Usługi cateringowe podczas 9 edycji Śląskiego Festiwalu Nauki

1) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej o nazwie e Zamawiający (zwanej dalej także:

„platformą” lub „platformą zakupową”) pod adresem: https://us.ezamawiajacy.pl/

2) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na platformę;

3) Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Nazwa Jednostki;

https://us.ezamawiajacy.pl , lub https://oneplace.marketplanet.pl.;

4) Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie; dalej: “Rozporządzenie w sprawie środków komunikacji”), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie e Zamawiający, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2,

d) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.,

e) formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. 773). Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB w txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc.,

f) Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj. plik załączony przez Wykonawcę na platformie zakupowej i zapisany, widoczny jest w systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert,

g) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu,

h) ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym Pad ES,

i) pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym;

j) Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

5) Instrukcja korzystania z platformy e Zamawiający dostępna jest pod adresem: https://us.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?

MP_module=main&MP_action=public Files List&client Name=US&USER_MENU_HOVER=public Files List

6) Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oświadcza, iż zapoznał się z instrukcją korzystania z platformy zakupowej e Zamawiający i będzie stosował się do jej warunków.

Część A 1) Przedmiotem zamówienia jest organizacja kompleksowej usługi cateringowej dla organizatorów wydarzeń, wystawców, wolontariuszy w dniach 5-8.12.2025r., a także przygotowanie warników do samoobsługi.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

3) Termin realizacji zamówienia: 5-8.12.2025r.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny, a więc zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:

- cena brutto - 60 %

- doświadczenie osoby nadzorującej catering - 30 %

- zatrudnienie osoby młodocianej - 10%

Część B:

1) Przedmiotem zamówienia jest organizacja kompleksowej usługi cateringowej dla gości VIP room w dniach 6-8.12.2025r.,

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

3) Termin realizacji zamówienia: 6-8.12.2025r.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny, a więc zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:

- cena brutto - 60 %

- doświadczenie osoby nadzorującej catering - 30 %

- zatrudnienie osoby młodocianej - 10%

Część C 1) Przedmiotem zamówienia jest organizacja kompleksowej usługi cateringowej dla gości sala balowa w dniach 6-7.12.2025r.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

3) Termin realizacji zamówienia: 6-7.12.2025r.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny, a więc zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:

- cena brutto - 60 %

- doświadczenie osoby nadzorującej catering - 30 %

- zatrudnienie osoby młodocianej - 10%

Zgodnie z dyspozycją art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, aktualnych na dzień ich złożenia, w postaci:

Aktualnego zezwolenia na prowadzenie działalności cateringowej lub gastronomicznej, wydanego przez właściwy organ inspekcji sanitarnej

Dokument składany w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdz. V ust. 1 pkt. 1

1) Deklaracja Wykonawcy, iż przedmiot zamówienia realizowany będzie przez podmiot, który uzyskał zgodę Międzynarodowego Centrum Kongresowego na świadczenie usługi cateringowej w budynku Międzynarodowego Centrum Kongresowego lub uzyska taką zgodę przynajmniej na okres świadczenia przedmiotowej usługi na rzecz Zamawiającego, w celu wykazania zgodności oferowanych usług z przedmiotem zamówienia (załącznik 2 do SWZ). Wymagana forma i moment złożenia: Deklaracja składana w formie oświadczenia (Załącznik nr 1 D do SWZ). Oryginał w formie elektronicznej (postać elektroniczna z podpisem kwalifikowanym), w postaci elektronicznej z podpisem zaufanym lub osobistym albo kopia w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym lub przez notariusza podpisem kwalifikowanym. Oświadczenie składane wraz z ofertą.

2) Deklaracja skierowania do nadzoru w miejscu wykonywania usługi poprzez utrzymanie porządku i organizację cateringu osoby posiadającej doświadczenie zawodowe w nadzorze nad realizacją usługi cateringu odpowiadającej przedmiotowi zamówienia (z podaniem przedmiotu usługi, daty wykonania i nazwy odbiorcy), w celu wykazania zgodności oferowanych usług z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, w ramach kryterium: „Doświadczenie osoby nadzorującej catering”, zgodnie z rozdz. XIII SWZ. Za usługę odpowiadająca przedmiotowi zamówienia (wszystkie części) uznaje się usługę cateringową świadczoną jednorazowo (tzn. w ciągu jednego dnia) dla grupy co najmniej 50 osób. W przypadku składania oferty na więcej niż jedną część postępowania Wykonawca może wykazać tę samą usługę do wszystkich części. Wymagana forma i moment złożenia: Deklaracja składana w formie oświadczenia w Formularzu oferty (Załącznik nr 1 A do SWZ) (jeżeli dotyczy).

3) Deklaracja zatrudnienia przy realizacji zamówienia osoby młodocianej w celu przygotowania zawodowego, w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, w ramach kryterium: „Zatrudnienia osoby młodocianej”, zgodnie z rozdz. XIII SWZ. Wymagana forma i moment złożenia: Deklaracja składana w formie oświadczenia w Formularzu oferty (Załącznik nr 1 A do SWZ) (jeżeli dotyczy). Informacja dotycząca usunięcia braków formalnych w przedmiotowych środkach dowodowych: Zgodnie z przepisem art. 107 ust. 2 ustawy Pzp jeżeli Wykonawca nie złoży wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego, o którym mowa w pkt 1 lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, Zamawiający wezwie Wykonawcę do jego złożenia lub uzupełnienia. Zgodnie z przepisem art. 107 ust. 3 ustawy Pzp, jeżeli Wykonawca nie złoży wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego, o którym mowa w pkt 2 lub 3 lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawcy do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego.

