miesięcznego wynikający z warunków głównych,

2) dodatkowego 24 miesięcznego okresu nadzoru autorskiego po okresem 12 miesięcznego wynikającego z warunków głównych.

35123200-4 - Urządzenia kontroli czasu pracy

45314300-4 - Instalowanie infrastruktury okablowania

48900000-7 - Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

71356300-1 - Usługi wsparcia technicznego

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu umowy, zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie:

1) dodatkowego 24 miesięcznego okresu gwarancji i wsparcia serwisowego poza okresem 12 miesięcznego wynikający z warunków głównych,

2) dodatkowego 24 miesięcznego okresu nadzoru autorskiego po okresem 12 miesięcznego wynikającego z warunków głównych.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej:

a) Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje co najmniej pięć dostaw, z których każda:

− polegała na wdrożeniu systemu kadrowo - płacowego dla min. 150 użytkowników;

− była o wartości co najmniej 150.000,00 zł brutto (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych brutto).

b) Wykonawca jest zobowiązany dysponować osobami zatrudnionymi na umowę o prace przez Wykonawcę przez cały czas trwania wdrożenia zgodnie z poniższym wykazem:

- Kierownik Projektu (Wykształcenie wyższe magisterskie z zakresu Zarządzania Projektami lub podyplomowe z zakresu Zarzadzania Projektami, Certyfikat PRINCE2 lub równoważny potwierdzający kompetencję zarządzania projektami, posiadający ponad 5 letnie doświadczenie w co najmniej 5 projektach związanych z dostarczanym systemem na stanowisku kierownika projektu,

- Audytor wiodący (Wykształcenie wyższe magisterskie lub, studia podyplomowe z zarządzania bezpieczeństwem informacji, zarządzania jakością lub równoważny z zakresu bezpieczeństwa informacji, zarządzania jakością o statusie kwalifikacji zawodowych zakończony egzaminem (IRCA lub PCA); Certyfikat audytora wiodącego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji wg normy PN-EN ISO/IEC 27001 lub równoważnej oraz certyfikat audytora wiodącego systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001 lub równoważnej, wydany przez jednostkę oceniającą zgodność, akredytowaną zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku, w zakresie certyfikacji osób; z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w zarządzaniu audytem bezpieczeństwa, potwierdzone udziałem w co najmniej 3 audytach bezpieczeństwa jako audytor wiodący; oraz z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w zarządzaniu audytem jakości, potwierdzone udziałem w co najmniej 3 audytach jakości jako audytor wiodący),

- Specjalista ds. administrowania bazą danych: (1 osoba pełniąca role administratora bazy danych, posiadający Certyfikat w zakresie nabycia kompetencji z administrowania bazą Oracle oraz Certyfikat w zakresie nabycia kompetencji z tworzenia zapytań SQL),

- Specjalista ds. Wdrożenia systemu Kadrowo-Płacowego: (Co najmniej 3 osoby, z których każda będzie się legitymowała co najmniej 2-letnim doświadczeniem we wdrożeniach dostarczanego oprogramowania.) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ramach wykazanej ilości osób dysponował na czas realizacji umowy odpowiednio minimalną ilością certyfikowanych przez producenta dostarczanego oprogramowania specjalistów do wdrożenia oprogramowania Kadrowo-Płacowego

1) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 5 do SWZ;

2) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji

1) Wykaz dostaw wykonanych lub wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ic przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie – załącznik nr 6 do SWZ.

2) Wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, – spełniających wymagania określone w rozdziale VIII pkt 2 ppkt 4 lit. b i c SWZ wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 7 do SWZ. Do wykazu należy dołączyć poświadczone za zgodność z oryginałem kopie certyfikatów potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu.

1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ;

2) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ;

3) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XII ust. 3 SWZ (jeżeli dotyczy);

4) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy)

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie