Organizacja zakwaterowania oraz wyżywienia podczas trzydniowej konferencji szkoleniowej realizowanej w ramach projektu pn. "Chronimy Was Razem" w ramach Programu Interreg Czechy – Polska

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. przy użyciu Platformy zakupowej (e Zamawiający), która jest dostępna pod adresem: https://powiatkarkonoski.ezamawiajacy.pl.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i zamawiającego za pośrednictwem Platformy zakupowej, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: bzp@powiatkarkonoski.eu (Uwaga: za pośrednictwem poczty elektronicznej nie można składać ofert w postępowaniu. Oferty składa się wyłącznie za pośrednictwem Platformy zakupowej).

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto na Platformie zakupowej (e Zamawiający).

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma Powiatu Karkonoskiego – Starostwa Powiatowego w Jeleniej Górze, tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze w godzinach: 9.00-17.00), e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

Opis dotyczący wymagań technicznych i organizacyjnych w zakresie sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej w postępowaniu zostały opisane w Dziale XVIII Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Informacje dotyczące wymogu użycia podpisu elektronicznego zostały opisane w Działach: XXI i XXII Specyfikacji Warunków Zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zabezpieczenia logistycznego (zakwaterowanie wraz z wyżywieniem oraz udostępnienie sali konferencyjnej) podczas trzydniowej konferencji szkoleniowej realizowanej w ramach projektu pn. „Chronimy Was Razem” (CZ. 11.01.01/00/24_012/0000174) w ramach Programu Interreg Czechy – Polska, priorytet 1: Zintegrowany system ratownictwa i środowisko, cel 1.1 – Większa gotowość i transgraniczna zdolność do radzenia sobie z zagrożeniami i katastrofami na pograniczu czesko-polskim związanymi ze zmianami klimatu.

2. Konferencja, o której mowa w ust. 1, będzie połączona ze szkoleniem dyspozytorów Centrów Zarzadzania Kryzysowego (CZK) oraz dyżurnych służb ratowniczych z Polski oraz Republiki Czeskiej: Zmiany klimatu i ich wpływ na bezpieczeństwo mieszkańców obszarów górskich.

3. W ramach zamówienia przewiduje się organizację konferencji dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4) w terminie: 15-17 grudnia 2025 r.

4. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji, zgodnie z art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, w odniesieniu do liczby osób uczestniczących w konfederacji, wskazanej w ust. 3, poprzez zmniejszenie lub zwiększenie tej liczby maksymalnie o 20%. Potwierdzeniem skorzystania z prawa opcji jest złożenie do Wykonawcy przez Zamawiającego powiadomienia dotyczącego zmniejszenia albo zwiększenia maksymalnie o 20% liczby osób, które będą uczestniczyć w konferencji szkoleniowej, których dotyczy zakwaterowanie i wyżywienie (tj. maksymalnie o 16 osób). W takiej sytuacji wynagrodzenie podstawowe Wykonawcy, wskazane w Formularzu ofertowym oraz umowie (jeśli umowa zostanie zawarta w terminie wcześniejszym, niż przekazanie Wykonawcy powiadomienia o ostatecznej liczbie uczestników) w zakresie kosztów dotyczących zakwaterowania i wyżywienia 80 osób, zostanie odpowiednio zmienione, tzn. podwyższone lub obniżone o wartość prawa opcji, czyli o wartość stanowiącą iloczyn sumy zaoferowanych cen brutto (za zakwaterowanie i wyżywienie jednej osoby) i liczby osób ostatecznie podanej przez Zamawiającego. Zastosowanie prawa opcji po zawarciu umowy skutkować będzie podpisaniem przez strony aneksu do umowy, w którym określona zostanie liczba uczestników szkolenia i wartość umowy z tego wynikająca. Jeśli natomiast prawo opcji zostanie zgłoszone przez Zamawiającego przed zawarciem umowy, wówczas Zamawiający i Wykonawca zawrą umowę o treści uwzględniającej zgłoszoną przez Zamawiającego ostateczną liczbę uczestników konferencji oraz wartość umowy z tego wynikającą. Zamawiający może uruchomić prawo opcji po wcześniejszym powiadomieniu o tym Wykonawcy, które zostanie przesłane w formie pisemnej lub elektronicznej (pocztą e-mail). Powiadomienie to musi nastąpić nie później niż do dnia 08.12.2025 r. (włącznie). Po upływie ww. terminu Zamawiający nie może skorzystać skutecznie z prawa opcji, chyba że Wykonawca wyrazi zgodę na zastosowanie tej opcji.

5. Przedmiotowe zamówienie stanowi Część I zadania prowadzonego przez Powiat Karkonoski – Starostwo Powiatowe w Jeleniej Górze (Wydział Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych) w ramach ww. programu transgranicznego (Część II zamówienia przewidziana jest do realizacji w II kwartale 2027 r.).

6. Przedmiot zamówienia obejmuje:

1) usługę zakwaterowania (wraz ze śniadaniem) dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4) w pokojach dwuosobowych i/lub trzyosobowych z łazienką oraz pojedynczymi łóżkami;

2) udostępnienie sali konferencyjnej w celu przeprowadzenia szkolenia (na co najmniej 100 osób), wyposażonej w urządzenia multimedialne: projektor, ekran;

3) zapewnienie:

a) w dniach 15-17.12.2025 r. przerwy kawowej (4-godzinnej) dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4);

b) w dniach 15-17.12.2025 r. wyżywienie w formie obiadu o godz. 12.30 dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4);

c) w dniach 15-16.12.2025 r. wyżywienie w formie kolacji integracyjnej od godz. 19.00 dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4).

7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 5 do Specyfikacji Warunków Zamówienia, w którym określono szczegółowe wymagania dotyczące obiektu hotelowego, zakwaterowania, wyżywienia oraz wyposażenia sali konferencyjnej i dostępności parkingu.

Najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

1) Kryterium I – CENA – 60 pkt;

2) Kryterium II – ODLEGŁOŚĆ OD MIEJSCA SZKOLENIA WYJAZDOWEGO – 40 pkt. Sposób oceny ofert został szczegółowo opisany w Dziale XXVI Specyfikacji Warunków Zamówienia.

O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie;

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: W celu potwierdzenia spełnienia powyższego warunku Wykonawca musi posiadać wpis w ewidencji obiektów hotelarskich, prowadzonej przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce położenia obiektu hotelarskiego, potwierdzający zaszeregowanie obiektu hotelarskiego do rodzaju hotel w kategorii co najmniej 3-gwiazdkowej – zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2017 r. poz. 2166);

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie;

4) zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, określony w pkt 2, zostanie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Wykonawca wezwany zostanie do złożenia odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w ust. 1, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

3. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 2, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Dokument taki powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczących uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zostanie wezwany do złożenia dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca posiada wpis do rejestru działalności regulowanej, w szczególności obowiązującej decyzji w sprawie zaszeregowania obiektu hotelarskiego do określonego rodzaju i nadania kategorii, wydanej przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce położenia obiektu hotelarskiego, na podstawie której obiekt wpisywany jest do ewidencji obiektów hotelarskich prowadzonych przez marszałka województwa.

Wymagania Zamawiającego w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, zostały wskazane w ust. 1 pkt 2 lit. b Działu X Specyfikacji Warunków Zamówienia.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, co najmniej jeden z tych Wykonawców musi posiadać uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i realizować usługi hotelarskie, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

1) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców:

a) dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego;

b) w odniesieniu do warunku udziału w postępowaniu dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej – oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które usługi hotelarskie wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór stanowi Załącznik Nr 3 do Specyfikacji Warunków Zamówienia);

2) W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania – odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej RP lub innego właściwego rejestru;

3) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy albo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – jeżeli umocowanie do reprezentowania przez osobę działającą w imieniu Wykonawcy albo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 2.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. Do oferty wspólnej winno być dołączone pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3. Korespondencja w postępowaniu będzie prowadzona wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik.

4. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

5. Warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, określony w ust. 1 pkt 2 lit. b Działu X Specyfikacji Warunków Zamówienia, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, w którym należy wskazać, które usługi hotelarskie wykonają poszczególni Wykonawcy. Druk oświadczenia stanowi Załącznik Nr 3 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

6. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie odrębnie składa oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (Załącznik Nr 2 do Specyfikacji Warunków Zamówienia). Oświadczenia te należy złożyć wraz z ofertą.

7. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

8. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wnoszących ją wspólnie, Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

9. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

10. Zgodnie z art. 60 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez poszczególnych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kluczowych zadań dotyczących przedmiotowego zamówienia – z zastrzeżeniem, że realizacja czynności, które wymagają posiadania wpisu do ewidencji obiektów hotelarskich, takich jak hotel, wykona ten Wykonawca, który posiada wpis obiektu hotelarskiego do ww. ewidencji, wskazujący na zaszeregowanie obiektu hotelarskiego do rodzaju hotel w kategorii co najmniej 3-gwiazdkowej.