1) W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający żąda od wykonawcy: Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Forma dokumentu: Oryginał w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej z podpisem zaufanym lub osobistym albo kopia w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym lub przez notariusza podpisem kwalifikowanym. Dokument składany wraz z ofertą.

2) Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 1, Zamawiający żąda od wykonawcy złożenia pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy. Wymóg powyższy ma zastosowanie odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Forma dokumentu: Oryginał w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej z podpisem zaufanym lub osobistym albo kopia w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, której zgodność z oryginałem poświadcza mocodawca podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym lub notariusz podpisem kwalifikowanym. Dokument składany wraz ofertą.

3) Postanowienia pkt 1) i 2) stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4) Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 273 ust. 2 ustawy Pzp, wykonawca dołączy do oferty: Oświadczenie wstępne, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z treścią załącznika nr 1 B i 1 C do SWZ. Forma dokumentu: Oryginał w formie elektronicznej (postać elektroniczna z podpisem kwalifikowanym), w postaci elektronicznej z podpisem zaufanym lub osobistym. Oświadczenie składane wraz z ofertą. 5 Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą: Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór pisemnego zobowiązania stanowi załącznik 1 E do SWZ.

1) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcja, spółki cywilne) – winni oni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają oświadczenie w ofercie, z którego wynika, którą część zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy (zgodnie z treścią formularza oferty – załącznik 1 A).

3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia, o których mowa w rozdz. VI ust. 1 SWZ składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw do wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Spełnienie wymogu dotyczącego braku podstaw do wykluczenia powinno zostać wykazane przez każdy z tych podmiotów.

4) Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w rozdz. V ust. 1 pkt 1 SWZ zostanie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

1. Zmiany postanowień Umowy mogą nastąpić wyłącznie w okolicznościach, o których mowa w art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Pzp i pod rygorem bezskuteczności wymagają formy pisemnego aneksu skutecznego po podpisaniu przez obie Strony.

2. Zamawiający, działając zgodnie z dyspozycją przepisu art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp może wyrazić zgodę na dokonanie zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy:

1) w przypadku konieczności przesunięcia terminu realizacji Umowy lub innych terminów umownych, jeżeli ich przesunięcie jest wynikiem okoliczności, za które odpowiedzialny jest Zamawiający, w szczególności jeżeli stanowi ono następstwo:

a) zmiany w strukturze lub organizacji Zamawiającego,

b) konieczności dokonania zmiany w obszarze finansowania zamówienia, zmiany umowy o dofinansowanie itp., w zakresie, w jakim ww. okoliczności mają lub będą mogły mieć wpływ na dotrzymanie terminów umownych z zastrzeżeniem, iż Przedmiot Umowy winien być zrealizowany w terminie umożliwiającym rozliczenie Projektu;

2) w przypadku przesunięcia terminu realizacji Umowy lub innych terminów umownych, która jest wynikiem wystąpienia siły wyższej, o której mowa w § 10;

3) konieczności przesunięcia terminów umownych, jeśli owa konieczność powstała na skutek okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;

4) zmiany terminu realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego lub okoliczności od niego niezależnych,

5) zmiany miejsca realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego lub okoliczności od niego niezależnych,

6) zmiany lub rezygnacji z podwykonawców, na zasoby których Wykonawca powołał się w celu spełniania warunków udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, zmiana zakresu zamówienia powierzonego ww. podwykonawcom;

7) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub umowy o dofinansowanie Projektu w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;

8) zmiany cen w sytuacji, kiedy zmiana ta będzie korzystna dla Zamawiającego tzn. na cenę niższą (upusty, rabaty przy zachowaniu dotychczasowego zakresu świadczenia) - na pisemny wniosek jednej ze Stron,

9) zmiany osoby skierowanej do nadzoru nad realizacją Przedmiotu Umowy, z zastrzeżeniem posiadania przez tę osobę co najmniej takiego samego doświadczenia jak wskazano w ofercie Wykonawcy, pod rygorem nałożenia kary umownej, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 5 (z zastrzeżeniem, iż zmiana ta nie może prowadzić do zmiany Wykonawcy).

3. W razie wątpliwości, przyjmuje się, że nie wymagają aneksowania Umowy następujące zmiany:

1) zmiany danych do kontaktu, zmiany danych teleadresowych, zmiany danych związanych z obsługą administracyjno – organizacyjną Umowy,

2) zmiany danych rejestrowych,

3) zmiany podwykonawców, na zasoby których Wykonawca nie powoływał się w celu spełniania warunków udziału w postępowaniu.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, Strona inicjująca zmiany, przedstawia ich treść drugiej Stronie w formie pisemnej notyfikacji.

1) Ofertę przekazuje się w postępowaniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 68 ustawy Pzp, za pośrednictwem platformazakupowa.pl.

2) Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/us do upływu terminu składania ofert.