Zakup platformy typu LowCode wraz z wdrożeniem procesu obiegu faktur na potrzeby Centrum Informatycznego UWM w Olsztynie

1. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu platformy zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu (formularz Wyślij wiadomość dostępny na stronie dotyczącej danego postępowania)

3. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określają: Regulamin Internetowej Platformy Zakupowej oraz Instrukcja składania oferty dla Wykonawcy dostępne na stronie Platformy. Regulamin znajduje się na stronie głównej Platformy https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin, natomiast Instrukcja pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

4. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie ze Strony https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu to przeglądarka internetowa Internet Explorer, Chrome i Fire Fox, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości, co najmniej 256 kbit/s. https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pikseli.

5. Limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty wynosi 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej wielkości 150 MB każdy.

6. Szczegółowe informacje dotyczące, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych określają: Regulamin Internetowej Platformy Zakupowej oraz Instrukcja składania oferty dla Wykonawcy dostępne na stronie Platformy, w których określono w szczególności że:

6.1. Szyfrowanie ofert odbywa się automatycznie przez system.

6.2. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania do Zamawiającego podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym, w drugim kroku składania oferty poprzez kliknięcie przycisku „Złóż ofertę” i wyświetleniu komunikatu, że oferta została złożona.

6.3. Oferta lub wniosek powinny być sporządzone w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej, a do danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne stosuje się:.txt; .rft; .pdf; .xps; .odt; .ods; .odp; .doc; .xls; .ppt; .docx; .xlsx; .pptx; .csv, 7-zip.

1. Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.) – dalej: RODO – tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.

2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, ul. M. Oczapowskiego 2, 10- 957 Olsztyn, NIP 739-30-33-097,

3. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4. Odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 Ustawy Pzp, a także art. 6 Ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

5. Dane osobowe Wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6. Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, znajduje się w Załączniku nr 2 do SWZ.

7. Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych Wykonawcy w celu innym niż cel określony w lit. b powyżej. Jeżeli administrator będzie planował przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane (tj. cel określony w lit. b powyżej), przed takim dalszym przetwarzaniem poinformuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udzieli jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 RODO.

8. Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalnoprawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Należą do nich obowiązki informacyjne z:

- art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego,

- art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego.

9. W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem w postępowaniu, Wykonawca składa oświadczenie o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO – treść oświadczenia została zawarta w załączniku nr 2 do SWZ.

10. Zamawiający informuje, że:

- Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych), w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX Ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.

- Udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

- W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

- Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

- W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

- W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zakup platformy typu Low Code wraz z wdrożeniem procesu obiegu faktur na potrzeby Centrum Informatycznego UWM w Olsztynie.

2. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia zawarte jest w dokumencie ,,Formularz opis przedmiotu zamówienia” - Załącznik nr 1 do SWZ.

1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone poniżej kryteria:

Kryterium I : Cena – 80%

Kryterium II: Okres gwarancji– 20 %

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1. nie podlegają wykluczeniu z postępowania w przypadku zaistnienia okoliczności przewidzianych w art. 108 ust. 1 Ustawy Pzp. oraz art. 109 ust. 1 pkt 4-10 Ustawy Pzp. Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia. 1.2. nie podlegają wykluczeniu z postępowania w przypadku zaistnienia okoliczności przewidzianych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. 1.3. spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej, tj. w zakresie warunku wskazanego w art. 112 ust. 2 pkt. 3) ustawy Prawo zamówień publicznych: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje odpowiednimi zasobami finansowymi lub posiada zdolność kredytową na poziomie co najmniej 500.000,00 PLN brutto (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100). 1.4. spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, tj. w zakresie warunku wskazanego w art. 112 ust. 2 pkt. 4) ustawy Prawo zamówień publicznych: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich pięciu lat przed terminem składania ofert (lub w krótszym okresie działalności), wykonawca:

• Zrealizował co najmniej dwa wdrożenia systemów informatycznych, przy czym w zakres tych wdrożeń wchodziło uruchomienie systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

