Dostawa paliw do samochodów służbowych Starostwa Powiatowego w Świdniku w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych na terenie województwa lubelskiego oraz na terenie całego kraju

1. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się za pośrednictwem „platformazakupowa.pl” i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

2. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem „platformazakupowa.pl” poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

3. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem „platformazakupowa.pl”. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem „platformazakupowa.pl” do konkretnego wykonawcy.

4. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na „platformazakupowa.pl” przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

5. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na „platformazakupowa.pl”, tj.:

a. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, b. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, c. zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer, d. włączona obsługa Java Script, e. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf, f. Szyfrowanie na „platformazakupowa.pl” odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

g. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

6. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

- akceptuje warunki korzystania z „platformazakupowa.pl” określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

- zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.

7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z „platformazakupowa.pl”, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

8. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z „platformazakupowa.pl” dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu „platformazakupowa.pl” znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

9. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

10. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: 1/.zip, 2/.7 Z

a. Administratorem państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie jest Powiat Świdnicki w Świdniku reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Świdniku, Mogą się Państwo z nami kontaktować w następujący sposób:

- listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Świdniku ul. Niepodległości 13, 21-040

- poprzez e mail: poczta@powiatswidnik.pl

- telefonicznie: 81 468-71-01, b. Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

Jest to osoba, z którą mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Z inspektorem ochrony danych mogą się Państwo kontaktować w następujący sposób:

- listownie na adres: Powiat Świdnicki w Świdniku ul. Niepodległości 13, 21-040 Świdnik

- poprzez e-mail: iod@powiatswidnik.pl c. Cel przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawne

Państwa dane będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawa prawną ich przetwarzania jest Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz następujące przepisy prawa:

- ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) oraz akty wykonawcze to tejże ustawy,

- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. 2020 r. poz. 164 ze zm.).

d. Okres przechowywania danych

Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przetwarzane będą przez okres 4 lata: od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

e. Komu przekazujemy Państwa dane?

- Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

- Ograniczenie dostępu do Państwa danych o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych

- Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o za mówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Powiat zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.

f. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza EOG z zastrzeżeniem, o którym mowa w punkcie e ppkt 2).

g. Przysługujące Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przysługują Państwu następujące uprawnienia:

- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

- prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;

- prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego praw,

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aby skorzystać z powyższych praw, należy się skontaktować z nami lub z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe zawarte są w punktach a i b

h. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych w związku udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe, ale może być warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału. Wynika to stąd, że w zależności od przedmiotu zamówienia, zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych

4.1 Przedmiotem zamówienia jest: Dostawa paliw do samochodów służbowych Starostwa Powiatowego w Świdniku w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych na terenie województwa lubelskiego oraz na terenie całego kraju.

4.2 Bezgotówkowa, cykliczna sprzedaż paliw płynnych do służbowych pojazdów samochodowych należących do Starostwa Powiatowego w Świdniku z użyciem elektronicznych kart paliwowych w poniższych łącznych ilościach: - olej napędowy (ON) - 60 000 litrów - benzyna bezołowiowa (Pb95) - 23 500 litrów 4.3 Dostawa odbywać się będzie w formie zakupu na stacjach dystrybucji paliw działających pod marką Wykonawcy przy użyciu kart flotowych zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego (na terenie województwa lubelskiego oraz stacje na terenie całego kraju).

4.4 Zamawiający obliguje się do zakupu paliw płynnych na minimalnym poziomie 50% ilości podanych w opisie przedmiotu zamówienia, a Wykonawca nie będzie względem Zamawiającego wnosił roszczeń z tytułu zakupu mniejszej ilości paliwa niż podanych w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia.

4.5 Preferowana odległość najbliższej stacji paliw od siedziby Zamawiającego (Świdnik ul. Niepodległości 13) – do 5 km.

4.6 W przypadku niewykorzystania ilości paliwa/wartości umowy w okresie trwania umowy – umowa na dostawę paliwa może zostać automatycznie wydłużona do czasu wykorzystania ww. ilości/wartości, jednak nie dłużej niż 6 miesięcy.

4.7 Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, na potwierdzenie spełnienia warunków zamówienia przedłoży aktualną koncesję na obrót paliwami (w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu zamówienia) wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki

Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy złożyć wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ. Wypełniony załącznik nr 2 do SWZ stanowiący oświadczenie wstępne, zobowiązany jest złożyć:

a) każdy ze wspólników konsorcjum (w przypadku składania oferty wspólnej) – w zakresie w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postepowaniu,

b) Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)

2. Postanowienia umowy będą mogły zostać zmienione w stosunku do treści oferty, w zakresie terminu realizacji, zakresu zamówienia, wynagrodzenia jeżeli wystąpią okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy i będą one dotyczyć następujących przypadków:

1) z powodu zmiany ustawowej stawki VAT,

2) z powodu zmiany przepisów prawnych istotnych dla realizacji przedmiotu umowy i mających wpływ na zakres wykonania przedmiotu zamówienia,

3) z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonywanie dostaw, które to działania nie są konsekwencja winy którejkolwiek ze stron Ponadto wprowadzone zostaną obowiązkowe klauzule waloryzacyjne