Obsługa prawna w Departamencie Edukacji Urzędu Miejskiego w Elblągu i jednostek podległych Departamentowi Edukacji

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a

Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Platformy zakupowej (dalej jako Platforma) https://platformazakupowa.pl/transakcja/1208128.

Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza składania oferty dostępnego dla niniejszego postępowania na stronie prowadzonego postępowania.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż składane wraz z ofertą), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy i formularza „Wyślij wiadomość” znajdującego się na stronie prowadzonego postępowania.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) szyfrowanie na Platformie odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

7) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, sporządza się pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Forma elektroniczna to postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

Administratorem Państwa danych osobowych jest Gmina Miasto Elbląg z siedzibą przy ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg, reprezentowana przez: Prezydenta Miasta Elbląg.

Kontakt: e-mail - umelblag@umelblag.pl, e-Doręczenia - AE: PL-34593-82312-RISEC-17.

1) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt: tel. 55 239 33 28, e-mail: iod@umelblag.pl

2) Dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego DZP. 271.132.2025. AD Obsługa prawna w Departamencie Edukacji Urzędu Miejskiego w Elblągu i jednostek podległych Departamentowi Edukacji, prowadzonym w trybie podstawowym, na podstawie ustawy Pzp.

3) Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być instytucje upoważnione na mocy przepisów prawa w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, między innymi Krajowa Izba Odwoławcza w ramach prowadzenia postępowania odwoławczego, podmiotom z którymi Administrator zawarł umowy na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu.

4) Dokumentacja zawierająca Państwa dane osobowe przechowywana będzie przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt. 2 celów, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

5) Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, wynika z realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, tj. ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Podanie danych kontaktowych (nr telefonu) jest dobrowolne, umożliwi kontakt w ramach załatwiania sprawy.

6) Posiadają Państwo prawo do:

- dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania*

- złożenia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na niezgodne z prawem przetwarzanie Państwa danych osobowych.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

Żądanie ograniczenia przetwarzania, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

Zamawiający dodatkowo informuje, że:

1) Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał.

Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4).

2) Wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

W związku z powyższym Zamawiający oczekuje, że Wykonawca złoży oświadczenie o treści:

„Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskaliśmy w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.”

(Wykonawca nie musi składać ww. oświadczenia w przypadku gdy nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO).

1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa prawna w Departamencie Edukacji Urzędu Miejskiego w Elblągu i jednostek podległych Departamentowi Edukacji.

2. Zakres zamówienia obsługi prawnej obejmuje świadczenie pomocy prawnej i doradztwa prawnego pracownikom zatrudnionym w Departamencie Edukacji oraz kierownikom jednostek, które podlegają Departamentowi Edukacji. Zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Elbląga nr 500/2025 z dnia 22 października 2025 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Elblągu ze zmianami, Departament Edukacji nadzoruje 1 placówkę elbląskiego centrum usług wspólnych, 4 żłobki miejskie, 21 przedszkoli, 15 szkół podstawowych, 12 szkół ponadpodstawowych oraz 8 placówek oświatowych.

Warunkiem udziału w postępowaniu jest dysponowanie osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj. co najmniej 2 osobami, z których: A) co najmniej jedna (zwana dalej „osoba 1”) posiada uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 06 lipca 1982 roku o radcach prawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 499) lub zawodu adwokata zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1564 z późn. zm.) lub osobą, która jest prawnikiem zagranicznym wykonującym stałą praktykę na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 823) (wykazane osoby muszą być wpisane na listę uprawnionych do wykonywania zawodu radcy prawnego/adwokata prowadzoną przez właściwy organ danej korporacji zawodowej, tj. Radę Okręgowej Izby Radców Prawnych/Okręgową Radę Adwokacką), B) co najmniej jedna (zwana dalej „osoba 2”) posiada:

a) uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 06 lipca 1982 roku o radcach prawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 499) lub zawodu adwokata zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1564 z późn. zm.) lub osobą, która jest prawnikiem zagranicznym wykonującym stałą praktykę na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 823) (wykazane osoby muszą być wpisane na listę uprawnionych do wykonywania zawodu radcy prawnego/adwokata prowadzoną przez właściwy organ danej korporacji zawodowej, tj. Radę Okręgowej Izby Radców Prawnych/Okręgową Radę Adwokacką),

b) minimum 5 lat doświadczenia zawodowego jako radca prawny lub adwokat, w tym minimum 6 miesięcy doświadczenia w obsłudze prawnej departamentu/wydziału/komórki edukacji miasta na prawach powiatu wykonanej bądź wykonywanej w okresie ostatnich 2 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w zakresie, który obejmował lub obejmuje minimum:

- opiniowanie pod względem formalnym, prawnym i redakcyjnym w szczególności projektów uchwał, zarządzeń, decyzji, postanowień, porozumień, pełnomocnictw, upoważnień, pism, regulaminów i innych aktów prawnych,

- pisemne sporządzanie opinii prawnych zawierających analizę stanu prawnego oraz konkluzję zawierającą prawidłowe zdaniem opiniującego rozwiązanie,

- przeprowadzenie szkoleń dotyczących nowelizacji i stosowania prawa,

- opiniowanie projektów umów,

- udzielanie porad i konsultacji,

- informowanie/referowanie o zmianach w obowiązujących przepisach prawnych z zakresu działania oświaty i żłobków,

- udział w naradach, pracach komisji i zespołów zadaniowych,

- reprezentowanie Wykonawcy w postępowaniach sądowych w zakresie realizacji zadań. Przez jedną usługę polegającą na obsłudze prawnej departamentu/wydziału/komórki edukacji miasta na prawach powiatu przez okres co najmniej 6 miesięcy należy rozumieć wykonanie lub wykonywanie obsługi prawnej departamentu/wydziału/komórki edukacji miasta na prawach powiatu w sposób nieprzerwany (ciągły) przez okres 6 miesięcy na rzecz tego samego podmiotu w ramach jednej lub większej ilości umów. Przez obsługę prawną departamentu/wydziału/komórki edukacji miasta na prawach powiatu należy rozumieć obsługę prawną departamentu/wydziału/komórki edukacji Urzędu miasta gminy o statusie miasta, wykonującą zadania powiatu. Doświadczenie zawodowe należy podać od daty wpisu na listę uprawnionych do wykonywania zawodu radcy prawnego/adwokata prowadzoną przez właściwy organ danej korporacji zawodowej. Przez doświadczenie rozumie się lata czynne zawodowo w wykonywaniu odpowiednio zawodu radcy prawnego lub adwokata. Jeżeli wskazana osoba wykonywała usługę w tym samym czasie na rzecz różnych podmiotów to doświadczenie w takim przypadku nie będzie się sumowało (nie będzie się sumowało doświadczenia nabytego u różnych podmiotów w tym samym czasie). W odniesieniu do przedmiotowego warunku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W odniesieniu do przedmiotowego warunku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

oświadczenia i dokumenty składane przez Wykonawców wraz z ofertą:

1) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów – w przypadku Wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów.

2) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

Zamawiający przewiduje zmiany postanowień umowy. Zakres przewidywanych zmian i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian: 1) zmiany wynagrodzenia: a) w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego:

- zmianie ulegnie kwota wynagrodzenia brutto określona w § 9 ust. 2 umowy,

- zmiana wynagrodzenia nastąpi wyłącznie w stosunku do niezrealizowanej w dniu zmiany stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego części zamówienia,

- do określonego w ofercie wynagrodzenia w odniesieniu do niezrealizowanej części zamówienia zostanie zastosowana obowiązująca na dzień dokonania zmiany stawka podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

- zmiana wynagrodzenia nastąpi o kwotę wynikającą z różnicy między dotychczasową, a nową stawką podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, (...) Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków w formularzu, pozostała część znajduje się w SWZ.