Administrowanie i zarządzanie zasobami komunalnymi będącymi własnością Gminy Miasto Wąbrzeźno.

Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia będą udostępniane na stronie internetowej:

https://platformazakupowa.pl/pn/wabrzezno/proceedings .

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest Gmina Miasto Wąbrzeźno, w sprawach, reprezentowana przez Burmistrza Wąbrzeźna, z siedzibą w Wąbrzeźnie przy ul. Wolności 18, 87 – 200 Wąbrzeźno, e-mail: sekretariat@wabrzezno.com

1. Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Wąbrzeźno, e-mail: iod@wabrzezno.com Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/ Panu praw związanych z przetwarzaniem danych.

2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Administrowanie i zarządzanie zasobami komunalnymi będącymi własnością Gminy Miasto Wąbrzeźno, znak sprawy ZP. 271.14.2025, prowadzonym w trybie podstawowym bez możliwości negocjacji na podstawie art. 275 pkt 1 Pzp (podst. art. 6 ust. 1 lit c RODO) oraz zawarcia i realizacji umowy w przypadku wyboru oferty najkorzystniejszej (na podstawie art. 6 ust. 1 lit b RODO).

3. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą lub mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej ustawa Pzp, ponadto organom, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (w tym organy ścigania i kontroli), osobom i podmiotom pisemnie upoważnionym przez Administratora oraz podmiotom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług i serwisu (np. kancelaria prawna, podmiot obsługujący korespondencję, hostingodawca poczty i stron internetowych).

4. Pani/ Pana dane osobowe przechowywane przez okres:

a) pięciu lat kalendarzowych począwszy od dnia pierwszego stycznia roku następnego od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (dotyczy dokumentacji zamówienia publicznego);

b) dziesięciu lat kalendarzowych począwszy od dnia pierwszego stycznia roku następnego, liczonego od daty zakończenia trwania umowy (dotyczy umowy o udzielenie zamówienia publicznego)

- zgodnie z rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

5. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencją niepodania danych będzie uniemożliwienie udziału w postępowaniu.

6. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.

7. Posiada Pani/Pan:

a) prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

b) prawo do żądania sprostowania Pani/Pana danych osobowych – gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,

c) prawo żądania od administratora usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku, gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,

• osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,

• dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,

• dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:

• osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,

• przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,

• Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,

• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu,

• prawo do przenoszenia danych – w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

- przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,

- przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

d) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

• zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,

• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych;

e) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,

f) prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie (w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody). Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

Do obowiązków Wykonawcy należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysonuje już tymi danymi informacyjnymi (vide: art. 13 ust. 4 RODO). Ponadto wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane bezpośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie i administrowanie zasobami komunalnymi będącymi własnością Gminy Miasto Wąbrzeźno, których szczegółowy wykaz znajduje się w załączniku Nr 1 i 2 do wzoru umowy, tj. do Załącznika nr 4 do Specyfikacji Warunków Zamówienia. Wykonawca w ramach świadczenia usług zarządzania i administrowania zobowiązany będzie między innymi do:

1) bieżącej obsługi najemców;

2) prowadzenia rejestru wydanych umów w zakresie lokali wymienionych w załączniku Nr 1 i 2 do wzoru umowy;

3) przygotowywania dokumentów dotyczących wymiaru czynszu;

4) przygotowywania dokumentów związanych z pomiarem powierzchni lokali, podnajmem lokali;

5) prowadzenia spraw związanych z wystawianiem faktur i rachunków, windykacją czynszu;

6) dokonywania przeglądów technicznych;

7) utrzymania odpowiedniego stanu technicznego nieruchomości;

8) utrzymania czystości na nieruchomości i terenach przyległych;

9) przekazywania organom gminy danych dotyczących czynszów najmu lokali mieszkalnych, w powiązaniu z lokalizacją, wiekiem budynku i jego stanem technicznym oraz powierzchnią użytkową lokalu i jego standardem, wynikające z umów najmu, położonych w zarządzanych budynkach;

10) zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku Nr 3 do wzoru umowy. W ramach świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie współpracować z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej oraz Wydziałem Ekonomiczno - Finansowym Urzędu Miasta Wąbrzeźno Ponadto przedmiot zamówienia został opisany w Załączniku nr 4 – projektowane postanowienia umowy.

1. Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

1) Cena - waga 60 pkt

Kryterium „cena” (C) będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez wykonawcę w Formularzu oferty. Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru

C = (Cn/Co) x 60% x 100 gdzie:

C - ilość punktów przyznanych wykonawcy w kryterium cena

Cn - najniższa zaoferowana cena spośród ofert nie podlegających odrzuceniu

Co – cena zaoferowana w ofercie badanej

Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać wykonawca w kryterium „cena” wynosi 60 pkt

2) Gotowość brygady remontowej (BR) – waga 40 pkt. Obligatoryjna minimalna gotowość brygady remontowej wynosi 8 godzin na dobę we wszystkie dni tygodnia i do takiej gotowości zobowiązany jest każdy Wykonawca. Wykonawca, który zaoferuje dłuższą gotowość brygady remontowej otrzyma dodatkowe punkty, zgodnie z poniższym:

a) 12 godzin/dobę we wszystkie dni tygodnia– 20 pkt,

b) 24 godziny/dobę we wszystkie dni tygodnia – 40 pkt. Gotowość brygady remontowej powinna zostać podana w godzinach, przy czym Wykonawca nie może zaproponować godzin innych niż wskazane wyżej. Jeżeli Wykonawca nie zaproponuje dłuższej gotowości brygady remontowej niż 8 godzin na dobę we wszystkie dni tygodnia, wówczas zamawiający nie przyzna takiej ofercie żadnych punktów w ramach tego kryterium. W przypadku, gdy Wykonawca zaproponuje okres krótszy niż 8 godzin/dobę we wszystkie dni tygodnia, Zamawiający dokona odrzucenia takiej oferty.

Pod pojęciem gotowość brygady remontowej rozumie się dyspozycyjność minimum 3 osobowej brygady remontowej do podjęcia prac remontowych, napraw, usuwania awarii, bieżącej konserwacji.

Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać wykonawca w kryterium „Gotowość brygady remontowej” wynosi 40 pkt. Za ofertę najkorzystniejszą zamówienia zostanie uznana ta oferta, która spełnia wszystkie wymagania niniejszej specyfikacji oraz otrzyma największą ilość punktów po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych wyżej kryteriach, zgodnie z poniższym wzorem:

P = C + BR gdzie:

P – całkowita liczba punktów przyznana ofercie,

C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Cena”

BR - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Gotowość brygady remontowej”

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale 12 SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej:

a) O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który wykaże się wykonaniem, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywaniem w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie minimum 1 usługi polegającej na zarządzaniu i administrowaniu lokalami mieszkalnymi o łącznej powierzchni tych lokali nie mniejszej niż 7.500 m2 o wartości usługi nie mniejszej niż 100.000,00 zł brutto,

b) O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który na etapie realizacji zamówienia będzie dysponował co najmniej: zintegrowany system informatyczny, który będzie się składać lub między innymi składać z następujących modułów programowych:

• czynsze-możliwość rozliczenia najemców różnych form własności lokalu (zasoby własne, wspólnoty mieszkaniowe, zasoby komunalne),

• naliczanie odsetek,

• ewidencja i analityka dodatków mieszkaniowych,

• system windykacji,

• ewidencja spraw sądowych,

• system wystawiania faktur VAT,

• automatyczny podział dokonanych wpłat na czynsz i media,

• rozliczanie opłat za CW, ZW i inne media,

• automatyczne przesłanie danych do pozostałych systemów,

• finansowo-księgowy,

• elektroniczny obrót - umożliwiający automatyczny obrót elektronicznej wersji wyciągów bankowych do systemu księgowego FK,

• zgłoszenia i administracja,

• faktury,

• wspólnoty mieszkaniowe,

• portal internetowy (aplikacja internetowa dla lokatorów) umożliwiająca Najemcom dostęp do kartoteki finansowej swojego lokalu mieszkalnego bądź też garażu,

• strona internetowa.

c) O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który na etapie realizacji zamówienia będzie dysponował co najmniej: minimum 3 osobami, które będą uczestniczyły przy wykonywaniu prac remontowych, z których każda będzie posiadała minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe przy pracach remontowych i bieżących naprawach z branży ogólnobudowlanej.

Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z udziału w postępowaniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp – Załącznik nr 2 do SWZ. Oświadczenie, o którym mowa powyżej stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych:

- oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego – Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, powyższy podmiotowy środek dowodowy składa każdy z wykonawców odrębnie.

Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z udziału w postępowaniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp – Załącznik nr 2 do SWZ. Oświadczenie, o którym mowa powyżej stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych:

a) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; - Załącznik nr 5 do SWZ.

b) Wykaz narzędzi, wyposażenia zakładu lub urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami - Załącznik nr 8 do SWZ.

c) Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami Załącznik nr 9 do SWZ.

Jeżeli dotyczy:

- Załącznik nr 6 do SWZ - OŚWIADCZENIE WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZAMÓWIENIE, składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dotyczące robót budowlanych, które wykonują poszczególni wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie;

- Załącznik nr 7 do SWZ - Zobowiązanie podmiotu do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia;

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (np. w formie konsorcjum, spółki cywilnej). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie – Załącznik nr 6, z którego wynika, które dostawy i/lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; pełnomocnictwo musi zostać złożone wraz z ofertą.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, wykonawcy ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający go żąda.

4. Przed zawarciem umowy w sprawie udzielenia zamówienia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą zobowiązani przedstawić zamawiającemu kopię umowy regulującą współpracę tych wykonawców.

5. Składając ofertę wspólnie (art. 58 Pzp) przez dwóch lub więcej wykonawców należy wpisać ich dane z zaznaczeniem słowa np. „konsorcjum”, tak aby z treści tego zapisu jednoznacznie wynikało, kto składa ofertę.