• Zrealizował lub realizuje co najmniej jedno zamówienie obejmujące usługi wsparcia technicznego dla wdrożonego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, przez minimum 12 kolejnych miesięcy. Jeśli usługa wsparcia jest nadal wykonywana, zamawiający wymaga, aby do dnia składania ofert zrealizowany już zakres obejmował w całości wymagany czas trwania i pozostałe warunki udziału. 1.5. wykażą że: posiadają aktualny certyfikat ISO 27001 lub równoważny, który potwierdza, że Wykonawca zapewnia bezpieczeństwo informacji podczas przetwarzania danych w ramach realizacji systemów teleinformatycznych.

2. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca może polegać na potencjale podmiotu trzeciego na zasadach opisanych w art. 118–123 ustawy Pzp. Podmiot trzeci, na potencjał którego Wykonawca powołuje się w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu nie może podlegać wykluczeniu w przypadku zaistnienia okoliczności o których mowa w pkt 1.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych tj.:

a. Wykazu zamówień wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy , sporządzony wg Załącznika nr 6 do SWZ.

b. Informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem składania ofert, w wysokości nie mniejszej niż:

- 500.000,00 zł (pięćset tysięcy złotych)

Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może złożyć wymaganych przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej wymaganych przez zamawiającego, składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

c. Aktualny certyfikat ISO 27001 lub równoważny, który potwierdza, że Wykonawca zapewnia bezpieczeństwo informacji podczas przetwarzania danych w ramach realizacji systemów teleinformatycznych.

d. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

1. Zamawiający żąda, by Wykonawca złożył wraz z ofertą następujące przedmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego w zakresie wymaganych parametrów określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

2. Zamawiający wymaga, aby złożone zostały wraz z ofertą:

a) certyfikat ISO 9001 lub równoważny, obejmujący projektowanie, budowę, integrację, wdrażanie oraz serwisowanie systemów teleinformatycznych Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferowane przedmioty zamówienia spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria.

b) próbka oferowanego systemu - wersja testowa/demontracyjna Zasady złożenia próbki zostały określone w załączniku nr 7 do SWZ. Próbkę należy złożyć zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ.

Wymagania dotyczące wadium 1. Każdy Wykonawca przystępujący do przetargu obowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 10 000,00 zł 2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.

3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu,

2) poręczeniach bankowych,

3) gwarancjach bankowych,

4) gwarancjach ubezpieczeniowych,

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1572).

4. W przypadku, kiedy wadium jest wnoszone w pieniądzu, należy je wpłacić przelewem z opisem: Nr postępowania: 411/2025/ TP/DZP na konto: Bank Millenium 18 1160 2202 0000 0006 3551 3828. Za datę wniesienia wadium w pieniądzu uznaje się datę uznania na rachunku bankowym Zamawiającego.

4. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 3 pkt 2-4, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej najpóźniej do końca terminu składania ofert.

6. Zamawiający dokona zwrotu wadium na zasadach określonych w art. 98 ust. 1-5 Ustawy Pzp.

7. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, zgodnie z art. 98 ust. 6 Ustawy Pzp.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.

2. Oryginał pełnomocnictwa opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia lub kopia potwierdzona notarialnie, opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza, powinny być załączone do oferty i zawierać w szczególności wskazanie: 2.1. postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczą, 2.2. wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby, 2.3. ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.

3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

4. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

4.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący uprawnień, są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

4.2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie wstępne (Załącznik nr 3 do SWZ) składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Oświadczeniu wstępnym należy wskazać te warunki udziału w postępowaniu, które spełnia Wykonawca składający oświadczenie.

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy, określone zostały w Załączniku nr 4 do SWZ.

2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zamian w umowie na zasadach określonych w projekcie umowy.

1. Najpóźniej w dniu zawarcia umowy Wykonawca dostarczy zamawiającemu:

• dokument (polisę) potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100).